Salle de réunion : comment bien l’aménager ?

Endroit stratégique, une salle de réunion joue un rôle important dans le bon développement d’une entreprise. En cas de problème ou de présentation de nouveaux produits, les collaborateurs priorisent ce lieu de vie pour apporter de nouvelles idées et accroitre leur créativité. L’environnement étant un élément important, une salle de réunion devient un véritable atout pour la société si elle est aménagée en fonction de l’évènement à organiser.

Aménagement d’une salle de réunion basique

L’aménagement d’une salle de réunion basique consiste à doter la pièce des éléments nécessaires à la tenue de différents types de réunion. Il s’agit de décorer l’endroit en y ajoutant un mobilier, une sonorisation et un éclairage adapté au confort des participants.

Les mobiliers

Le mobilier d’une salle de réunion comprend généralement de tables, des chaises et autres meubles participant à la décoration du lieu. Le nombre de participants étant variable en fonction du type de réunion à organiser, l’agencement de mobiliers doit permettre l’accueil de collaborateurs d’effectif varié. L’idéal serait d’installer une table modulable, un modèle ovale ou carré et extensible à souhait. En cas d’une réunion avec un manager, une petite équipe peut replier le bureau. Pour la présentation d’un nouveau produit ou une rencontre avec des clients potentiels, il suffit d’élargir le mobilier.

Les chaises à roulettes conviennent parfaitement à une salle de réunion, car ce type de mobilier offre l’avantage d’être facile à déplacer. Pensez à laisser un espace d’environ 45 cm entre les assises pour éviter d’entasser les participants. Afin de préparer l’arrivée d’autres collaborateurs, vous pouvez mettre des chaises empilables et pliables, en compléments de ces mobiliers. Les meubles de design moderne et de couleur variée améliorent l’esthétique de la salle.

La décoration

La décoration d’une salle de réunion influe sur la créativité et le confort de collaborateurs. Pour l’aménagement de ce lieu stratégique, vous avez le choix entre une déco formelle et un cadre informel. Si vous préférez la première option, vous pouvez habiller vos murs du logo de l’entreprise et opter pour un fond correspondant à votre marque.

Pour une salle de réunion informelle, osez le papier peint, les posters et les citations en accord avec votre valeur. Pensez cependant à respecter une charte graphique adaptée à l’image de votre entreprise. Quant au sol, il doit être recouvert d’un revêtement le moins broyant possible. Ainsi, le déplacement d’un participant ou d’une chaise n’impactera pas la concentration d’autres collaborateurs.

L’éclairage

L’éclairage joue un rôle important dans l’agencement d’une salle de réunion. Si vous utilisez un tableau blanc, optez pour une lumière facilitant la lecture de ce support d’écriture et la prise de note. En cas de projection sur un écran, l’intensité des lampes utilisées doit garantir à chaque participant une visibilité accrue de ce matériel de projection.

La sonorisation

Dans une salle de réunion, l’installation d’une sonorisation dépend du nombre de participants et du type de réunion. Vous pouvez vous servir d’un amplificateur de son si le lieu accueille un grand nombre de collaborateurs. Pour une rencontre avec le conseil d’administration ou entre les managers et un directeur général, il n’est pas nécessaire de recourir à une sonorisation.

La prise de note

Au cours d’une réunion, certains participants préfèrent prendre des notes tandis que d’autres choisissent de se concentrer. Afin de faciliter la prise de note, vous pouvez équiper la salle d’un bloc note édité à l’image de l’entreprise et de stylos à la couleur de votre établissement, ou d’une tablette et d’un ordinateur portable. Pour un meeting confortable, il est préférable d’opter pour un agencement de table et de chaise facilitant l’écriture. L’adaptation de l’éclairage participe également à l’aménagement de l’espace.

Un écran de projection ou un tableau blanc

Certaines entreprises préfèrent un écran de projection au tableau blanc, mais vous pouvez associer ces deux supports de façon à diversifier la présentation. Pour un moniteur, pensez à installer un projecteur de qualité et un angle de présentation visible par tous les collaborateurs. Pour un tableau blanc, la hauteur et l’emplacement facilitent la lecture ou la prise de note. Il est également conseillé d’équiper la salle des accessoires indispensable à l’usage de ces matériels.

Aménagement d’une salle de réunion selon l’évènement

Aménager le lieu pour une réunion de présentation

Aménager une salle de réunion pour une présentation nécessite une ventilation adaptée au nombre de participants et à la durée de l’exposition. En absence d’un système de ventilation bien réglé, vos collaborateurs risquent de se retrouver dans un espace confiné et cette contrainte environnementale influe sur leur créativité. Il s’agit d’optimiser le renouvellement de l’air en installant une VMC pour pouvoir réguler l’aération.

Aménager la salle pour un brainstorming

Lors d’une réunion de brainstorming, chaque participant peut exprimer son idée. Pour un aménagement de salle réussi, prévoyez de support d’écriture tel que les marqueurs de couleurs différentes et des paperboards. Ce type de réunion nécessite un niveau élevé de la concentration. L’insonorisation de la salle devient un critère indispensable de l’aménagement. Il s’agit d’isoler les murs, le sol et le plafond de façon à limiter l’effort du collaborateur lors de la prise de parole. Adaptez le niveau sonore à 50 dB et l’endroit sera parfait. Vous pouvez également installer une cloison mobile pour mieux isoler l’espace.

Aménagement d’un espace pour une vidéoconférence

Si vous organisez une réunion en vidéoconférence, prenez le soin de bien choisir l’équipement à mettre en place. L’agencement des tables et des sièges doit faciliter l’entente et la participation des collaborateurs à distance. Il s’agit de choisir le matériel à utiliser et d’aménager l’espace en fonction du nombre de participants pour que le système de captation d’images et de son soit parfaitement adapté à l’évènement. Ainsi, la prise de parole et la réunion entière se déroulent dans de bonnes conditions.

Salle de réunion ouverte ou fermée, laquelle choisir ?

Que vous optiez pour une salle de réunion ouverte ou fermée, vous profitez de certains avantages. Un espace clos vous permet de mieux contrôler la ventilation de la salle et vous offre une intimité absolue lors de votre réunion. Si vous préférez profiter de la lumière ou du paysage extérieur en étant dans un bureau, optez pour une paroi vitrée. Elle ajoute également une touche esthétique au design du lieu. Ce type de configuration convient parfaitement à une séance de brainstorming.

Pour une entreprise disposant d’un espace ouvert, il suffit de l’aménager en une salle de réunion et votre collaborateur profitera d’un lieu convivial. Associé à la liberté de communication, la convivialité accroit la créativité.

Aménager une salle de réunion pour le confort des participants

Pour une réunion productive, il est préférable de s’assurer du confort des participants. Il s’agit de mettre des chaises rembourrées et de bannir les sièges en bois pour un long séminaire. Une fontaine à eau ou une machine à café convient parfaitement si vous souhaitez faire d’un long meeting un évènement bénéfique pour votre entreprise. Idéal pour soulager les jambes, l’espace sous la table doit être suffisamment large pour éviter la fatigue liée à la posture des participants.

Le style et le design du mobilier, la couleur et la déco déterminent la qualité de l’aménagement d’une salle de réunion. Comme l’agencement de ce lieu de travail influent sur la motivation de participants, il est préférable de bien l’aménager pour prendre de décisions importantes pour l’entreprise.