Quand faut-il présenter un extrait K-bis ?

La création d’une entreprise est soumise à un formalisme précis. Ainsi, lorsque vous avez pour projet de créer votre entreprise, vous devez vous soumettre à différentes démarches administratives. Une fois ces démarches effectuées et votre entreprise régulièrement enregistrée au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS), vous recevez votre extrait K-bis. L’extrait K-bis est un document important qui matérialise la création de votre société. Vous en aurez besoin à différents moments de la vie de votre entreprise pour constituer des dossiers ou entreprendre des démarches. Qu’est-ce que l’extrait K-bis ? En quoi est-il si important ? Dans quelles situations sa présentation est nécessaire ?

Que faut-il savoir sur l’extrait K-bis ?

L’extrait K-bis est la carte d’identité de votre entreprise. Elle en certifie l’existence juridique et recense les informations importantes qui lui sont liées. Ce document matérialise la création officielle de votre société, une fois que vous avez procédé à son immatriculation au RCS.

Mis à jour chaque fois que survient un événement important en rapport avec la vie de la société, l’extrait K-bis de votre entreprise a pour but de permettre à toute personne qui en a l’intérêt, d’accéder aux informations justes et actualisées concernant l’entité. Parmi les documents qui peuvent être émis au nom de votre société, l’extrait K-bis est le seul qui puisse attester de son identité, de son adresse morale, de ses activités et de son fonctionnement. Dans ce document, sont réunis l’ensemble des informations que vous devez fournir au RCS en tant que chef d’entreprise. Il s’agit entre autres de/du :

• La dénomination sociale de l’entreprise,
• Le numéro d’identification de la société,
• Le statut juridique de la société (SARL, SAS, EURL, etc.),
• Le siège social,
• Le montant du capital social,
• Le nom du greffe d’immatriculation,
• L’activité détaillée de l’entreprise,
• La date de constitution et la durée d’existence de la société,
• L’identité et les coordonnées (non, prénom, date et lieu de naissance, fonctions, adresse), de ou des dirigeants de l’entreprise.

À noter que les décisions prises par le Tribunal de Commerce dans le cadre d’une procédure collective de sauvegarde, de liquidation ou de redressement figurent aussi dans le K-bis. De même, dans le cas des professions réglementées (médecin, avocat, entre autres), la référence des autorisations obligatoires figure aussi sur l’extrait K-bis. Au regard de son importance, l’extrait K-bis est un document que vous devez présenter dans certaines situations, pour mener des formalités ou constituer des dossiers.

Dans quelles situations le dirigeant d’entreprise doit présenter son extrait K-bis ?

La présentation de votre K-bis est obligatoire dans certains cas, il est en effet nécessaire d’attester de l’existence légale de votre entreprise. Il vous épargne également d’une accusation de délit de dissimulation de travail, lorsque les autorités compétentes effectueront des contrôles. Pour en revenir aux situations dans lesquelles la présentation du K-bis est nécessaire, elles sont de diverses natures.

Dans le cadre de la réalisation de certaines procédures administratives, vous devez impérativement présenter l’extrait K-bis de votre entreprise. Par exemple lors de la création d’un compte bancaire professionnel, de l’achat de matériel ou de marchandise pour le compte de votre entreprise. Par ailleurs, si vous souhaitez candidater à un appel d’offres public, vous devez également fournir la carte d’identité de votre entreprise. Vous envisagez de demander une aide à la création d’entreprise auprès de Pôle Emploi ? Votre extrait K-bis vous sera aussi demandé. Ayant valeur de preuve, l’extrait K-bis n’est opposable que s’il date de moins de 3 mois.

Toutefois, il convient de préciser que par souci de transparence économique vis-à-vis du public et de vos concurrents, l’extrait K-bis est accessible à toute personne qui y trouve un intérêt. C’est généralement le cas des partenaires financiers de l’entreprise qui cherchent à s’assurer de leur bonne situation financière. Comme nous le disions auparavant, si une procédure collective a été ouverte contre votre société, l’extrait K-bis permet de le savoir. C’est pourquoi toute personne qui le souhaite peut le consulter.

Où s’obtient l’extrait K-bis ? À quel prix ?

Vous avez la possibilité d’avoir votre extrait K-bis de différentes manières. Vous pouvez récupérer ce document sur le site MonIdenum (service gratuit du Conseil National des greffiers des tribunaux de commerce). Nous précisons cependant que ce site n’est accessible qu’au représentant légal de la société, lequel s’identifie en téléchargeant une pièce d’identité. L’extrait K-bis vous sera alors fourni une fois que le site aura fait le rapprochement entre le nom sur la pièce et celui du représentant légal mentionné lors de l’enregistrement de l’entreprise au RCS.

Une autre possibilité d’obtention de l’extrait K-bis est de faire une demande directement auprès du greffe du Tribunal de Commerce du lieu d’immatriculation de l’entreprise. De même il est possible de faire cette démarche en ligne sur le site Infogreffe. L’extrait K-bis étant un document public, sa demande peut se faire par vous en tant que chef d’entreprise ou par un tiers.

Il est cependant important de préciser qu’en tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez demander l’envoi périodique et automatique de l’extrait K-bis de votre société, afin de disposer immédiatement d’un exemplaire à jour en cas de besoin. Aussi, pour les entreprises immatriculées en Alsace, en Guyane et en Moselle, la demande se fait auprès de la chambre commerciale du Tribunal de Grande Instance. La possibilité d’une demande en ligne est exclue.

Quant au coût de la demande, il dépend de la méthode utilisée. Si vous devez vous rendre au greffe du tribunal compétent, vous allez payer 2,82 euros pour obtenir la carte d’identité de votre entreprise. En revanche, pour un envoi par mail ou un téléchargement en ligne, il faudra prévoir 3,53 euros. Pour un envoi par voie postale, le prix à payer est de 4,08 euros. L’extrait K-bis est un document important pour votre entreprise, en plus d’en être la carte d’identité, il est utile pour l’accomplissement de diverses formalités.