Tout sur les mentions obligatoires à insérer dans une facture

La facture, loin d’être un simple feuillet, représente un document qui possède une très grande valeur aussi bien sur le plan juridique, comptable que fiscal. Pour qu’elle remplisse toutes ses fonctions, l’administration impose, au travers d’une réglementation stricte, plusieurs règles comme l’obligation d’y faire figurer certaines mentions.

L’absence de l’une de ces mentions peut vous amener à payer des amendes et pénalités. Pour éviter cela, nous estimons que vous devez posséder certains renseignements précieux. Quelles sont donc les informations qui doivent obligatoirement figurer sur la facture ? Quels sont les principes à suivre pour éditer une facture ? Nous répondons à toutes vos préoccupations.

L’émission de facture : que dit la loi ?

Les règles qui régissent la facturation diffèrent selon que le client est un particulier ou un professionnel.

Comment émettre une facture entre professionnels ?

Selon la loi, qu’il s’agisse d’une prestation de services ou d’une vente de biens, vous devez obligatoirement délivrer une facture si votre client est un professionnel.

Vous êtes astreint à délivrer la facture à votre client — qu’il soit en France ou en dehors qu’il l’ait réclamé ou pas et peu importe votre statut juridique — s’il est un professionnel.

Mais, vous êtes dispensés de cette contrainte si vous vous retrouvez dans l’un des cas limitativement énumérés dans les articles 261 à 261 E du Code général des impôts.

Comment émettre une facture à un particulier ?

En principe, l’émission de facture n’est pas obligatoire lorsque le client est un particulier. Elle peut devenir nécessaire si l’une des situations suivantes se présente :

• un client qui en fait la demande ;
• le montant de la vente ou de la prestation de services excède 25 € ;
• une vente à distance ou par correspondance ;
• des livraisons aux enchères publiques.

La loi impose également la délivrance d’une note lorsque la transaction a porté sur une prestation de services et si l’une des conditions suivantes est réunie :

• le client en fait la demande ;
• le montant est supérieur à 25 € TTC ;
• la réalisation de certains travaux immobiliers.

Vous devez délivrer la note en double exemplaire et remettre l’original au client.

L’obligation de conservation de factures

Les factures possèdent une valeur juridique et comptable. La loi vous oblige donc à conserver vos factures pendant 10 ans, mais reste un peu plus souple en ce qui concerne la procédure de conservation.

La préservation des factures peut tout aussi bien être effectuée sous format papier que sous format électronique ou numérique. Si vous décidez de numériser une facture en papier, assurez-vous que la reproduction est identique à l’original.

Quelles sont les mentions obligatoires à inscrire sur une facture ?

Les informations à faire figurer sur les factures sont classées en deux catégories : les mentions générales — qui s’appliquent à toutes les entreprises — et les mentions spéciales — qui dépendent du statut de l’entreprise ou de qualité de la personne qui émet la facture.

Les mentions obligatoires d’ordre général à inscrire sur une facture

Les mentions générales qui doivent figurer sur une facture se rapportent à :

• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture concernée. La numérotation des factures doit suivre une logique et un ordre chronologique. Les factures doivent posséder des numéros consécutifs qui permettent de suivre l’historique. L’entreprise est toutefois libre de choisir le système de numérotation qui lui convient ;
• votre identité et celle du client. Elles doivent être bien déclinées (adresse, numéro SIREN ou SIRET, capital social, forme juridique, etc.) :
• la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » si vous bénéficiez d’une franchise de TVA et, le cas échéant, votre numéro de TVA ;
• la date à laquelle la vente des biens ou la prestation de services a eu lieu ;
• le délai au bout duquel le règlement de la facture doit intervenir ;
• le nom et la référence de tous les produits ou services pour lesquels est établie la facture ;
• le prix hors taxe pour chaque produit ou service inclus sur la facture et le cas échéant le taux de TVA applicable ainsi que le montant TTC ;
• le montant total de la facture ;
• les éventuelles réductions commerciales offertes au client ;
• le taux de pénalité applicable en cas de retard de paiement de la facture ;
• le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € due à titre de recouvrement des créances.

Contrairement à une idée reçue, ce n’est pas une obligation de renseigner le mode de paiement de la facture. Il s’agit plus d’une recommandation.

Par ailleurs, les modifications survenues depuis le 1^er octobre 2019 ajoutent deux nouvelles mentions obligatoires. Il s’agit de l’adresse de facturation lorsqu’elle n’est pas identique à celle du vendeur ou de l’acheteur et du numéro du bon de commande s’il en existe.

 Les mentions obligatoires spéciales à inclure sur une facture

Vous devrez ajouter la mention :

• « membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ;
• « auto-liquidation de la TVA » si ce n’est plus le sous-traitant qui déclare la TVA, mais plutôt votre entreprise elle-même ;
• correspondante à la nature de l’assurance que vous avez souscrite si vous êtes un artisan ou un micro-entrepreneur qui exerce une activité artisanale pour laquelle vous avez besoin d’une assurance professionnelle.

Qu’en est-il de l’émission de facture numérique ou électronique ?

Vous pouvez décider de fournir à vos clients des factures électroniques ou numériques. Mais, vous devez d’abord avoir l’accord du client à qui vous émettez la facture.

Pour la loi, la facture en version numérique possède la même valeur que celle en format papier. C’est la raison pour laquelle elle est soumise aux mêmes exigences. Cela suppose que même si vous décidez d’établir des factures numériques, elles doivent porter toutes les mentions obligatoires que nous avons précédemment citées.

Autoentreprise : qu’est-ce qui doit figurer sur la facture du client ?

Les auto-entrepreneurs ont un régime d’imposition particulier. Tout comme lors de la création de leur activité. En outre, lorsque l’édition de la facture est en place, il faut respecter certaines règles classiques.

En outre avec la microentreprise, vous avez forcément un numéro APE, une adresse mail, une adresse postale. Ces premières données sont obligatoires sur la facture. Il ne faut pas hésiter à faire figurer toutes les mentions obligatoires sur la facture d’un auto-entrepreneur pour éviter tout problème.

D’abord, il y a une certaine mise en page à respecter pour éditer une facture. Y faire figurer les coordonnées : mail, téléphone, adresse mail et postale, le numéro de Siret et le code APE sont les données à inscrire sur la facture.

Ensuite, penser à l’article 293 B du code des impôts si le plafond de 70 000€ de chiffre d’affaires n’est pas atteint. Dès lors, ajouter cet élément sur la facture est facultatif mais utile pour les clients. Enfin, ne pas oublier la date d’édition de la facture puis le montant à encaisser pour ton entreprise.

La facture est un document officiel, il ne faut négliger aucun détail. Dans le détail, après les coordonnées professionnelles et les différents numéros d’identification, l’ensemble de la commande doit être inscrite sur la facture. Autrement dit, en tant que prestataire de service, le détail des mission figure sur le document de facturation.

Quelles sont les sanctions prévues en cas d’absence d’une mention obligatoire ?

Les sanctions que prévoit l’administration en cas de non-respect des règles de facturation sont de nature pécuniaire.

La pénalité s’élève à 15 € par mention obligatoire manquante ou inexacte. Le montant de la pénalité ne peut toutefois pas dépasser le quart du total de la facture.

L’entreprise qui ne respecte pas les règles de facturation encourt également une amende de 75 000 € lorsqu’il s’agit d’une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale. Retenez que cette amende peut également être doublée si vous ne facturez pas une prestation qui la demande ou que vous réalisez des factures fictives et fantaisistes.