Rédaction d’une lettre de remerciement professionnelle : comment faire ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise occasion pour écrire une lettre de remerciement professionnelle. Une formalité des plus simples, mais qui souligne habituellement, la reconnaissance et la gratitude d’avoir pu contribuer à la mise place d’une collaboration fructueuse. L’employeur peut écrire une lettre de remerciement professionnelle pour ses salariés dans n’importe quel cadre ou suite à un évènement qui s’est déroulé au sein de l’entreprise. D’autre part, un salarié peut adresser une lettre de remerciement à son employeur, un geste d’appréciation et gratitude pour les années de travail qu’il a effectué. Vous l’aurez compris, une lettre de remerciement professionnelle concerne généralement le départ d’un salarié ou l’aboutissement d’un projet. Il est donc de rigueur que l’une des deux parties — employeur ou salarié — en écrive une pour souligner une relation professionnelle sur une bonne note. Nous vous expliquons comment écrire une bonne lettre de remerciement professionnelle.

Lettre de remerciement professionnelle : en quoi consiste-t-elle ?

La lettre de remerciement est toujours d’actualité pour, comme son nom l’indique, montrer votre appréciation suite à un entretien ou à une demande que vous avez formulée auprès de votre employeur.

Votre supérieur hiérarchique n’étant pas obligé d’être en faveur de votre demande ou de votre candidature, cette démonstration de gratitude met en avant votre intérêt pour un projet, un poste et démontre également votre qualité en tant que professionnel et personne. En effet, il est important de savoir remercier son employeur ou son responsable hiérarchique dans le monde du travail. Bien qu’une lettre de remerciement ne soit pas considérée comme une procédure obligatoire, la formalité demeure toujours importante dans le cadre professionnel, notamment pour maintenir une bonne entente entre professionnels.

Une telle démonstration présente en ce sens, une valeur particulièrement appréciée par les professionnels, puisqu’elle n’est prévue dans aucune des procédures collectives de l’entreprise. En effet, aucune mention n’oblige le salarié à envoyer à son employeur une lettre de remerciement professionnelle. Par conséquent, une lettre de remerciement professionnelle est tout simplement un moyen pour un collaborateur d’exprimer, en toute spontanéité, sa gratitude et son appréciation envers son chef d’entreprise ou encore un collègue professionnel.

Quels sont les éléments qui doivent figurer dans une lettre de remerciement professionnelle ?

Quel que soit le contexte qui exige la rédaction d’une lettre, elle doit comprendre en règle générale en haut à gauche, les informations du destinataire et en haut à droite, toutes les coordonnées et les informations relatives à l’expéditeur. Cette règle s’applique donc également sur la structure d’une lettre de remerciement professionnelle.

Une lettre de remerciement professionnelle en bonne et due forme doit impérativement présenter un titre qui a pour objectif de résumer le contenu de la lettre. Il s’agit alors de l’objet de votre lettre. La mention objet est facultative, cependant elle comprend des informations qui permettent au destinataire de savoir de quoi il retourne sans lire le contenu, notamment s’il s’agit d’un courriel.

Après ces informations basiques néanmoins obligatoires, la structure de la lettre reste assez simple. Il vous faut inclure, une introduction, un corps de texte et une conclusion.

Dans l’introduction de la lettre de remerciement, il convient de mentionner une nouvelle fois le nom de l’expéditeur et certaines informations le concernant, tel que son poste au sein de l’entreprise. Ce sont les détails standard d’une lettre professionnelle proprement dite, et ils doivent systématiquement figurer dans les premières lignes.

Après l’introduction vient le corps de la lettre qui consiste à entrer dans le vif du sujet, soit de développer l’objet de la lettre. C’est dans cette partie que le collaborateur adresse ses remerciements à son employeur, de lui avoir permis de contribuer au projet, etc. En effet, c’est l’occasion de mettre en lumière la raison de sa reconnaissance, un point clé qui différencie une lettre de remerciement d’une lettre de circonstance.

Enfin, la dernière partie de la lettre de remerciement : la conclusion. Il préférable d’éviter les phrases de prise de congé classique et de plus axer la lettre de remerciement vers une forme personnalisée pour bien conclure. En ce sens, le professionnel peut une fois de plus marquer sa gratitude à l’égard du destinataire de la lettre.

Quel est le ton à appliquer pour rédiger une bonne lettre de remerciement ?

Le ton adopté dans une lettre permet d’évoquer chez le lecteur diverses émotions. En ce sens, le ton d’une lettre professionnelle dépend notamment de la personne pour laquelle elle est destinée. Le destinataire de la lettre de remerciement peut être un supérieur hiérarchique, un enseignant, un fournisseur, un client ou un ami collègue. Que les lettres de remerciement soient destinées à un supérieur, un ami ou un autre professionnel, elles présentent des points de similarités. Le contenu de la lettre a pour vocation de démontrer un sentiment de gratitude qui émane d’une série de circonstances agréable et positive.

Tout professionnel qui se respecte doit avoir un semblant de politesse et savoir témoigner de la gratitude pour s’attirer les bonnes grâces des partenaires et collaborateurs. Autre point important, faire preuve d’humilité. Entre autres, une lettre de remerciement permet d’exprimer sincèrement, en temps et en heure, la reconnaissance envers une personne d’un service rendu ou d’un cadeau offert sans s’attendre à quoi que ce soit en retour.

Le secret porte sur le choix des mots à intégrer dans la lettre pour être convaincant et sincère, car il en va de même pour sa valeur. Naturellement, le ton employé varie, comme il est susmentionné, en fonction du destinataire, de l’objet et du support utilisé comme par mail, par voie postale, par message.

Pour information, à l’ère du numérique, l’envoi d’une lettre de remerciement par courrier électronique ou via d’autres plateformes en ligne est devenu courant. Cependant, il convient de faire preuve de prudence. Assurez-vous de garder le ton professionnel et évitez le langage informel ou les abréviations couramment utilisées dans les messages textes.

Par ailleurs, vérifiez l’orthographe et la grammaire avant d’envoyer le message. Même si le format est numérique, les règles de la correspondance professionnelle s’appliquent toujours. Une lettre de remerciement bien écrite et opportunément envoyée peut avoir un impact positif sur votre réputation professionnelle.

Pour qui écrire une lettre de remerciement professionnelle ?

La rédaction d’une lettre de remerciement professionnelle peut être réalisée dans plusieurs contextes. Pour transmettre des félicitations, de la gratitude, de la sympathie pour les collaborateurs. Un geste et une forme de politesse qui permettent d’entretenir et de développer une bonne relation professionnelle.

Dans le monde du travail, il faut savoir apprécier les bons gestes et témoigner de la gratitude lorsque la situation l’exige. Alors, il se peut que vous soyez amené à rédiger une lettre de remerciement à un collègue de l’entreprise pour laquelle pour travailler pour le remercier d’une faveur qu’il vous a faites. Il peut s’agir d’un service rendu dès votre arrivée au sein de l’entreprise ou de l’aide qu’il vous a apporté tout le long. Des mots simples, mais forts suffisent à témoigner de la gratitude que vous éprouvez envers lui pour son soutien. Le contenu de la lettre sera sans doute plus personnalisé selon l’objet.

Vous pouvez également rédiger une lettre de remerciement pour votre chef de service, suite à une promotion qu’il vous a octroyée dans l’entreprise ou dans le cas d’une augmentation de salaire. En effet, la moindre des choses serait de démontrer votre appréciation pour son geste par une lettre dans laquelle vous vous exprimerez. Parmi les nombreux collaborateurs, il a su trouver et reconnaître votre valeur même si rien ne l’a contraint à le faire. Le minimum que vous puissiez faire c’est de le remercier pour vous avoir fait confiance. En effet, votre travail ne le concerne en rien sur un certain point de vue, mais votre promotion ou l’augmentation de votre salaire est tout de même grâce à lui. Des modèles de lettres sont proposés sur le web et n’attendent qu’à être remplies.

Pour finir, une lettre de remerciement professionnelle peut être envoyée aux recruteurs après un entretien d’embauche, afin de se démarquer des autres candidats.