Organisme de formation : comment procéder à votre accrochage certificateur ?

Les mutations actuelles obligent les grandes entreprises à adopter des stratégies efficaces pour rester compétitives. C’est dans cette logique que plusieurs structures ont noué des partenariats avec des organismes de formation. Cette collaboration favorise le renforcement des compétences du personnel, à travers des programmes de formation. Cependant, il est nécessaire pour les sociétés, de s’associer avec des établissements certifiés. Au nombre de ces accréditations, citons l’accrochage certificateur. Entre avantages et obligations légales, voici ce qu’il faut savoir sur l’accrochage certificateur.

L’accrochage certificateur est obligatoire, mais de quoi s’agit-il ?

Vous souhaitez participer au développement du pays en créant un centre de formation ? Il s’agit d’une initiative louable, qui va dans le sens de la promotion de l’excellence. Toutefois, qu’il soit question d’un organisme de formation professionnelle ou d’un centre de formation d’apprentis, votre structure doit procéder à l’accrochage certificateur. Ce processus consiste à répertorier toutes les données relatives aux certifications ou aux autres diplômes délivrés par un centre de formation.

Une fois collectées, ces informations doivent être envoyées au système d’information du Compte Personnel de Formation (CPF), sous un format XML. En outre, l’accrochage certificateur regroupe également les identifiants des titulaires de ces certifications, ainsi que les modalités de passage des examens.

Par ailleurs, le processus d’accrochage certificateur ne concerne que les organismes certificateurs. Ainsi, si votre établissement est enregistré au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) ou au RS (Répertoire Spécifique), alors il est tenu de transmettre les informations demandées au CPF.

En revanche, si vous n’appartenez pas encore à l’un de ces répertoires, c’est la Caisse des Dépôts et Consignations qui sera votre interlocutrice provisoire. Généralement, les titres délivrés aux apprenants sanctionnent des formations continues ou des contrats d’apprentissage. Quel que soit le parcours suivi, vos diplômes doivent donc être validés par l’État.

Pourquoi cet accrochage certificateur est-il obligatoire ?

Les organismes de formation sont reconnus comme des centres qui proposent des actions de formation. À ce titre, ils sont dans l’obligation de présenter certaines garanties liées à la qualité de leurs formations. En vue d’accentuer le professionnalisme des centres de formation, l’État français par l’intermédiaire du ministère du Travail dans sa loi 2018-771 du 5 septembre 2018, impose désormais à toutes ces structures de déposer leurs titres RNCP et RS auprès des institutions compétentes.

Entérinée depuis le 1er juillet 2021, cette disposition vient quelque peu réglementer les certifications que délivrent les prestataires d’actions de formation. Globalement, le but visé par l’accrochage certificateur est de constituer un passeport de compétences, dans lequel sont recensées toutes les formations professionnelles suivies par des étudiants et les diplômes validant ces apprentissages.

Comme mentionné plus haut, les données constituant le portefeuille de compétences sont de deux bords. Les centres de formation doivent mettre à disposition du CPF, les nom, prénom, date et pays de naissance de leurs apprenants. En ce qui concerne la certification proprement dite, il faut fournir la date de délivrance du titre, le type de certification, les modalités d’obtention du diplôme, etc. À l’instar de toute autre ordonnance, le non-respect de l’accrochage certificateur expose les structures concernées à diverses sanctions.

Vous avez, notamment, une amende administrative d’un montant de 20 000 euros ou un retrait de la certification. Il faut savoir que le portail des certificateurs de la Caisse des Dépôts exige que la taille maximale du fichier XML soit de 200 Mo. En raison de cette contrainte technique, nous vous recommandons de solliciter les prestataires spécialisés dans l’accrochage certificateur. Ajoutons que le processus doit être commencé dans un délai de trois mois à partir de la date de délivrance du titre.

Les avantages pour les apprenants de votre organisme

Dans le monde du travail, il existe plusieurs centres de formation, avec des réputations diverses. Plutôt que de choisir une école au hasard, faites-vous former auprès d’organismes ayant fait l’accrochage certificateur. Ce choix vous permet d’être plus compétitif sur le marché de l’emploi. L’explication est que l’accrochage certificateur est un gage de qualité, qui témoigne du niveau d’expertise des écoles de formation.

Ainsi, en passant par ce type d’établissements, vous augmentez vos chances d’insertion professionnelle. C’est d’ailleurs cette quête d’employabilité qui a conduit les autorités gouvernementales à instaurer le passeport de compétences national. Les formations certifiantes intègrent la plupart du temps, une importante part d’études pratiques.

Au cours de ces apprentissages, les étudiants sont immergés dans l’univers des entreprises à travers des stages. Ce contact permanent avec le milieu professionnel leur offre les clés pour s’adapter aux défis de leurs métiers. En plus de vous apporter plus de crédibilité aux yeux des recruteurs, l’accrochage certificateur peut avoir des avantages sur le plan économique.

En effet, payer une formation peut parfois nécessiter d’importantes ressources financières. À ce propos, certains dispositifs sont destinés à prendre en charge tout ou partie des formations professionnelles. Notons que ces subventions ne concernent que les formations certifiantes, dont celles éligibles au CPF. En résumé, vous avez la possibilité de recevoir ces allocations si vous vous inscrivez dans un centre de formation accrédité.

Les avantages pour votre centre de formation

Comme les apprenants, les établissements de formation peuvent profiter des retombées positives de l’accrochage certificateur. Le plus grand intérêt de ce processus est qu’il améliore la visibilité des établissements de formation. Il est désormais irréfutable que la recherche de l’excellence est un enjeu crucial au siècle actuel. Dans cette logique, l’accrochage certificateur vous aide à vous positionner sur la lignée des établissements qualitatifs dans votre secteur d’activités.

En d’autres termes, faire l’accrochage certificateur vous différencie d’autres structures concurrentes. Par ce biais, vous proposez des formations pertinentes, qui ont une réelle valeur ajoutée dans le secteur concerné. De même, avec l’accrochage certificateur, vous présentez une image plus engageante vis-à-vis des potentiels investisseurs. Puisqu’il s’agit d’une ordonnance gouvernementale, vous conformer à l’accrochage certificateur vous évite quelques ennuis judiciaires.

Par ailleurs, un XML d’accrochage encourage la dématérialisation des processus dans la mesure où les informations personnelles des candidats et les certifications sont regroupées dans un seul fichier XML. Ainsi, cet archivage facilite la traçabilité de ces renseignements. De fait, vous limitez les pertes de données et promouvez une meilleure communication entre toutes les parties prenantes.

Dans un tout autre registre, l’accrochage certificateur permet aux organismes de formation de se voir accorder des financements dans le cadre des formations certifiantes. À titre illustratif, les bilans de compétences, les titres professionnels enregistrés au RNCP ou encore certains diplômes d’État sont des formations susceptibles d’être financées par le contribuable. En tant que responsable d’actions de formation, vous avez donc tout intérêt à procéder à l’accrochage de vos certifications conformément aux prescriptions en vigueur.

Guide étape par étape pour procéder à votre accrochage certificateur

L’accrochage certificateur peut se faire directement par vos soins ou par l’intermédiaire d’un organisme déposant. Quel que soit le cas de figure, le mode opératoire est le même. Les étapes du processus sont résumées comme suit :

La prise de contact avec la Caisse des Dépôts

Ici, l’objectif est de faire connaître vos prestations. Sur la page de contact du portail de la Caisse des Dépôts, un formulaire vous sera présenté. Il faut renseigner quelques informations comme les répertoires auxquels vous appartenez, la raison sociale de votre organisme, son numéro SIRET et même les coordonnées de la personne en charge du processus d’accrochage pour votre structure.

Une fois le formulaire rempli et envoyé, votre organisme de formation sera officiellement pris en compte par la base de données de la Caisse des Dépôts, qui vous enverra vos identifiants de connexion sur la même plateforme. Vous avez l’id Client, qui permet d’identifier le centre de formation et l’id Contrat qui renseigne sur le statut de la structure (certificatrice ou déposante).

La préparation des informations à transmettre par fichier XML

En consultant le portail de la Caisse des Dépôts, vous pouvez prendre connaissance du dictionnaire des données, qui regroupe toutes les informations à adresser au système d’information du CPF. Vous avez des données d’identification du certificateur, des informations relatives à la certification et au titulaire du diplôme. Au moment du remplissage, il est conseillé de s’attarder sur les informations dites « obligatoires ». La phase suivante est celle de la constitution du fichier XML telle que préconisé par le CPF.

Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser le fichier XML exemple, disponible sur la plateforme de la Caisse des Dépôts. Il suffit de modifier les informations de ce fichier par vos données de certification et de générer le fichier suivant le format et la taille adéquats. Par la suite, il faut vérifier qu’il est bien valide en utilisant un autre fichier de type XSD cette fois-ci. Également disponible sur le portail de dépôt des certificateurs, le fichier XSD sert à attester la qualité du fichier XML de votre centre de formation.

La transmission des données à la Caisse des Dépôts

Après le dépôt du fichier XML, vous recevrez automatiquement un message concernant le statut de votre fichier. Selon le cas, vous avez la mention « traitement en cours » qui indique que toutes les étapes du processus ont été respectées. En revanche, la notification « traitement avec erreurs » apparaît lorsque des anomalies ont été repérées sur le fichier XML. Généralement, un guide vous permet de savoir avec précision où se situent lesdites erreurs. Qu’il s’agisse d’un problème dans le remplissage ou d’un défaut au niveau de la taille du fichier, vous aurez des informations utiles pour corriger les défaillances signalées.