Qui fait quoi dans la gestion de projet ?

Pour une entreprise, la gestion de projet signifie tout bonnement la gestion d’une équipe de travail. Pour assurer la bonne mise en œuvre d’une opération, chaque membre de l’équipe de l’entreprise doit connaître ses attributions, et ses missions tout au long des étapes de l’activité. L’équipe est quant à elle dirigée et appuyée par un chef de projet.

La gestion de projet, qu’est-ce que c’est ?

La gestion de projet peut tout simplement être définie comme étant la mise en œuvre d’un projet, ou bien l’art de gérer un projet. Le management de projet est un processus qui cherche à organiser les activités et toutes les tâches afférentes au projet pour notamment atteindre les différents objectifs escomptés. Le premier responsable de la gestion des projets est notamment le chef de projet, qui est également à la tête de l’équipe de travail.

Par ailleurs, un projet est délimité dans le temps, ce qui amène à la conclusion que la gestion d’un projet doit être impartie dans le temps. Hormis la contrainte temps, un projet fait également face à des contraintes de ressources, à la fois des ressources humaines et des ressources financières. La gestion de projet doit ainsi prendre en considération tous ces éléments pour au final avoir le meilleur rapport qualité-budget et délai d’exécution.

Pour une entreprise, le management des projets doit résulter de la combinaison de la planification des tâches et de l’exécution des tâches. Il est important de savoir planifier les tâches ainsi que les étapes d’avancement du projet tout en reliant les objectifs à atteindre aux différentes activités. La notion de tâche est très importante dans le cadre du management de projet. En effet, pour une meilleure praticité, les projets se voient être découpés en différentes petites parties. Il devient ainsi plus facile de gérer ces tâches dans le temps imparti, mais aussi de gérer les tâches de l’entreprise selon l’ordre de priorité de chacune.

Dans ce sens, la gestion de projet est surtout une question de planification. Il est facile de se perdre parmi toutes les tâches à réaliser dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet. Par contre, un chef de projet, ou le responsable du projet peut visiter un blog sur la gestion de projet pour avoir des conseils, des astuces en vue d’améliorer sa méthode de gestion. Un chef de projet d’une entreprise peut notamment se baser sur une méthode d’organisation du travail, une méthode pour améliorer la communication entre les membres de son équipe, ou encore une méthode pour limiter les risques du projet et de faire face aux éventuelles difficultés.

Pour réussir la gestion ou le management de son projet, il est important de toujours se baser sur les principes clés mêmes de la gestion de projet.

Bon à savoir : la gestion des projets peut être découpée en différentes phases ou en différentes étapes.

• La phase de lancement du projet ;
• La phase de planification du projet ;
• La phase d’exécution ou d’opérationnalisation du projet ;
• La phase de surveillance et de contrôle ;
• La phase de clôture.

Des projets sont ainsi réussis lorsque toutes les tâches et les activités relatives à chacune de ces étapes ont été bien exécutées par les membres de l’équipe. Aussi, tout au long de ces étapes, le premier responsable du projet, soit le chef de projet, doit être en mesure de gérer les ressources mises à sa disposition, telles que les ressources humaines ou les ressources matérielles comme les outils de travail.

Quels sont les avantages d’une gestion de projet optimale ?

Il va de soi qu’une bonne gestion des projets est bénéfique, tant pour les parties prenantes du projet que pour l’entreprise. Voici quelques avantages qu’un bon management de projet peut apporter :

• Répondre aux besoins ainsi qu’aux attentes des parties prenantes au projet ;
• Apporter des éléments de clarification et ordonner les tâches ;
• Garder les objectifs du projet en vue ;
• Faire usage des différentes ressources de manière optimale ;
• Définir une stratégie d’action en adéquation avec le contexte actuel ;
• Assurer le contrôle qualité des tâches et des sous-activités ;
• Gérer les éventuels risques, mais aussi de réduire les risques du projet.

La gestion de projet, lorsqu’elle est faite selon les règles de l’art, peut être facilement mise en œuvre. De plus, la gestion de projet peut aboutir non seulement à l’atteinte des objectifs fixés préalablement durant la phase de conception du projet, mais cela permet également de mieux motiver chaque membre de l’équipe de l’entreprise.

Quelles sont les attributions des membres de l’équipe de gestion de projet ?

La gestion d’un projet ne se limite pas uniquement aux rôles et aux attributions des membres d’une équipe de travail au sein d’une entreprise. Le management de projet fait appel à la collaboration de différentes entités. Ainsi, les tâches et les rôles doivent être bien répartis entre chaque collaborateur et entre les membres de l’équipe de l’entreprise.

Le chef de projet se présente comme étant le premier responsable de la mise en œuvre du projet, mais est pareillement à la tête de l’équipe. Le chef de projet ou le project manager en anglais est chargé de diriger le travail, d’organiser les tâches et de suivre le plan d’exécution du projet en vue d’atteindre les objectifs fixés. Ainsi, le chef de projet interpelle les ressources humaines dont il a besoin, selon la formation de chaque personne, et monte une équipe de travail. Il doit ainsi se munir de toutes les ressources et de tous les outils nécessaires pour mener à bien sa mission sous les différentes contraintes. Le chef de projet doit également créer le budget du projet, se charger de la gestion des risques et bien évidemment du suivi et contrôle de l’avancement des tâches selon les étapes ou la phase d’avancement du projet. En dehors de ses attributions au sein de l’équipe, le project manager a aussi des tâches relationnelles avec les parties prenantes du projet, où il s’occupe de convaincre ces derniers.

Les membres de l’équipe sont des spécialistes et des experts dans différents domaines. Ils sont généralement choisis suivant la formation qu’ils ont suivie. Ces membres constituent ainsi le noyau même de la réussite du projet. En termes de rôle et de mission, les membres de l’équipe d’une entreprise prennent en charge des tâches et des activités spécifiques. Autrement dit, les membres de l’équipe s’assurent d’une partie du projet chacun à leurs niveaux.

Le sponsor du projet : il s’agit de la personne qui détient la responsabilité générale et globale des projets. Il peut être celui qui est à l’origine du lancement du projet, ou celui qui a élaboré le projet. Le sponsor du projet garantit que le projet est en mesure d’atteindre les objectifs escomptés ainsi que les résultats définis préalablement.

Les parties prenantes peuvent être des individus, des structures ou des groupes de communautés qui présentent un intérêt commun et direct pour le projet. La motivation des parties prenantes s’avère souvent être les enjeux que représente le projet. Cette structure reste en contact de manière régulière avec le chef de projet pour collecter leurs différents points de vue, ou leurs observations par rapport à la réalisation et la mise en œuvre du projet.

Un projet peut se définir comme étant une activité temporaire réalisée au cours d’un temps bien réparti d’après le Project Management Institute. Nous voudrions tous voir nos projets se concrétiser, qu’il soit question d’un projet professionnel ou d’un projet personnel. Pourtant, la gestion d’un projet n’est pas chose facile. Derrière le projet en soi existe une panoplie de tâches, sans parler du fait qu’un projet soulève des ressources à la fois financières que des ressources humaines. Par contre, mener à bien le management d’un projet n’est pas impossible. Le remède est simple : définir ses objectifs et mettre à sa disposition toutes les ressources et les outils nécessaires.