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Comment équiper une salle de séminaire ?

Par Manuel , le 22 février 2022 , mis à jour le 22 février 2022 - 6 minutes de lecture
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Une salle de séminaire doit disposer des bons équipements : vidéoprojecteur, ordinateur, micros, éclairage, mobilier… Si l’achat de ce type de matériel peut revenir très cher, il peut être très intéressant de se tourner vers la location. Nous vous invitons à découvrir dans cet article les alternatives qui s’offrent à vous pour avoir à disposition les équipements et accessoires nécessaires pour équiper cet espace professionnel.

Où trouver les équipements nécessaires pour un séminaire ?

Avant de prendre connaissance des équipements nécessaires pour votre salle de séminaire, vous devez savoir où vous pouvez les trouver. Cependant, il vous est également possible de les louer auprès de professionnels.

L’achat d’équipements neufs : une solution coûteuse

L’équipement d’une salle de séminaire nécessite un investissement important. L’achat de matériel neuf peut vous revenir très cher. De plus, vous allez avoir du mal à vous retrouver parmi les innombrables solutions et modèles disponibles sur le marché.

Vous serez amené à effectuer de nouveaux achats à chaque fois que des clients ont des besoins spécifiques. Toutefois, vous pourrez utiliser le matériel que vous avez acquis à d’autres fins.

La location : une alternative intéressante

Louer les équipements et le matériel informatique dont vous aurez besoin comporte un grand nombre d’avantages. Pour ce faire, recourez aux services de professionnels dans ce domaine. Ils sauront déterminer les dispositifs adaptés à votre salle de séminaire.

Il existe d’autres prestataires qui mettent à votre disposition du mobilier et d’autres dispositifs de son et lumière dans le cadre d’un contrat de location. Les prestations peuvent se limiter à la location seule. Cependant, d’autres professionnels intègrent dans leurs prestations la mise en place de tous les dispositifs en amont de l’événement et le démontage du matériel à la fin du séminaire. Cette solution vous soulage des charges liées à l’entretien ou la maintenance des dispositifs.

Ainsi, vous pouvez facilement répondre aux besoins de vos clients. Il vous suffit de contacter un prestataire spécialisé pour trouver le matériel nécessaire. N’hésitez pas à faire appel à des experts en location de matériel informatique afin de vous équiper de tablettes, d’ordinateurs, de vidéoprojecteurs et de tout autre matériel indispensable pour votre séminaire.

Enfin, nous vous recommandons de demander plusieurs devis pour effectuer des comparaisons. Cela vous permettra de réaliser des économies considérables.

Les équipements nécessaires pour une salle de séminaire

La réussite d’un séminaire repose en grande partie sur les équipements utilisés. En effet, un micro défectueux ou des sources de lumière insuffisantes risquent de gâcher le déroulement des échanges entre les différents participants. Voici la liste des équipements essentiels dont doit disposer une salle de séminaire.

Le support visuel

Afin de communiquer les informations de manière efficace, le recours à un support audiovisuel est important dans une salle de séminaire. Le vidéoprojecteur est l’un des éléments clés permettant d’émettre facilement les contenus à partager. Il peut être disposé sur un support ou fixé au plafond. Vous découvrirez un grand nombre de modèles sur le marché, avec des performances différentes.

Il est bon de noter que l’écran de projection constitue un élément inséparable du vidéoprojecteur. Son format et ses dimensions doivent être choisis en fonction de la taille de la salle et du nombre de participants. Pour les salles plus petites, un tableau blanc pourra convenir. L’intervenant se servira de marqueurs pour écrire les propos et les contenus qu’il souhaite partager.

La sonorisation

La qualité du son est aussi très importante pour un séminaire réussi. Les intervenants seront amenés à effectuer leurs présentations. De son côté, l’assistance pourra prendre la parole à la fin de chaque présentation. De même, une bonne sonorisation est de mise afin de garantir la qualité des échanges.

Les dispositifs de sonorisation doivent être choisis de façon à correspondre à la taille de la pièce et au nombre de participants attendus. Les sons doivent être clairs et nets. Si la salle est spacieuse, il convient de mettre en place des haut-parleurs au niveau des plafonds. Cela permet de répartir efficacement le son. Ainsi, les auditeurs se trouvant au milieu et à l’arrière de la salle entendront parfaitement ce que disent les participants.

Le modèle de micro doit être choisi en fonction des besoins du conférencier. Il peut être fixé à un support placé sur un pupitre ou une table. D’autres modèles plus minimalistes peuvent accompagner l’intervenant lors de ses déplacements.

Les éclairages

Une salle de séminaire se doit d’être bien éclairée. D’ailleurs, la norme d’éclairage intérieur des lieux de travail EN 12464-1 préconise un niveau d’éclairement moyen de 500 lux pour ces types de salles. Il convient de privilégier les lumières naturelles et directes. Cela permet d’éviter les zones d’ombre au niveau des documents des participants.

Le mobilier d’une salle de séminaire

L’aménagement d’une salle de séminaire comprend également la mise en place du mobilier. Leur nombre et leurs emplacements doivent être en adéquation avec l’espace disponible dans la salle. Évitez d’encombrer la pièce avec un grand nombre de meubles. Des espaces libres sont à prévoir pour que les participants puissent circuler. Le mobilier doit être disposé de façon à ce que chaque participant se sente à l’aise et dans le confort.

En fonction des besoins des clients, il se peut qu’une grande table de conférence suffise pour un petit groupe de personnes. Il est également possible d’opter pour plusieurs tables modulables qu’il est possible d’agencer facilement. Concernant les chaises, le mieux est de sélectionner des modèles avec un dossier et des accoudoirs afin d’apporter plus de confort aux participants.

équipements salle de séminaire

Les autres équipements indispensables pour un séminaire

Vous pouvez également prévoir une machine à café dans la salle de séminaire pour y apporter une ambiance conviviale. Par ailleurs, elle s’avère incontournable lorsque les séances durent de longues heures. La présence d’une machine à eau est tout aussi intéressante dans ce type d’espace professionnel. En effet, une tasse de café ou un verre d’eau est toujours le bienvenu pour briser la glace et faciliter les conversations.

Une bonne salle de séminaire passe avant tout par un aménagement de l’espace parfaitement réalisé, avec des équipements performants. Toutefois, il n’est pas toujours facile de trouver l’ensemble des équipements à des tarifs raisonnables. L’option de la location permet de pallier ce problème. Vidéoprojecteur, écran, chaises, pupitre… Vous pouvez vous appuyer sur des prestataires qualifiés pour trouver les équipements adaptés pour une salle de séminaire.

Manuel

Manuel a lancé sa première entreprise à l'âge de 17 ans, aujourd'hui il est à la tête de 3 sociétés.