Comment garder le contrôle sur la comptabilité des cartes de crédit de l’entreprise ?

Augmentez la responsabilité des détenteurs de cartes de crédit de votre entreprise

Les cartes de crédit d’entreprise sont un outil important pour de nombreuses entreprises. L’utilisation de la carte de crédit de l’entreprise est souvent le moyen idéal pour gérer les dépenses individuelles, comme le budget divertissement des clients et les voyages d’affaires.

Toutefois, les cartes de crédit d’entreprise sont également l’une des fuites les plus notoires des fonds de l’entreprise en raison de mauvaises décisions des employés. Qu’il s’agisse de simples mauvaises décisions budgétaires ou de fraudes et de vols purs et simples, ces cartes créent des occasions indues qui incitent les employés à mal utiliser les fonds de la société.

Heureusement, vous pouvez réduire ces incidents au minimum avec une responsabilisation accrue. Lorsque vos employés savent que chaque dépense sera examinée et comptabilisée conformément aux politiques en vigueur, vous aurez probablement beaucoup moins besoin d’une vérification à l’avenir. Voici cinq des meilleures pratiques pour maintenir le niveau d’utilisation des cartes de crédit de votre entreprise.

Attribuez un utilisateur par carte

L’un des plus grands risques d’une carte de crédit d’entreprise est de ne pas être en mesure de déterminer qui a effectué un débit frauduleux ou suspect. Cela se produit le plus souvent lorsqu’une équipe ou un service entier partage une seule carte. Cela signifie que toute personne possédant le numéro, la date d’expiration et le code de sécurité peut théoriquement facturer une charge, avec ou sans la connaissance ou l’approbation du directeur de l’équipe.

En fait, les anciens employés qui se souviennent encore des détails peuvent même avoir accès aux cartes de service. La solution ? Assignez des cartes à des personnes, pas à des équipes. Chaque carte devrait porter le nom d’un employé et ce dernier est le seul responsable de l’utilisation qui en est faite. De cette façon, tous les frais sont directement liés à une personne qui peut être consultée et auditée. Quand ils partent, leur carte est annulée. Si une nouvelle personne a besoin d’un accès, elle reçoit une carte distincte avec un jeu de documents financiers distinct.

Établissez des lignes directrices claires

Rédigez de nouvelles lignes directrices au fur et à mesure que les situations se présentent. Ne négligez pas cette étape qui est particulièrement importante.

Lorsqu’il s’agit d’employés qui ont le pouvoir de dépenser, la meilleure façon de garder tout le monde sur la même longueur d’onde est d’avoir un ensemble clair de règles écrites. Vous devez définir le montant que les salariés sociaux sont autorisés à dépenser pour divertir un client, le moment où ils sont autorisés à accepter des forfaits de voyage et la manière dont il convient de dépenser les budgets journaliers. Plus vous avez défini de règles, plus il sera facile pour les employés de les respecter.

Bien sûr, des situations inattendues se produisent. Des erreurs de voyage se produisent et les employés doivent réfléchir consciencieusement. Et lorsqu’une dépense douteuse survient dans ces circonstances, vous réalisez qu’une nouvelle ligne directrice est nécessaire pour aider les employés à faire face à une situation semblable dans l’avenir. Soyez toujours prêt à rédiger une nouvelle directive de dépenses, avec clémence pour le premier employé qui rencontre une situation indéfinie. Songez à préparer un guide de référence facile à consulter pour que les employés puissent vérifier leur situation avant de prendre une décision ou de demander des conseils.

Assurez vous que les dépenses du client correspondent à un échéancier

Le paiement des dépenses des clients est absolument nécessaire pour un certain nombre d’emplois en comptabilité. Les membres de votre équipe qui sont responsables des relations avec les clients doivent être en mesure d’inviter les clients à déjeuner et de les divertir et souvent de payer leurs propres frais de déplacement. Cela signifie qu’ils ont besoin d’une marge de manœuvre raisonnable pour faire face à leurs dépenses, mais cela crée aussi la tentation de « faire des folies » sur des choses que la compagnie pourrait ne pas approuver, comme des améliorations personnelles à l’hôtel, des partenaires romantiques et des fêtes inopportunes.

La clé de la responsabilisation avec ce type de carte de crédit d’entreprise est un calendrier. Assurez-vous que vos employés qui divertissent les clients avec la carte de crédit peuvent rédiger un rapport clair sur la façon dont ils dépensent l’argent en divertissement et sur les dépenses payées pour chaque retrait sur la carte. Si les rapports ne correspondent pas, une vérification est la prochaine étape.

Disposez d’un plan clair et cohérent pour gérer les problèmes

Soyez prêt à faire face aux urgences et aux situations inattendues au fur et à mesure qu’elles se présentent. Beaucoup d’employés font des erreurs avec la carte d’entreprise lorsqu’ils doivent résoudre des problèmes par eux-mêmes. Manquer un vol, découvrir une voiture de location n’était pas réservé, traiter avec un client qui demande un dépassement de budget.

Si vous le pouvez, ayez un plan pour faire face aux situations imprévues et incontrôlables avant qu’elles ne se produisent. Les politiques sont un bon point de départ, mais vous voudrez peut-être aussi une ligne d’aide que les clients qui voyagent ou qui se divertissent peuvent appeler en tout temps pour obtenir de l’aide. Un gestionnaire ou un service de voyages et un gestionnaire financier disponibles pour des consultations situationnelles peuvent aider vos employés à prendre les bonnes décisions en matière de cartes d’entreprise au moment opportun.

Si, par contre, il y a des preuves d’utilisation frauduleuse de la carte, soyez très prudent quant au moment et à la façon dont vous choisissez de discipliner les employés qui dépassent leurs limites avec la carte d’entreprise. Que la punition soit à la mesure du crime. Soyez indulgent à l’égard des erreurs compréhensibles et strict à l’égard des abus flagrants de ce privilège.

De plus, soyez aussi transparent que possible afin que les autres membres de l’équipe puissent voir comment vous abordez soigneusement les questions comptables. Il sera ainsi plus facile pour les employés de signaler leurs propres erreurs et de venir vous voir lorsqu’ils craignent qu’un collègue utilise leur carte à mauvais escient sans craindre des conséquences déraisonnables.

N’hésitez pas à enquêter

Lorsqu’il s’agit de responsabilité financière, la tenue de dossiers est primordiale. Peu importe à quel point vous faites confiance à votre équipe et à quel point vous voulez être indulgent, le fait d’avoir des dossiers financiers irréprochables ne devrait pas nuire à ceux qui sont au-dessus de tout soupçon quant à leurs dépenses. Cela signifie que pour chaque dépense par carte de crédit d’entreprise, il doit y avoir une explication claire et bien définie.

Commencez par établir une politique qui consiste à rédiger un rapport chaque fois que la carte est utilisée. Tout comme la façon dont la police rédige un rapport chaque fois qu’elle doit tirer avec une arme à feu, ce n’est pas punitif quand c’est la procédure normale. Et si quelque chose ne s’aligne pas immédiatement sur le papier, n’hésitez pas à enquêter. Demandez au détenteur de la carte de rédiger un rapport plus clair, d’expliquer les circonstances inhabituelles ou de faire une vérification si nécessaire. C’est toujours mieux de savoir.

Pour conclure

Garder les comptes de carte de crédit d’entreprise au niveau nécessite une combinaison de politiques bien écrites, de tenue de registres et de gestion experte. Lorsque vos employés savent exactement quand et comment ils sont autorisés à utiliser leurs cartes, tout le monde aura plus de facilité à utiliser leurs cartes correctement sans erreurs ni tentation de faire des folies sans autorisation.