Comment gérer les données sensibles au sein de l’entreprise ?

La protection des données sensibles est un enjeu majeur pour les entreprises, et ce d’autant plus que les systèmes informatiques ne cessent de montrer leurs failles. Qu’il s’agisse de prendre en compte la conformité réglementaire (exemple : règlement RGPD) ou encore de protéger les données vulnérables des inventions toujours plus précises des pirates informatiques, il est essentiel d’avoir des solutions efficaces pour protéger les données sensibles de l’entreprise. Voyons dans cet article les solutions existantes.

Acquérir un destructeur de documents pour supprimer les données confidentielles de l’entreprise

En tant que dirigeant d’entreprise ou d’organisation, il est fortement recommandé de détruire tous les documents sensibles concernant les données à caractère personnel.

L’un des moyens les plus efficaces pour sécuriser ses données est encore… de les détruire ! En effet, détruire les données caduques et/ou dont vous n’avez plus l’utilité permet de se protéger d’éventuels piratages ou de divulgations qui mettraient en péril votre politique de confidentialité. Leur divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée.

Bien sûr, il est possible de procéder à un archivage des données périmées, mais aucune solution n’étant à 100% fiable, il est toujours possible qu’un pirate ou qu’une personne mal intentionnée s’en empare et divulgue les données contenues dans les archives. Il est donc impératif d’éviter l’usurpation d’identité, l’espionnage industriel, sous peine de 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende. La solution idéale, dès lors, serait donc de détruire, à l’aide d’un destructeur de documents, les données confidentielles dont vous n’avez plus besoin, ou dont vous conservez la copie en lieu sûr.

Vous pouvez pour cela joindre un grossiste en papeterie, fournisseur de matériel de bureau pour les entreprises, afin acquérir un destructeur de documents. Ainsi, vos documents et autres papiers ne quitteront pas vos locaux sans avoir été détruits. Voici quelques critères qui vous permettront de choisir votre destructeur de documents : la capacité, le type de document à détruire, la vitesse de destruction, la sonorité, le niveau de sécurité, l’encombrement…

Sécurisation des données : une priorité pour toutes les entreprises

Alors que les cyberattaques n’ont jamais été aussi nombreuses, il est important de prendre conscience que tout type d’information (même les informations qui ne paraissent pas stratégique), peut être utilisée à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise, à partir du moment où elle est confidentielle.

La sécurisation des données sensibles est un sujet qui concerne toutes les entreprises : publiques, privées, TPE, PME, grandes entreprises, mais aussi fondations et associations.

Qui pourrait, alors, bénéficier de fuites d’information et/ou de piratage de données ? Les parties prenantes sont plus nombreuses que vous ne le soupçonnez : il peut s’agir de salariés ou d’anciens salariés, bien sûr, mais aussi de clients, de concurrents, d’investisseurs, et même d’agences gouvernementales.

N’oubliez pas que les instances dirigeantes de votre entreprise (comité de direction, conseil d’administration…) ont souvent accès à des informations sensibles, qui servent à définir la stratégie et les orientations de l’entreprise.

Cette confidentialité instaure un privilège pour les instances de direction en interne, mais aussi en externe par rapport aux investisseurs (ou aux entreprises concurrentes) : politique salariale, portefeuille de clients, données financières, stratégies à court ou long terme, prévisions de recrutement, etc.

Même une information a priori non importante, et non publiée, peut se retrouver dans les médias ou relayée sur les réseaux sociaux au cas où elle serait divulguée à la mauvaise personne, que ses intentions soient honnêtes ou non.

Par exemple : une association ou une fondation travaillant sur le sujet de l’environnement se retrouverait en difficulté si le programme et la stratégie de ses opérations futures étaient dévoilés. Cela contreviendrait à sa politique et ses engagements de protection des données et de confidentialité, qui n’ont pas vocation, par définition, à être rendus publics.

On voit donc que toutes les informations d’une entreprise sont potentiellement sensibles, même celles qui paraissent insignifiantes. Pour les protéger, des solutions existent : la destruction des données caduques, comme nous l’avons vu, mais aussi la maîtrise du flux d’information.

Maîtriser l’information pour protéger les données sensibles de son entreprise

Nous avons vu qu’il existe de nombreux enjeux de maîtrise de l’information dans les entreprises. Mais qu’est-ce que ça signifie exactement ?

Maîtriser l’information, en réalité, consiste pour l’émetteur d’une information (considérée comme sensible ou non) d’être en capacité de savoir qu’il est en possession de l’information, ainsi que la possibilité d’en refuser l’accès si cela s’avère nécessaire. C’est, en quelque sorte, maîtriser de bout en bout le circuit de l’information, de l’émetteur jusqu’au destinataire.

Il est donc nécessaire d’étendre ce degré de maîtrise à l’ensemble des flux d’information qui s’opèrent au sein de votre entreprise, avec pour objectif final de protéger et de sécuriser l’ensemble des canaux d’information.

La circulation des données, sensibles ou non sensibles par e-mail ne rend malheureusement pas possible une telle maîtrise de l’information. Dans le cadre de l’organisation d’une instance dirigeante, l’ordre du jour et certains documents préparatoires sont parfois envoyés par e-mail, et transitent par de nombreuses personnes : membres des instances, mais aussi assistantes, etc. Transférés, copiés, imprimés, l’ensemble de ces e-mails ne permettent alors absolument pas la maîtrise complète du processus de protection de l’information.

Le transfert de documents sécurisé (via un logiciel ou un procédé informatique), ou encore la protection de ces documents par un mot de passe uniquement connu des intéressés, ne sont pas non plus satisfaisants, car ils restent faillibles. Un pirate informatique, ou une personne tout simplement malveillante peut facilement les intercepter. D’autre part, protéger des documents avec des mots de passe rend l’accès à ces documents particulièrement complexe pour les parties prenantes, ce qui ne permet pas de faciliter l’organisation des réunions.

Savoir sécuriser les données de l’entreprise, une priorité

Il est donc recommandé de mettre en place une sécurisation et une protection des données sensibles sur toute la chaîne de circulation : transmission de documents, interactions par email, suivi des projets, communication entre équipes, etc.

Évidemment, procéder à une sécurisation des données sensibles de l’entreprise ne doit pas nuire à la facilité et à la fluidité des échanges, ni à l’organisation de l’activité. La finalité recherchée concernant la sécurité des données sensibles ne doit pas entrer en contradiction avec la finalité concernant les modes d’organisation de l’activité de l’entreprise.

Pour maîtriser l’information et les données sensibles, l’objectif est double : protéger les documents importants et les flux de communication, via divers outils (qu’ils soient informatiques ou non), et améliorer la fluidité des échanges.