Comment sécuriser les bulletins de paie dématérialisés ?

Avec les progrès technologiques donnant un accès instantané à de nombreux services pratiques, il est plus facile de comprendre pourquoi les fiches de paie numériques sont devenues plus courantes pour les entreprises. Alors que la fiche de paie papier que nous recevons à la fin du mois peut sembler quelque peu emblématique, les fiches de paie sous forme numérique présentent de nombreux avantages pour les employeurs et les employés.

Même si la dématérialisation des bulletins de salaire permet d’alléger et de simplifier la procédure de gestion de paie dans une entreprise, encore faut-il qu’elle soit complètement sécurisée pour être fiable. Voici des conseils d’expert pour sécuriser les bulletins de paie dématérialisés.

Utiliser un coffre-fort numérique pour sécuriser les bulletins de paie dématérialisés

Les fiches de paie numériques permettent :

• la réduction des coûts de traitement,
• l’accès instantané aux informations,
• la confidentialité des données.

Avec un coffre-fort électronique, vos collaborateurs peuvent accéder facilement et en toute sécurité à leurs fiches de paie numériques. En ce qui concerne les employeurs, ils bénéficient d’un espace sécurisé grâce à un coffre-fort électronique pour déposer les bulletins de paie, accessibles aux collaborateurs via un mot de passe sécurisé.

Déposer ou accéder au bulletin de salaire d’un coffre-fort numérique de manière sécurisée

Signés et scellés électroniquement, les bulletins de paie dématérialisés sont transmis dans le coffre-fort numérique du salarié. Pour réaliser ces opérations, les entreprises font appel à un spécialiste en distribution et en stockage extérieur des données.

L’employé peut accéder à son coffre-fort numérique à l’aide de son compte personnel d’activité ou CPA. Il convient de préciser que le prestataire qui offre ce service d’installation de coffre-fort numérique doit avoir la reconnaissance du ministère du Travail. Grâce à ce compte CPA, l’usager peut accéder facilement à l’ensemble de la fiche de paie dématérialisé émis tout au long de sa durée de travail dans l’entreprise.

La valeur d’un bulletin de paie électronique accessible via le coffre-fort numérique

Les fiches de paie électroniques et les modèles papier possèdent les mêmes valeurs. Vous pouvez vous en servir comme preuve juridique en cas de litige ou de conflit. Même chose si vous souhaitez demander une retraite ou entamer des démarches administratives en tout genre.

Un bulletin numérique vous permet aussi de bénéficier d’une couverture sociale. On y trouve les mêmes informations que celles mentionnées sur les bulletins de paie en papier. Ce sont notamment :

• l’identification de l’employeur,
• l’identification de l’employé,
• le nombre d’heures de travail effectué.

Le coffre-fort numérique, un gage de fiabilité, de traçabilité et d’accessibilité

Le coffre-fort numérique permet aux salariés de consulter à tout moment les bulletins de paie numériques émis par son ou ses employeurs. Il s’avère même efficace pour tracer et archiver les documents RH dans un espace numérique entièrement sécurisé. Notons que l’espace de stockage d’un coffre-fort numérique est garanti pendant plus de 50 ans.

Force est de constater que certains salariés ont encore du mal à accepter la valeur juridique des bulletins de paie dématérialisés. La preuve, 40 % d’entre eux les suppriment systématiquement.

Ce n’est pas le cas des jeunes générations qui adoptent volontiers cette nouvelle forme de bulletin de salaire. La raison est simple : ils apprécient l’instantanéité du processus et l’accessibilité des données. En effet, où que vous soyez et quand vous le souhaitez, vous pouvez consulter votre compte CPA. Pour ce faire, il vous suffit d’avoir un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encourage aujourd’hui les DRH à se lancer dans la dématérialisation. Pour causse, il veut à tout prix garantir la protection des données personnelles des salariés. Puis, il existe actuellement des systèmes de plus en plus performants et sécurisés avec des données entièrement cryptées.

L’envoi des fiches de paie par mail pour sécuriser les bulletins de paie dématérialisés

En aucun cas la législation RGPD n’interdit l’envoi de fiche de paie par mail. Cependant, les responsables doivent prendre des mesures pour protéger la fiche de paie de chaque employé envoyé par mail. Pour ce faire, l’on peut par exemple envisager de les protéger avec un mot de passe uniquement choisi par l’employé.

Petite précision : on considère l’utilisation d’un mot de passe générique et identique comme une violation du RGPD. La responsabilité incombera à l’employeur, car il est de son devoir de prendre les mesures nécessaires afin de protéger les informations personnelles de ses employés. C’est pourquoi on considère le coffre-fort numérique comme le système le plus sécurisé.

L’OMS (Output Management Software) pour sécuriser les bulletins de salaire dématérialisés

L’OMS est une solution logicielle efficace et très sécurisée permettant de centraliser et de simplifier la préparation des données avant leur envoi. Sur les fiches de salaire de vos employés, ce logiciel peut créer des codes-barres (BCR, OMR, 2D) visant à assurer la sécurité des données employées.

Généralement, on utilise l’OMS pour livrer des documents aux clients, aux prospects, aux fournisseurs et aux sous-traitants. Cela inclut les utilisateurs internes, comme le service financier et les ressources humaines. La livraison se fait via différents canaux de communication, à savoir :

• le courrier électronique,
• les SMS,
• les pages web,
• le fax,
• les sites de réseaux sociaux,
• l’impression,
• l’archivage.

L’accès en libre-service à distance pour optimiser et sécuriser les bulletins de paie dématérialisés

La législation RGPS recommande aux entreprises l’utilisation d’un système de sécurité performant. Le but est de fournir aux particuliers une plateforme de libre-service sécurisée offrant un accès à distance aux informations.

Pour une sécurité maximale, il est recommandé, mais pas obligatoire, de proposer un portail en libre-service sécurisé pour envoyer et stocker en toute sécurité les fiches de paie ainsi que d’autres documents de paie sensibles.

Sur un système en libre-service, tel que BrightPay Connect, les employés peuvent accéder à distance aux informations de paie (fiche de paie, coordonnées, contrat de travail…). Ils peuvent également demander un congé et consulter leurs droits aux congés annuels.

L’accès aux fiches de paie et aux coordonnées personnelles via un système sécurisé d’accès à distance assure une flexibilité ainsi qu’une transparence totale.