Comment simplifier la collaboration en entreprise ?

L’organisation d’une entreprise est fondée sur plusieurs principes clés. La collaboration fait partie de ceux qui se comptent parmi les plus importants. Elle est au cœur de l’activité, car elle permet de mobiliser et de coordonner tous les membres d’une entreprise. Elle aide aussi à améliorer la performance et la productivité en favorisant le partage et la synergie. Une bonne coopération des acteurs aboutit à une meilleure gestion globale des projets. De manière générale, elle facilite le travail de chacun. Il est donc opportun de prendre certaines mesures visant à la simplifier. Nous vous en donnons quelques-unes que vous pouvez intégrer à votre organisation.

Optez pour une plateforme collaborative numérique

Le développement du numérique offre de nombreux avantages grâce à la conception d’outils tous plus utiles les uns que les autres. Les plateformes collaboratives sont incluses dans les fruits de cette évolution. Il s’agit de solutions mettant à la disposition de votre entreprise, un espace virtuel privé. Dans ce dernier, vous avez accès à une panoplie de fonctionnalités qui vont dans le sens d’une meilleure collaboration.

Quelles sont les fonctionnalités des plateformes collaboratives ?

Il existe une multitude de solutions collaboratives pour lesquelles vous pouvez opter. Elles proposent des fonctionnalités tout aussi variées. Toutefois, il est fréquent de retrouver certains impératifs qui font la base de la bonne coopération.

Envoi de messages

Ce type de solution s’appuie sur une communication améliorée de vos équipes. De fait, il permet d’échanger entre collègues de la manière la plus simple possible. Tous les messages professionnels passent par un seul canal auquel tout le monde a accès. La circulation de l’information est donc boostée.

Partage de documents

Les documents sont indissociables de l’activité d’une entreprise. Qu’ils soient numériques ou pas, ils regroupent l’ensemble des projets. Avec une plateforme collaborative, vos équipes auront énormément de facilité à se partager les documents importants. En plus de favoriser la réactivité de tous, cela réduit les délais de traitement de certaines tâches. Les données requises sont immédiatement disponibles et peuvent être retrouvées à tout moment.

Utilisation d’applications spécifiques

La plupart des plateformes collaboratives intègrent des applications particulières à leurs interfaces. Elles sont destinées à répondre à des besoins précis de votre organisation. Il peut être question d’un outil de vidéoconférence dans le but de fluidifier et d’accélérer les meetings. D’autres solutions vous permettent de créer et de gouverner des équipes à votre guise.

Cela peut être particulièrement utile. Si vous cherchez à simplifier la collaboration et à en savoir plus sur Microsoft Teams, vous apprendrez que cette plateforme met aussi l’expérience utilisateur au centre de ses priorités. Plus une plateforme collaborative est simple, fluide et attractive, plus vos collaborateurs auront du plaisir à en faire usage. Toujours dans cette optique, nous vous recommandons de l’intégrer à l’intranet. De cette façon, son utilisation est améliorée. Les employés sont mieux connectés entre eux et accèdent plus rapidement aux ressources de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative ?

Du fait de ces nombreuses possibilités, les plateformes collaboratives numériques sont bénéfiques de bien des manières. Elles contribuent à l’échange rapide de données dans l’entreprise. La communication et la coordination en sont donc plus aisées. En outre, elles font office d’outils de centralisation des documents.

Cela limite les pertes de données et consolide la sécurité. Un autre point fort de ces solutions est qu’elles stimulent la créativité de vos équipes. Les outils d’édition en temps réel permettent à chacun d’apporter des idées qui seront appréciées et améliorées.

Améliorez la cohésion de vos équipes

La collaboration des membres de votre entreprise sera très simple si ces derniers pensent et bougent à l’unisson. Autrement dit, il faut un groupe soudé pour obtenir une coopération vraiment durable. Il vous revient donc, en tant que leader, de faire en sorte de développer la cohésion dans chacune de vos équipes. Pour y arriver, vous avez le choix entre plusieurs manières de procéder.

Mettez en place des bureaux collaboratifs

Il peut arriver que la structure ou même l’agencement de votre entreprise ne soit pas en faveur de vos objectifs. Vous pouvez changer cela en revisitant votre organisation du travail. Il est possible par exemple de remplacer les bureaux cloisonnés par des espaces collaboratifs. Contrairement aux bureaux isolés, ils ouvrent chacun des membres de vos équipes aux autres.

Ils encouragent les interactions et la création de liens. Pour bien mettre en place ce type de disposition, vous devez respecter certaines règles. Premièrement, misez sur la diversité. Un bureau collaboratif sera d’autant plus apprécié qu’il donne l’accès à de multiples aires de travail. Variez les décors et les agencements pour briser le sentiment de monotonie.

Le mobilier et l’aménagement doivent être choisis dans cette optique. Deuxièmement, vous devez tout de même penser à l’intimité de chacun de vos collaborateurs. Il est donc opportun de prévoir des espaces silencieux où il est possible d’avoir des moments de tranquillité qui sont toujours les bienvenus.

Pour finir, vous devez privilégier les outils qui offrent une certaine mobilité. Une erreur à ne pas commettre avec ce type de disposition est de forcer la proximité. L’aménagement doit donner la liberté à chacun de s’épanouir convenablement.

Organisez des activités de team building

Le team building fait littéralement référence au renforcement d’équipe. Cette méthode s’avère parfaitement indiquée si vous désirez améliorer la cohésion entre vos collaborateurs. Elle implique l’organisation d’activités en dehors du cadre professionnel. Ludiques, sportives ou créatives, ces dernières soudent, rassemblent et motivent vos équipes.

Elles sont importantes dans la mesure où elles offrent un environnement neutre et loin du stress occasionné par le travail. Il est plus facile pour certaines personnes de se détendre et de tisser des liens avec leurs collègues dans ces conditions. Pour vous, elles représentent une occasion en or d’analyser vos collaborateurs.

Vous pourrez repérer les éventuels problèmes, les groupes déjà soudés et ceux qui le sont moins. Il s’agit d’informations précieuses pour orienter certaines de vos décisions. Afin que tout se passe bien, vous devez prendre le temps de planifier votre événement. Le lieu, la date et les activités prévues sont à déterminer en impliquant tous les participants.

En fonction de votre budget, vous pouvez même étendre votre événement sur plusieurs jours. Cela peut durer tout un weekend pour que tout le monde puisse réellement en profiter. Il existe des professionnels qui sont susceptibles de vous accompagner dans l’organisation pour faire de votre démarche un véritable succès.

Le team building peut aussi vous aider à encourager le travail en équipe. Durant l’événement, vous pouvez introduire un moment spécifique pour récompenser des groupes qui font preuve d’une certaine entente professionnelle. Cela permettra de souligner à tous les autres membres qu’il est préférable d’unir leurs forces et leurs connaissances.

Instaurez des valeurs fortes pour renforcer la collaboration

Outre les dispositions à prendre, l’ambiance de l’entreprise peut aussi simplifier la collaboration. Elle doit être articulée autour de valeurs précises que vous vous emploierez à définir.

La transparence

Aucune collaboration n’est possible sans transparence totale. Il faut que tout le monde soit au même niveau d’information dans chaque équipe. Pour que cela soit effectif, vous serez peut-être dans l’obligation de supprimer certains protocoles de communication qui altèrent et retardent l’information. Privilégiez des canaux directs et qui passent les messages de manière globale.

La bonne gestion du temps

Collaborer c’est aussi pouvoir adapter le planning de chacun pour permettre des concertations et des réunions nécessaires. Pour cela, il faut une gestion du temps impeccable. Cela permettra d’accroître la qualité de chaque échange et d’augmenter les performances.

La positivité

Vous devez toujours amener vos équipes à rester positives. Travailler en groupe est toujours compliqué, surtout lorsque la tâche se révèle particulièrement rude. Il est alors important qu’elles puissent surmonter leur difficulté en ayant la bonne attitude. De cette façon, elles seront en mesure d’avancer plus aisément et de mieux collaborer à l’avenir.

La confiance

Elle doit faire partie intégrante de votre culture d’entreprise. La confiance est essentielle pour mettre tous vos collaborateurs à leur aise. Si ces derniers éprouvent des réticences sur cet aspect, ils seront moins enclins à contribuer à l’évolution du groupe. Il faut qu’ils puissent se fier complètement à leurs collègues pour bien s’intégrer et participer activement.

Pour développer la confiance, vous devez mettre tout le monde sur un même pied d’égalité. Le favoritisme est à prohiber à tout prix. En tant que leader, vous devez rester juste et impartial. Aussi, permettez à vos collaborateurs de s’épanouir convenablement. Pour aller plus loin, vous pouvez même les aider à parfaire leurs connaissances et leurs compétences. Encouragez-les à croire en eux pour qu’ils utilisent tout leur potentiel en toute confiance.

La responsabilisation

Il est fréquent que certains employés profitent du prétexte de la collaboration pour procrastiner ou simplement couvrir leurs échecs. Vous devez éviter cela en responsabilisant tout le monde. Même dans chaque équipe, tous les membres doivent avoir un rôle précis qui leur est attribué. Situer les responsabilités ne sera plus compliqué avec une telle manière de procéder. Elle favorise aussi l’implication de tous.

Bien entendu, rien ne vous empêche de combiner tous ces techniques et procédés pour avoir des résultats probants. L’essentiel est de les adapter convenablement à votre entreprise pour un maximum d’efficacité.