Entreprise : pourquoi opter pour un central téléphonique ?

Le domaine de la télécommunication ne cesse d’évoluer au fil des années, surtout avec le développement d’internet et la digitalisation massive de l’économie. Le téléphone fixe est placé en seconde position, parce que les smartphones prennent de plus en plus de place dans la vie quotidienne des gens. Toutefois, dans les TPE et les PME, le téléphone fixe reste un levier de communication indispensable et nombreuses sont celles qui optent pour le central téléphonique. Qu’est-ce qu’un central téléphonique ? Quels sont ses avantages ?

Central téléphonique : qu’est-ce que c’est ?

Un central téléphonique est aussi connu sous le nom de standard téléphonique qui constitue la pierre angulaire du réseau de télécommunication. Il permet la gestion efficace de tous les appels sortants et entrants. C’est une technologie de pointe qui répond aux besoins des utilisateurs (besoins les plus précis) de manière automatisée. Il peut s’agir de messagerie vocale, de message d’attente, transferts d’appels, etc.

En ce qui concerne le central téléphonique, son principe est comme suit : plusieurs postes téléphoniques sont mis en relation avec un ensemble d’un ou plusieurs commutateurs, de manière analogique ou numérique. Ces derniers peuvent être publics ou privés. On a le plus souvent recours au réseau internet pour transmettre les données entre le central téléphonique et les différents postes qui existent.

Les avantages d’un central téléphonique

Investissement rentable sur le long terme

Pour les Petites et Moyennes Entreprises, le central téléphonique procure plusieurs avantages importants. C’est une solution utile et pratique durant leur développement. Comparés à l’installation d’un téléphone classique, les besoins en équipements pour les systèmes IP ou VoIP sont assez moindres.

En utilisant un central téléphonique qui est dédié aux professionnels, il ne sera plus nécessaire de faire un investissement dans un commutateur et dans du câblage. Il suffit d’avoir une connexion internet.

L’utilisation de ce standard téléphonique permet de réduire les frais qui sont destinés à la communication. L’utilisation d’un central téléphonique permet aux collaborateurs de communiquer de manière gratuite, tandis que les coûts peuvent être plus faibles pour appels externes.

Le coût de la maintenance peut être très faible, parce qu’il y a moins de matériel déployé. D’autant plus que les fournisseurs qui se trouvent sur le marché sont très nombreux, proposant un prix à la baisse.

Augmentation du taux de réponse aux appels

La centralisation de l’ensemble des appels sortants et entrants est assurée grâce au central téléphonique dans le VoIP ou le cloud. Cela permet de montrer une image positive de l’entreprise au public.

Il n’est donc plus possible de rater un appel grâce à ce concept. L’entreprise ne pourra donc plus échapper à la fidélisation ou à la conversion, garantissant ainsi l’augmentation des bénéfices et des recettes.

Fonctionnalités innovantes

L’utilisation d’un central téléphonique est assez facile. Il est d’autant plus flexible de manière plus considérable lorsqu’on utilise avec ce concept la technologie IP.

Généralement, c’est au niveau du serveur de l’opérateur qu’est installée la plateforme. Il est donc possible de procéder au paramétrage des différentes fonctionnalités sur cette même plateforme.

Il est aussi plus facile de créer des scénarios différents et de passer à leur automatisation. Il est même possible de procéder à la synchronisation des agendas, les renvois et les transferts d’appels, etc.

Il existe aussi beaucoup d’opérations offrant des solutions nomades ; ce qui permet, d’autant plus, de ne pas rater d’appel, même en étant absent sur le lieu de travail (en voyage par exemple)

Possibilité de proposer plusieurs offres adaptées aux besoins des utilisateurs

Tout utilisateur ayant choisi un central téléphonique peut bénéficier d’une installation clé en main. C’est ce que propose la majorité des entreprises fournissant les équipements.

Ils pourront bénéficier de la flexibilité des offres (adaptés à diverses configurations possibles). Il est aussi nécessaire de savoir que les messages d’absence en répondeur pourront être enregistrés dans un studio auprès d’un expert.

Les TPE et les PME bénéficient de plusieurs avantages qui ne sont pas négligeables grâce à l’utilisation d’un central téléphonique. Il faut alors savoir choisir en tenant compte des besoins et des fonctionnalités qui sont intégrées.

Comment fonctionne un central téléphonique ?

Pour savoir comment fonctionne un central téléphonique, il faut commencer par connaître les différents modèles de centraux téléphoniques qui existent. On peut trouver le VoIP, le PABX, l’IPBX, ainsi que le Centrex.

Chaque modèle présente ses propres particularités et fonctionnalités. Toutefois, on peut trouver certaines fonctionnalités qui sont communes à tous les modèles.

De manière générale, un central téléphonique doit être capable de :

• La distribution des appels entrants en fonction des filtres qui ont été convenus au préalable
• La gestion des appels autant vers l’extérieure que vers l’intérieur de l’entreprise
• La télécopie ou la transmission des documents à distance
• La gestion d’une Boîte vocale et le traitement de la voix

Il est également possible que les terminaux téléphoniques soient équipés de fonctionnalités comme la numérotation, la messagerie, les informations de contact, etc. Ce sont des terminaux qui peuvent être numériques ou analogiques. On peut constater la différence sur la manière de transmission et d’enregistrement des signaux sonores.

Le central téléphonique permet d’avoir un numéro unique que l’entreprise pourra utiliser en son nom. Il peut par la suite être redistribué vers les postes différents.

Suite à l’évolution du central téléphonique, il existe encore de plus en plus de choses qui sont rendues possibles. Il existe des modèles qui peuvent désormais être connectés à des téléphones mobiles, des ordinateurs, des tablettes, etc.

Comment choisir un modèle de central téléphonique ?

Il est assez difficile de trouver le bon modèle de central téléphonique à choisir parmi les différents appareils qui existent.

Choisir en fonction des informations de base

Il est nécessaire d’identifier les besoins de son entreprise pour pouvoir choisir le bon modèle de central téléphonique à utiliser. Il faut donc avoir une vue d’ensemble en ce qui concerne la structure de l’entreprise.

Il faut donc identifier le nombre d’employés qui sont souvent au bureau et ceux qui sont souvent en déplacement en prospection ou chez des clients. Il faut également identifier leur besoin en téléphone (téléphone personnel ou téléphones partagés).

Lors de cette étude, il est nécessaire de commencer par communiquer avec les employés de l’entreprise, surtout ceux qui utilisent régulièrement un moyen de communication. Ce sont eux qui pourront déterminer avec exactitude les besoins de l’entreprise.

Tenir compte du budget.

Il est également nécessaire de prendre en compte le budget que l’entreprise est prête à investir dans le central téléphonique pour pouvoir choisir ce qui convient le mieux.

En effet, le prix des modèles peut beaucoup varier en fonction de leurs fonctionnalités. C’est donc un facteur très important.

Tenir compte de la durée d’utilisation nécessaire

Il faut d’abord identifier le terme de son investissement pour pouvoir choisir le bon modèle. Il faut également identifier si l’investissement doit être rentabilisé sur un délai plus large ou sur un court délai. C’est aussi un facteur essentiel pour la détermination du budget.

Tenir compte des fonctionnalités

Pour trouver le bon modèle à utiliser, il est aussi très important de tenir compte des fonctionnalités que l’entreprise souhaite retrouver sur son central. On peut trouver 3 types de centraux téléphoniques à savoir :

• Les centraux téléphoniques simples qui conviennent aux entreprises souhaitant seulement appeler, et qui recherchent la qualité et la stabilité à un bon prix. C’est la solution la moins chère.
• Les centraux complexes qui conviennent aux entreprises qui ont utilisé les centraux téléphoniques simples, et qui veulent par exemple intégrer l’apparition de noms ou le téléphone mobile sur son central. Ces types de centraux sont des modèles hybrides (téléphone classique, avec des fonctionnalités supplémentaires).
• Les centraux haut de gamme qui possèdent plus de fonctionnalités que les précédents (comme le VoIP par exemple).