La mise en place de la comptabilité d’une entreprise

La création d’une entreprise génère automatiquement des obligations légales pour l’entrepreneur, en matière fiscale, mais aussi en matière de gestion. Une de ces obligations est la mise en place de la comptabilité de l’entreprise. La tenue d’une comptabilité consiste à enregistrer, à classifier les différentes opérations financières de l’entreprise, afin d’avoir une présentation chiffrée de l’état financier et du résultat comptable de l’entreprise durant une année d’exercice. Dans ce sens, la mise en place de la comptabilité d’une entreprise est une étape primordiale. Voici tous les points à savoir en la matière.

À quel moment faut-il mettre en place la comptabilité d’une entreprise ?

L’immatriculation d’une entreprise soulève automatiquement plusieurs questions, surtout en termes de gestion. Pour une efficacité et une efficience des activités, l’entrepreneur est amené à un moment donné à mettre en place sa comptabilité. La question est de connaître le moment favorable pour sa mise en œuvre.

Dans tous les cas, il faut mettre en place sa comptabilité le plus rapidement possible. Il est vrai que certaines activités ne requièrent pas la connaissance des informations issues de la comptabilité pour pouvoir contracter avec les fournisseurs et les clients, comme le cas d’une activité de négoce. D’une certaine manière, il s’agit des entreprises qui se spécialisent dans la commercialisation de biens d’équipements ou bien des biens de consommation.

Cependant, de tenir une comptabilité est indispensable, quelle que soit l’activité de l’entreprise, et indépendamment de sa taille, pour retracer les différentes transactions financières.

Quel système comptable pour quel régime d’imposition ?

Le choix du système comptable à mettre en place ne se fait pas à coup de tête, il dépend essentiellement du régime d’imposition des bénéfices de l’entreprise.

Ainsi, nous avons d’un côté le système de comptabilité adéquat pour le régime réel : la comptabilité d’engagement, ou la comptabilité de trésorerie. D’un autre pour les entreprises de petites envergures, il s’agit de la comptabilité du micro-entrepreneur.

La comptabilité d’engagement

Elle est relative aux entreprises sous le régime réel d’imposition. En principe, ces entreprises transcrivent les recettes acquises ainsi que les dépenses engagées dans leur comptabilité, et de manière immédiate.

La comptabilité de trésorerie

Ce système est adopté par les entreprises sous un régime simplifié d’imposition, ou en déclaration simplifiée. Contrairement à la comptabilité d’engagement, elle est plus facile à gérer, puisque :

• Le comptable n’enregistre, durant l’année d’exercice, que les flux ayant des impacts directs sur la trésorerie ;
• L’enregistrement des dettes, qui ne sont pas encore réglées, ainsi que des créances, ne se fait qu’au moment de la clôture de l’exercice comptable.

Les comptables ont donc le droit de ne pas gérer la comptabilité au jour le jour des transactions.

Que l’entreprise soit sous le régime simplifié ou le régime réel, l’entrepreneur doit faire appel à un expert-comptable.

La comptabilité du micro-entrepreneur

Ce système est encore plus simplifié. L’obligation comptable ne concerne que :

• La tenue d’un livre de recettes ;
• La tenue d’un registre de dépenses. Elle n’est cependant obligatoire que pour les activités de ventes, ou de prestation de services liées à l’hébergement.

Il s’agit donc de dégager le bilan comptable de l’entreprise. Ces deux documents doivent décrire et contenir les informations relatives à chacune des opérations faites. De plus, il n’est pas tenu de présenter ses comptes annuels. En principe, les micro-entrepreneurs ne font pas appel à des experts-comptables.

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place la comptabilité d’une entreprise ?

Avant d’entamer les étapes de la mise en place de la comptabilité, il reste intéressant de connaître les différents acteurs qui peuvent se charger de la comptabilité.

Les acteurs de la comptabilité

L’organisation et la tenue de la comptabilité peut être faite par :

• L’entrepreneur même, où il sera le responsable de toutes les affaires y afférentes, soit ;
• Un expert-comptable, ou ;
• L’entrepreneur et l’expert-comptable en même temps, où chacun se charge d’un tel type de travail.

Note : la tenue d’une comptabilité requiert malgré tout, un minimum de savoir-faire. Donc, assurez-vous de suivre préalablement une formation de comptabilité, ou entourez-vous d’experts.

La mise en place de la comptabilité d’une entreprise

Elle se fait en quatre grandes étapes, comprenant en premier lieu le choix du logiciel comptable.

–  Choisir le logiciel comptable

Pour faciliter les opérations de comptabilité, de les moderniser et de les automatiser, l’entreprise doit utiliser un logiciel à cet effet. Il doit cependant répondre aux différentes normes mises en place. Plusieurs choix sont possibles, selon la taille de l’entreprise : logiciel en ligne ou installer un logiciel sur un ordinateur. Mais pour y voir plus clair, il est nécessaire d’avoir l’avis d’un expert en la matière.

Si l’entrepreneur choisit de ne pas régulariser ses comptes en ligne, il devra dans ce cas disposer d’un logiciel complet. Ce dernier se charge de l’enregistrement des écritures comptables, mais aussi l’élaboration des livres comptables qui sont à caractères obligatoires, et les comptes annuels.

–  Choisir l’expert-comptable

Cette étape n’est pas obligatoire dans le cas où l’entrepreneur déciderait lui-même de se charger des questions comptables. Dans le cas contraire, deux cas de figure sont possibles :

• Soit laisser l’expert-comptable se charger de la section comptabilité dans sa totalité. Cette option permet à l’entrepreneur de se libérer des aspects de la comptabilité, il lui suffit de faire et de remettre à l’expert les différentes pièces utiles. Cependant, la rémunération du cabinet d’expertise sera définie en conséquence ;
• Soit se charger d’une partie et déléguer certaines affaires comptables à l’expert. En principe, les petits enregistrements sont effectués par l’entrepreneur, tels que : l’enregistrement des factures relatives aux achats et ceux de vente, mais aussi l’enregistrement des opérations de trésorerie. L’expert-comptable, quant à lui, se charge de l’enregistrement comptable des autres opérations : déclaration des taxes, ou autre, ainsi que l’élaboration des comptes annuels.

–  Mettre en place le plan comptable

Cette étape s’effectue sur le logiciel comptable. Il s’agit du paramétrage du logiciel. Le logiciel propose un plan comptable standard, à adapter selon la spécificité des activités de l’entreprise, ainsi que selon son organisation. Il doit cependant être conforme au Plan Comptable Général ou communément appelé le PCG.

Comptablement, la spécificité de ce plan dépend des attentes des dirigeants de l’entreprise. Là encore, il est préférable de faire appel à un expert pour pouvoir l’optimiser, et qu’il puisse répondre aux différentes perspectives.

–  Classer les pièces relatives à la comptabilité

Malgré l’informatisation des procédures comptables, les pièces justifiant les opérations doivent rester sous leur forme originale ; c’est-à-dire en version papier si elles ont été délivrées comme telles. À cet effet, la classification de ces pièces doit être très méthodique pour que le comptable ou l’expert-comptable puisse s’y retrouver à tout moment, en cas de besoin. La méthode de classement permet de lier de manière efficace les pièces justificatives d’une part et de l’autre son écriture comptable.

La classification des opérations se fait ainsi généralement selon leur chronologie, et selon le titre de la pièce, c’est-à-dire selon un ordre alphabétique. Le logiciel attribue un numéro à chaque pièce justificative lors de la transcription des opérations.

Les opérations de comptabilisation

Nous avons évoqué plus haut le logiciel comptable qui permet l’exécution de manière rapide et simple la transcription des opérations comptables.

Il englobe ainsi tous les aspects liés à la compta d’une entreprise, et ce passant par la saisie des différentes opérations courantes de l’exercice : les factures, les relevés de la banque, les déclarations de taxes.

Il permet également d’élaborer les comptes annuels en fin d’exercice, comprenant le bilan de l’entreprise, le compte de résultat et les comptes annexes.

Et enfin la gestion de la clôture de l’exercice comptable et l’ouverture de l’exercice suivant.