Le matériel indispensable de toute secrétaire

La mission première d’une secrétaire consiste à assurer le bon déroulement de la société sur le plan administratif et organisationnel. Une secrétaire organise l’agenda de son supérieur hiérarchique, de tout un département, d’une organisation ou d’une association. C’est pourquoi elle doit disposer des meilleurs outils pour assurer ses missions de manière efficace.

Le tampon encreur, le meilleur allié de la secrétaire

Le travail d’une secrétaire se passe essentiellement sur son bureau. En tant que secrétaire, vous vous appuierez sur différents matériels de bureau mis à votre disposition. Bien évidemment, la majorité sera utilisée pour traiter des courriers ainsi que d’autres papiers administratifs.

La gestion de courriers occupe une grande partie du travail de secrétariat. Ce type de lettre administrative respecte une certaine norme. C’est la raison pour laquelle sa conception et sa mise en forme sont confiées à une secrétaire. Afin de communiquer efficacement avec les destinataires, celle-ci doit essentiellement trouver un tampon encreur qui renseigne les informations relatives à la société.

Pour s’adapter aux exigences de chaque entreprise, les tampons encreurs se déclinent en plusieurs variantes. Vous trouverez notamment des tampons allant jusqu’à 6 lignes avec logo. Les modèles classiques, quant à eux, contiennent 2 ou 3 lignes, pour indiquer le strict minimum (nom de la société, Siren, adresse par exemple).

Un fauteuil de bureau ergonomique

La secrétaire est amenée à rester assise toute la journée. De ce fait, il lui faut impérativement un fauteuil confortable. Celui-ci devra disposer d’accoudoirs idéalement placés pour soutenir ses bras, mais aussi d’un renfort lombaire. Sur certains modèles, ces renforts sont mobiles, sur d’autres ils sont fixes.

Un bon fauteuil de bureau limitera les douleurs dorsales, et permettra à une secrétaire de travailler dans des conditions de travail optimales. Le confort au travail ne doit pas être pris à la légère. Mal géré, il peut générer un frein à la motivation et à l’efficacité.

Une souris et un tapis de souris ergonomiques

Certaines souris de bureau sont mieux conçues que d’autres, et permettent une meilleure position de la main. Celle-ci sera plus souple, reposera sur la souris de manière naturelle, pour ne pas obliger les articulations à effectuer des mouvements répétitifs contre nature.

Il faudra accompagner cette souris d’un tapis ergonomique, qui dispose d’un petit rebord surélevé au niveau du poignet. Ainsi, le poignet est en alignement direct avec la main, pour un meilleur confort d’utilisation. Vous éviterez ainsi de sérieuses tendinites à votre secrétaire !

Quelles fournitures pour gérer les papiers administratifs ?

Sans les fournitures et le matériel nécessaires, une secrétaire ne peut pas mener à bien les missions et les tâches qui lui sont assignées. Rappelons que son travail ne consiste pas seulement à traiter des courriers. Elle doit aussi prendre en charge les divers papiers administratifs qui garantissent le bon fonctionnement de l’entreprise.

Les éléments de classement des dossiers

Toutes les lettres entrantes doivent être archivées au niveau du secrétariat. Il en est de même pour les documents imprimés indispensables pour la société. Le matériel de rangement et de classement des dossiers se révèle donc nécessaire pour permettre à la secrétaire de travailler de manière organisée et de retrouver rapidement un document au besoin. Les classeurs, les dossiers suspendus et les dossiers d’archives, en particulier, permettent de ranger efficacement les courriers ou les documents tout en les catégorisant.

Les besoins en fournitures administratives

Le travail d’une secrétaire repose sur une organisation infaillible. En plus de gérer seule l’agenda de son supérieur hiérarchique, elle effectue aussi d’autres tâches. Pour ce faire, il lui faut le matériel adéquat.

Les fournitures indispensables

Une secrétaire se doit de détenir un agenda dans lequel elle notera tous les rendez-vous et les rappels importants liés au travail de son supérieur. Autrement dit, l’agenda va lui servir de boussole pour tout ce qu’elle aura à faire en une journée, en une semaine, voire jusqu’à un mois ou plus.

Comme alternative, vous pouvez vous tourner vers les blocs-notes. Ils se révèlent très pratiques pour noter des informations à vif.

Notez que l’agenda est de plus en plus souvent remplacé par un CRM. Ce type de logiciel permet de prévoir des tâches, de noter celles qui ont été réalisées et celles qui sont à prévoir. Une alerte se met en place chaque jour sur les tâches à accomplir tel jour, ou à telle heure précise.

Le matériel destiné aux affichages

Une secrétaire n’est pas une machine. Pour l’aider à s’y retrouver au quotidien, vous devez investir dans des équipements malins, comme le calendrier mural, le planning ou encore le panneau d’affichage.

Ces accessoires jouent un rôle non négligeable dans le sens où ils permettent à la secrétaire d’assurer un travail journalier, d’éviter les oublis, etc. Ils peuvent également permettre à la secrétaire d’afficher des notes internes à l’attention des autres employés de la société, ou toute information qui pourrait les intéresser, qu’elle soit émise par le directeur de l’établissement ou qu’il s’agisse d’une réforme liée au secteur d’activité.

Le matériel informatique

Chaque secrétaire doit disposer d’un matériel informatique de qualité et performant pour assurer ses tâches au quotidien. L’outil informatique est en effet aujourd’hui incontournable, et seuls des logiciels à la pointe et spécialisés, sur une machine compétente, pourront lui permettre d’assurer un travail de qualité.

L’ordinateur

La secrétaire passe la majeure partie de son temps à effectuer des tâches sur ordinateur.

L’ordinateur de bureau est parfait, même si le portable peut être choisi dans certains cas, tels que des déplacements occasionnels nécessaires. À cela s’ajoutent les différents accessoires, tels que :

• les CD-Rom vierges,
• les clés USB pour stocker et échanger des données,
• le disque dur externe dans lequel tous les fichiers lourds et importants seront sauvegardés.

La photocopieuse

La secrétaire fait partie des personnes qui utilisent le plus la photocopieuse. Certaines entreprises optent maintenant pour la politique du zéro papier. Toutefois, même si la plupart des échanges se font de manière électronique, une entreprise sera toujours amenée à imprimer des documents.

C’est pourquoi l’imprimante/photocopieuse est une machine indispensable pour le secrétariat. Il existe de gros modèles professionnels, qui répondront à tous les besoins, notamment des impressions en A3 ou autres formats nécessaires à des présentations spéciales lors de réunions.