L’organisation d’un déménagement d’entreprise

Le déménagement est une opération assez complexe pour beaucoup de personnes en raison de toutes les obligations que cela implique. Cela cause beaucoup plus de stress lorsqu’il s’agit de transférer une activité professionnelle d’un endroit à un autre. Il faut une bonne organisation pour réussir cela, mais tout le monde n’y parvient pas. Nous vous proposons alors quelques astuces pour réussir l’organisation du déménagement de votre entreprise.

La planification : la clé du succès du déménagement d’entreprise

Emplacement inadapté, local trop petit ou équipements trop importants, quel que soit le motif de votre déménagement, vous devez vous organiser pour le réussir. La solution la plus simple est de se faire aider par déménageurs professionnels pour gagner du temps. Avant de faire appel à des experts, il importe cependant de planifier chaque étape du processus et de prendre les dispositions nécessaires, pour le faciliter au maximum.

Trouvez des bureaux adaptés à vos besoins

Pour réussir votre déménagement d’entreprise, vous devez dans un premier temps identifier vos besoins. Vous devez étudier les raisons pour lesquelles vous changez de lieu et vos attentes pour un nouveau local. Avec ces informations, vous serez en mesure de trouver le cadre idéal pour abriter votre activité professionnelle. Il convient alors de trouver cet endroit et de le négocier, avant d’entamer le processus de déménagement. Nous vous conseillons alors de miser sur des bureaux plus spacieux, dans une zone stratégique et à moindre coût. Cela vous aidera à éliminer une grande source de stress. Pour trouver le local le plus adapté, vous pouvez publier des annonces sur des sites ou dans des journaux spécialisés ou encore passer par une agence immobilière.

Gérez les questions liées au bail

Lorsque vous trouvez le local idéal, il faut gérer les questions relatives au bail. Étant donné que ce lieu abritera votre activité professionnelle, il faut que tous les détails soient bien négociés. Cela permet de s’assurer que chaque partie respecte sa part du contrat. Les négociations peuvent porter sur la durée de la location, la nécessité de faire un état des lieux et les éventuelles réparations à faire. Vous pouvez aussi négocier les conditions de résiliation du contrat. À la fin des négociations, il faudra communiquer avec vos collaborateurs et mettre en place le plan du déménagement.

Mission en cours pour des déménageurs professionnels à Paris ayant été appelés par une entreprise pour le déménagement de ses locaux professionnels.

Établissez le calendrier du déménagement

Une fois le bail locatif signé, vous avez achevé une partie importante de votre projet de délocalisation. Il faut ensuite établir un cahier des charges pour l’organisation du déménagement. L’organisation de ce dernier doit idéalement suivre un plan précis. Cela vous évitera de commettre des erreurs qui pourraient vous coûter cher. Le cahier des charges vous permet de maîtriser le déroulement de chaque étape. Vous éliminez ainsi toute source de stress, de frustration, d’oubli, mais aussi tout accident qui pourrait créer des dépenses superflues pour l’entreprise.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, le processus de déménagement sera le même. Il s’agit d’enclencher le préavis pour le local actuel et de signer un contrat pour le nouveau. Il faut ensuite prioriser les tâches qui nécessitent une organisation plus longue et minutieuse. Vous pourrez alors réserver les moins longues pour les derniers jours par exemple. Vous pouvez également planifier le déménagement par groupe d’activités (administration, logistique, etc.). Pour que chaque étape se déroule bien, nous vous recommandons de désigner un responsable de déménagement par service, pour coordonner les travaux.

Occupez-vous des formalités liées au changement d’adresse

Lors du processus de déménagement d’une entreprise, il faut aussi prévoir du temps pour les formalités administratives et la mise à jour des documents liés à votre activité. La première chose à faire est de vous rapprocher des institutions officielles, et de celles avec lesquelles vous collaborez pour déclarer votre nouvelle adresse. Vous ferez de même auprès de vos clients et partenaires d’affaires. Pour cela, un mail ou un courrier suffira pour faire passer l’information. Vous pouvez aussi la mettre sur votre site web et les réseaux sociaux que vous utilisez. Il faudra par ailleurs modifier les adresses sur vos documents professionnels (les cartes de visite, les en-têtes de documents officiels, etc.). C’est une occasion pour revoir le design de ces derniers.

Sollicitez les services d’une entreprise de déménagement

Le déménagement d’une entreprise est une tâche assez technique et contraignante qu’il n’est pas donné à tout le monde de réaliser. Cela implique de la préparation et l’intervention de nombreux éléments liés à la logistique. De ce fait, les risques de commettre des erreurs sont assez élevés, si une équipe professionnelle ne s’en charge pas. Nous vous conseillons donc de vous tourner vers les services d’une entreprise de déménagement, pour le déplacement de votre activité. En plus de vous mettre à l’abri des risques inutiles, cette décision vous permettra d’accéder aux nombreux avantages d’une prestation complète.

Grâce à ses expériences dans le domaine, l’entreprise de déménagement se chargera de la planification et de la réalisation du déplacement de votre activité professionnelle. Elle dispose d’une équipe formée pour vous fournir une prestation de qualité. Elle possède de plus les équipements nécessaires, pour chaque tâche et le matériel adéquat pour la logistique et la sécurité de vos biens. En optant pour ce type de prestations, vous pouvez alors être déchargé du lourd fardeau que représente le déménagement de l’entreprise. Vous consacrerez ainsi plus de temps à la gestion de votre activité professionnelle. Certaines agences vous proposeront également de s’occuper des déclarations administratives dans le cadre de votre changement d’adresse. Elles peuvent vous apporter des services sur mesure, en fonction des besoins de votre entreprise.

La communication avec les collaborateurs est essentielle

Lorsque vous prenez la décision de déménager votre entreprise et signez le bail locatif pour le nouveau local, vous devez en informer vos collaborateurs. N’oubliez pas que l’évolution de votre entreprise dépend de chacun d’entre eux et que cette décision les concerne aussi. Ils ne doivent donc pas être pris au dépourvu, car cela pourrait créer de la frustration, mais aussi du ralentissement dans la production. Vous devez alors communiquer votre décision à l’ensemble de l’entreprise à travers une note écrite ou une réunion collective. Cela donnera à chacun la possibilité de prendre ses dispositions.

Les membres de votre équipe devront se préparer matériellement, mais aussi psychologiquement à ce changement. Vous pouvez à cet effet organiser une visite des nouveaux locaux pour permettre à chacun de s’y projeter avant le jour J. Par ailleurs, n’oubliez pas que l’état des lieux se fera après votre départ de l’ancien local. Vous devez alors laisser les lieux propres et bon état. Vous pouvez à cet effet déléguer les tâches de nettoyage à l’équipe d’entretien habituelle de votre entreprise. Il est également possible de confier ce travail à une autre agence spécialisée.