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Qu’est ce qu’un progiciel SAP ?


Logiciel SAP ERP

Que ce soit pour améliorer la gestion de ses données, accélérer ou faciliter les différents processus nécessaires au bon déroulement de leur activité, de nombreuses entreprises font appel à un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning). Parmi les programmes les plus utilisés par les grandes structures professionnelles, on peut citer le progiciel SAP. Ce dernier est présent dans un grand nombre d’entreprises implantées dans plus de 120 pays et compte plus de 12 millions d’utilisateurs.

Le progiciel SAP

Conçu par SAP AG, SAP est un progiciel de gestion intégré, ou ERP, qui vous offre la possibilité de relier les différents métiers et les données de votre entreprise au sein d’un seul système d’information.

Ce logiciel vous permet de connaître en temps réel et avec une grande précision, les répercussions de chaque opération sur les différentes fonctions de votre structure : logistique, vente, etc. Dans le cas où vous livrez une commande, cette action va être automatiquement prise en compte dans le stock de votre entreprise et votre comptabilité.

Le progiciel de gestion intégré SAP repose aujourd’hui sur l’architecture SAP NetWeaver et, contrairement aux idées reçues, il n’est pas essentiellement destiné aux grandes entreprises disposant de nombreuses filiales. En effet, il faut savoir que ce programme fonctionne à partir de différents modules : logistique, comptabilité, ressources humaines, etc. Si, en raison de la taille et des besoins de votre structure, vous souhaitez accéder à un nombre restreint de fonctionnalités, vous pouvez installer essentiellement les modules relatifs à celles-ci dans votre logiciel.

Outre sa grande flexibilité, le système de gestion intégré SAP est disponible en version BusinessOne, spécialement conçue pour les PME, plus précisément les entreprises de 2 à 250 salariés.

À titre d’information, SAP AG a développé différentes solutions proposant des fonctionnalités adaptées à une vingtaine de secteurs d’activité : automobile, banque, produits chimiques, biens de consommation, bâtiment et travaux publics, textile, assurances, haute technologie, etc.

Durant ses débuts, ce logiciel ERP a tout d’abord été baptisé R/1, puis R/2. Au fur et à mesure de son évolution, il a reçu d’autres noms tels que R/3, R/3 Entreprise, ERP Central Component ou S/4 HANA. La version R/3 a été la première à adopter l’architecture client-serveur.

S/4 HANA, quant à elle, est disponible en mode SaaS. Cette version a été baptisée S/4 HANA Cloud par SAP AG.

Pourquoi opter pour le progiciel de gestion intégré SAP ?

Le principal avantage offert par le progiciel ERP SAP reste sans nul doute sa capacité à répercuter chaque opération au niveau des différents métiers de votre entreprise. Cette fonctionnalité vous permet d’automatiser de nombreuses tâches et d’accélérer la réalisation des processus indispensables au bon développement de votre entreprise.

Hormis l’automatisation de certaines opérations (diminution du stock en cas de vente, inscription des factures dans la comptabilité, etc.), ce logiciel de gestion intégré facilite grandement votre accès et celui de vos collaborateurs aux informations concernant votre entreprise, en les rassemblant dans une seule base de données.

Cette centralisation des informations vous aide à améliorer la coordination entre vos équipes, à réduire significativement les risques de redondance, d’incohérence et à accélérer les prises de décision. En d’autres termes, elle peut participer activement à l’optimisation de la productivité de votre structure.

Pour information, l’absence d’un logiciel ERP peut entraîner un certain nombre de problèmes dans votre organisation et ralentir les processus de votre entreprise. Dans la majorité des cas, elle vous oblige à mettre en place différents silos d’informations, ce qui peut augmenter grandement le temps de traitement des données entre les différents départements de votre structure, mais aussi les risques d’oubli et d’erreurs lors des saisies.

Elle peut également rendre particulièrement ardues les mises à jour des informations et la maintenance, en raison de la présence de nombreux systèmes informatiques.

Sachez toutefois que l’utilisation de ce progiciel n’est pas toujours indispensable, surtout si vous dirigez une structure de taille restreinte, employant un nombre limité de personnes.

Comment savoir si votre entreprise a besoin du progiciel ERP SAP ?

Pour savoir si votre entreprise doit faire appel à un logiciel ERP comme SAP, il est nécessaire d’évaluer entre autres le temps de réalisation de vos activités quotidiennes, la gestion de vos données, de vos processus et le mode de traitement de vos informations.

Si la durée de réalisation de vos activités de base est trop importante, sachez que cela est peut-être dû à la présence de nombreuses applications différentes, rendant extrêmement ardue la collecte d’informations. En optant pour un logiciel ERP, vous pouvez centraliser l’ensemble des informations nécessaires à vos opérations quotidiennes dans une seule base de données et faciliter grandement leur traitement.

D’autre part, si vous ne parvenez pas à répondre rapidement à des questions relatives à la gestion de votre entreprise (retours, revenu par produit, etc.) ou si vous n’arrivez pas à réaliser efficacement des processus tels que la gestion de votre stock ou la maîtrise de vos coûts, nous vous conseillons également de faire appel à un progiciel ERP. À l’instar des difficultés liées à la réalisation des activités de base, ces problèmes sont souvent causés par un système en silos, rendant particulièrement complexes le partage et le traitement des données.

Pour finir, dans le cas où vous dirigez une structure de taille plus ou moins conséquente, mais que vos collaborateurs sont contraints de gérer manuellement les données relatives à votre activité, il serait plus avantageux d’opter pour un ERP comme SAP afin d’automatiser certains processus.

Les principaux modules du progiciel de gestion intégré SAP

Le progiciel de gestion intégré SAP fonctionne uniquement à partir de modules écrits en ABAP/4. L’Advance Business Application Programming 4th Generation est un langage plus ou moins similaire au COBOL et permet à votre entreprise d’étendre assez aisément les fonctionnalités du logiciel ERP.

Material Management

Material Management est le principal module dédié à la logistique du progiciel ERP SAP. Il améliore et facilite la gestion des besoins de votre entreprise, des achats, des réapprovisionnements, des contrats, des demandes d’achat, des factures d’achat et des emplacements de magasin.

Production Planning

Production Planning est un module conçu pour la gestion de la production. Il vous permet d’effectuer des prévisions de production au niveau de vos usines, des planifications de production, des prévisions de vente au niveau de votre entreprise, des planifications de capacités, ainsi que des calculs de besoins et de ressources (humaines et matérielles).

Ce module du progiciel SAP vous offre également la possibilité de calculer vos coûts de revient, de réaliser des contrôles de fabrication et des suivis de production.

Quality Management

Le module Quality Management se présente comme un excellent complément au Production Planning, si votre entreprise conçoit et commercialise ses propres produits.

Ce module de gestion de la qualité du progiciel SAP vous permet de gérer efficacement la maintenance préventive et curative de votre usine, le traitement des ordres de maintenance, les confirmations d’achèvements ; mais aussi de mettre en place des descriptions de référentiel technique, des postes techniques et des équipements.

Sales and Distribution

Le module SD est destiné à la gestion des appels d’offres, des commandes, des offres, des livraisons, des facturations et des remises.

Sales and Distribution peut s’adapter parfaitement à n’importe quel produit conçu et commercialisé par votre entreprise : livres, outils, etc.

Financial

Financial est un module indispensable si vous souhaitez centraliser l’ensemble des écritures comptables relatives aux ventes, aux achats et aux immobilisations.

Costing

Si Financial est dédié à la centralisation des écritures comptables de votre entreprise, le module Costing du logiciel ERP de SAP AG traite de la comptabilité analytique. Il vous permet entre autres d’analyser les coûts par catégorie de produits, de services, de projets, de calculer le coût de production, d’éditer vos comptes de résultat et d’effectuer des analyses financières.

Treasury

Le module Treasury du progiciel SAP est destiné à la gestion de la trésorerie et à la gestion financière de votre entreprise. Il facilite grandement la gestion de vos flux de trésorerie et celle des paiements.

Project System

Project System s’intègre avec d’autres modules tels que Costing ou le module Production Planning. Il a été conçu pour vous aider à améliorer la gestion des projets de votre entreprise.

Ce module de SAP vous permet de réaliser un suivi minutieux des budgets prévisionnels, des coûts réels de vos projets et de mieux gérer les plannings de ces derniers. Il peut s’interfacer avec d’autres applications telles que MS Project ou Microsoft Excel.

Investments Management

Votre entreprise réalise des placements financiers ? Investments Management du progiciel SAP se présente comme un incontournable pour maximiser vos chances de gain.

Ce module a été pensé pour améliorer la gestion et le suivi des investissements financiers de votre structure.

Human Resources

Comme son nom l’indique, Human Resources est un module dédié à la gestion des ressources humaines. Il vous permet de mieux gérer les rémunérations, les primes d’intéressement, le temps de travail de vos employés et les frais de déplacement de votre personnel.

Ce module SAP aide également les équipes RH de votre entreprise dans le suivi des carrières, la gestion des séminaires, des conférences, de la workforce, des recrutements et dans la planification des réservations de salles.