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Réserver un espace pour vos activités professionnelles

Par Julie , le 26 avril 2022 - 7 minutes de lecture
Réserver un espace pour vos activités professionnelles

En France, vous avez à votre disposition, de nombreux espaces pour accueillir votre événement professionnel. D’un hôtel le plus simple à un espace atypique, vous pouvez facilement trouver en location l’endroit adapté à votre activité professionnelle : séminaire, team building, réunions d’entreprise, afterwork, formations, conférence, etc.

Pourquoi opter pour la location d’un espace pour votre activité professionnelle ?

Vous êtes en pleine organisation d’un événement de votre entreprise, mais vous ne savez pas quel choix faire pour l’accueillir. Bien évidemment, vous pouvez organiser votre formation, votre réunion ou votre conférence dans vos lieux de travail, donc dans les bureaux de votre entreprise, à condition bien sûr de disposer d’espaces suffisants pour accueillir les participants et vos collaborateurs, ainsi que les différentes activités planifiées. Ceci vous permet d’économiser dans votre budget événementiel.

Mais voilà, tous les jours, vos collaborateurs sont entourés des quatre murs de votre entreprise, où la pression et les charges de travail quotidiennes peuvent alourdir et affecter leur production et leur motivation. Un événement organisé par l’entreprise est souvent une occasion de relâcher la pression et de donner un air frais à vos collaborateurs.

Accueillir votre événement hors du bureau est un moyen efficace pour renforcer la cohésion de votre équipe, mais également une opportunité pour vos collaborateurs de se ressourcer loin des soucis du travail. Vous pouvez, selon votre budget, trouver un endroit près de votre entreprise, ou carrément changer de ville ou même de région, au plaisir assuré de vos collaborateurs.

Et avec les agences spécialisées dans l’événementiel, vous n’avez plus de difficulté pour réserver un espace adapté à vos besoins et à vos activités professionnelles. Vous pouvez par exemple collaborer avec OfficeRiders, pour trouver un espace, obtenir un devis en ligne pour la location et les prestations connexes, et pour finaliser la réservation de l’hôtel, du restaurant, de la salle, ou de l’espace de votre choix.

Réserver un espace pour votre séminaire : les points importants à considérer

Organiser un séminaire ou tout autre type d’événement d’entreprise nécessite une grande préparation en amont, du choix des activités, aux objectifs à atteindre, en passant par le choix de l’endroit pour accueillir l’événement, à sa réservation, de nombreux aspects sont à prendre en compte.

L’objectif de votre événement professionnel

L’organisation d’un événement professionnel doit avoir un objectif précis : cohésion de l’équipe, renforcement de la culture et des valeurs de l’entreprise, approfondir les compétences de vos collaborateurs, etc.

Le type d’événement doit être adapté à vos objectifs :

  • Une salle pour une réunion, une conférence ou une formation ;
  • Un hôtel ou un espace ouvert pour un team building et un séminaire ;
  • Un restaurant pour un afterwork ;

Le budget alloué à votre événement professionnel

Toute organisation de séminaire nécessite l’allocation d’un budget. Même si vous avez de grands projets pour votre événement, ils doivent s’aligner à votre budget. Le budget déterminera les aspects de votre événement :

  • Sa durée : est-ce que le séminaire se tiendra pour une journée, ou pour une période plus longue ;
  • Les activités que vous pouvez vous permettre d’organiser ;
  • Le standing de l’espace que vous pouvez réserver en location pour accueillir l’événement ;
  • Les prestations connexes, dont vous aurez besoin pour le bon déroulement du séminaire

La logistique disponible sur l’espace

Tables, chaises, tableau blanc, vidéoprojecteur, etc. sont des logistiques indispensables pour la bonne tenue d’un séminaire, d’une formation, d’une conférence, d’une réunion organisée par votre entreprise. Pour un souci d’efficacité, il est plus pratique de choisir un lieu qui peut mettre à votre disposition la totalité ou tout au moins la majorité des éléments logistiques dont vous avez besoin sur place.

Parmi vos choix, un hôtel est souvent le plus équipé, car il dispose généralement de toute la logistique dont vous aurez besoin au niveau des fournitures de base. En plus, il peut vous proposer des offres spécifiques de service traiteur, pour ravir les papilles de vos participants. Mais ne négligez pas les offres proposées par les autres types d’espace. Si votre choix se porte sur un espace qui ne dispose pas de logistique suffisante, il faut inclure la location de matériels dans votre budget si vous pouvez vous le permettre.

Le transport est également un côté logistique à ne pas négliger. En effet, la distance entre le lieu de travail ou le domicile de vos collaborateurs et l’espace où va se dérouler votre événement professionnel ne doit pas freiner la participation de tout le monde. Pour ce faire, organisez un transport en commun pour tout le monde, donnez des instructions de l’itinéraire à emprunter pour ceux qui vont y aller avec leur voiture personnelle.

L’hébergement est également à prévoir si vous avez fait le choix d’organiser le séminaire sur plus d’une journée. Le choix d’un hôtel est plus judicieux dans ce cas, étant donné que le séminaire peut se dérouler dans les salles de réunion de l’hôtel où dormiront vos collaborateurs. Vous n’avez plus à organiser un transport pour le trajet hébergement – lieu de déroulement du séminaire.

Bien sûr, vous n’avez pas besoin de prévoir un hébergement si l’espace que vous avez choisi se trouve à proximité de votre lieu de travail ou du domicile de vos collaborateurs.

Les activités disponibles

Activités sportives, visites touristiques, autres types d’activité qui peuvent rendre mémorable votre événement sont importants pour un séminaire réussi. Vous devez donc prendre en compte les bonnes adresses à proximité de l’espace de votre choix.

Ne jamais réserver à la hâte l’espace pour accueillir votre activité professionnelle

Il est important de prendre votre temps dans l’organisation de votre événement professionnel. Tous les aspects de votre événement doivent donc être pensés et organisés bien avant la date de tenue du séminaire. Les points importants que nous avons précisés plus haut doivent être déterminés au plus vite pour vous permettre d’avoir le temps de choisir le meilleur espace adapté à votre séminaire.

Organisez des visites de lieux pour pouvoir comparer les avantages et les inconvénients de chaque lieu de votre liste pour vous aider à faire votre choix. Prenez bien sûr en compte votre budget, le confort de vos collaborateurs, la logistique à mettre en place, etc.

N’attendez donc pas le dernier moment pour tout organiser, au risque de compromettre la qualité de votre séminaire. Lorsque votre choix sera fait, respectant vos besoins et votre budget, vous pourrez réserver l’espace en toute sécurité et sérénité pour accueillir votre événement professionnel.

Les agences spécialisées en événementiel sont capables de trouver en un temps record le meilleur endroit pour votre événement, car elles sont en collaboration avec plusieurs propriétaires et souvent, elles connaissent les meilleures adresses. N’hésitez donc pas à faire appel à leurs services pour vous aider dans l’organisation de votre séminaire.

 

Julie

La dernière recrue de l'équipe ! Julie est une blogueuse et jeune entrepreneuse. Elle vient tout juste de lancer sa propre marque de t-shirts personnalisés et compte bien écraser le marché.