Anniversaire d’entreprise : 8 conseils pour réussir l’événement

Vous souhaitez célébrer les 2 ans, 5 ans ou 20 ans d’existence de votre entreprise ? Même si ce n’est pas un anniversaire très important, ça se fête, peu importe le nombre d’années. C’est l’occasion idéale pour réunir les acteurs de la société en un seul endroit, se remémorer son histoire et faire le point du chemin parcouru. Un anniversaire d’entreprise permet également de renforcer la cohésion des employés à divers niveaux et de définir de nouvelles perspectives pour le futur. Pour donner un cachet spécial à l’événement et le rendre inoubliable, voici 8 conseils pratiques à suivre.

Planifiez l’anniversaire d’entreprise en amont

Un événement important dans l’histoire de la société tel que son anniversaire ne peut s’organiser rapidement. Prenez le temps de préparer la cérémonie pour avoir des idées claires sur son déroulement avant le jour J. Si cette date est un jour ouvrable, vous pouvez choisir de cesser toutes les activités pendant quelques heures ou de reporter la commémoration pour le week-end suivant. Si la date coïncide avec un samedi ou un dimanche, alors ça vous facilite la tâche.

Une meilleure façon de célébrer cet anniversaire est d’organiser une soirée festive. Pour cela, faites le point des participants. Vous devez évidemment prendre en compte tous les collaborateurs, peu importe leur statut et leur ancienneté. Il est également possible d’ajouter à la liste les partenaires clés de l’entreprise, les fournisseurs, les investisseurs et éventuellement des clients fidèles. Libre à vous d’inclure ou non leurs conjoints et enfants.

Définissez précisément la date de la soirée, le thème, le message à faire passer lors de la cérémonie, le lieu et les moyens humains à mettre en œuvre. Une chose est sûre, l’organisation d’une fête impliquera forcément des dépenses. Pour ne pas être surpris, prévoyez un budget pour la cérémonie en prenant en compte tous les aspects de l’événement.

Louez une salle de réception adaptée pour la soirée d’anniversaire de l’entreprise

En ce qui concerne le lieu de l’événement, il est mieux d’opter pour un cadre en dehors des locaux de la société. La location d’une salle de réception permet de vous extraire de l’environnement ordinaire et professionnel pour passer ce moment important dans un univers festif et détendu.

Vous pouvez d’ailleurs choisir sur un site internet qui propose plusieurs locations de salle pour trouver un lieu spécial qui donnera une dimension exceptionnelle à l’anniversaire de votre entreprise. Pour un événement d’une telle envergure, choisissez une salle de réception spacieuse, décorée, conviviale, en adéquation avec les valeurs de l’entreprise et dans l’environnement que vous souhaitez.

Passer par un site de réservation pour louer une salle de réception est la meilleure des solutions, car vous aurez un très large choix qui vous sera proposé, vous pourrez affiner vos recherches en fonction de la ville et des caractéristiques recherchées. C’est donc l’assurance de trouver le lieu idéal pour votre soirée d’entreprise.

Le lieu de l’événement peut être dans la même ville que les locaux de l’entreprise ou dans une ville à proximité. Il est aussi possible de choisir une salle de réception dans une autre région, à proximité de la mer, à la montagne ou en campagne. Vous pouvez avoir d’autres options telles que la salle de banquet d’un château ou une salle sur un bateau.

En plus d’être décoré, l’espace sera équipé du matériel technique et audiovisuel nécessaire pour la réussite de l’événement. Pour faire un choix, tenez surtout compte du nombre de participants, de la configuration de la salle et du budget global estimé.

Faites appel à un traiteur pour l’anniversaire de votre entreprise

Un buffet spécial est nécessaire pour la réussite de la soirée festive à organiser pour célébrer l’anniversaire de l’entreprise. Pour éviter le stress des préparatifs liés au menu, il vaut mieux contacter un traiteur expérimenté. Avec ce professionnel, vous êtes sûr d’avoir dans les délais des mets impeccables, qu’il s’agisse d’un buffet froid, de petits fours ou de repas complet.

L’élément principal de la réception à ne pas négliger est bien sûr le gâteau d’anniversaire. En tenant compte du nombre des convives, commandez un grand gâteau original, aux couleurs de la société ou selon le thème choisi pour la soirée.

Un traiteur répondra rigoureusement à vos demandes et peut aussi vous faire des propositions en vue de donner une touche spéciale à l’événement. À part les mets, il sera également d’une aide précieuse pour les préparatifs liés aux boissons, vins et cocktails de la soirée.

Prévoyez des activités et animations pour l’anniversaire d’entreprise

Les activités et animations permettront à tous les acteurs de la société invités à l’événement de passer des moments inoubliables. Il ne faut surtout pas organiser une soirée avec un buffet réussi, mais sans ambiance. Ceci pourrait ennuyer vos convives.

Planifiez donc une animation musicale adaptée pour la soirée et des spectacles de magie, d’humour, des passages de troupes théâtrales, de ballets, etc. Évitez toutefois d’opter pour un grand nombre de prestations artistiques et culturelles. Prévoyez également du temps pour les discours et les communications entre les acteurs de la société.

Un anniversaire d’entreprise est également une occasion idéale pour organiser un team building afin d’améliorer la cohésion de l’équipe. Vous pouvez par exemple convier les invités à des activités telles que :

• le baby-foot,
• le badminton,
• le billard,
• le bowling…

Informez à l’avance les invités de la soirée

Même si certains collaborateurs et partenaires sont avec vous depuis la création de l’entreprise, c’est toujours bien de les informer quelques semaines avant le jour J. Il est possible d’exploiter les supports d’affichage de l’entreprise, mais vous pouvez faire bien plus : réaliser et envoyer une carte d’invitation spéciale à chaque invité. Ils se sentiront plus considérés et concernés par l’événement et se rendront disponibles en modifiant leur programme personnel si possible pour sa réussite.

Servez-vous de la carte d’invitation pour leur donner plus d’informations sur la date, le lieu choisi et les activités ou animations prévues ou présélectionnées. Pour évaluer l’attention portée à l’avènement, vous pouvez demander à chaque participant de choisir les activités qu’ils préfèrent dans la liste des activités présélectionnées ou en proposer. Chacun enverra à la réception de la carte d’invitation ses choix via votre mail.

Cet échange peut vous permettre de peaufiner le déroulement de l’anniversaire de l’entreprise. Vous aurez alors une idée claire sur les activités ludiques qui égayeront la majorité et le nombre exact de participants après avoir enlevé ceux qui pour une raison ou une autre ne pourront pas être présents.

Faites un plan de communication autour de l’événement

La réussite de la célébration de l’anniversaire de votre société dépend aussi de la façon dont vous impliquez les clients. Ne limitez donc pas les manifestations à l’interne, mais élaborez un plan de communication pour les faire connaitre au public.

Passez par exemple par les pages de l’entreprise sur les réseaux sociaux ou le site web pour annoncer l’événement aux internautes. Profitez-en pour améliorer la visibilité de l’entreprise en publiant une courte vidéo qui retrace l’histoire de la société, les grandes étapes au cours du chemin parcouru et les réalisations. À l’approche du jour J, vous pouvez également :

• organiser des jeux-concours sur les pages avec les fans ;
• programmer des journées portes ouvertes ;
• revoir le thème du site web d’entreprise spécialement pour l’anniversaire ;
• créer une édition limitée des produits ;
• lancer une promotion exceptionnelle…

Contactez un professionnel pour la prise des photos et des vidéos au cours de la soirée

Le meilleur moyen pour immortaliser la soirée et les moments forts des activités menées entre les acteurs de la société est de capturer des photos ou d’enregistrer des vidéos. Pour avoir des images et vidéos de haute résolution avec le cadrage adéquat, faites appel à un professionnel qui couvrira tout l’événement du début jusqu’à la fin.

Les photos et vidéos peuvent être ensuite publiées sur les pages de réseaux sociaux et si possible dans un album sur le site de l’entreprise. Une façon de faire vivre l’événement aux clients est de diffuser en direct sur les différents canaux de communication les moments forts des activités prévues en interne dans le cadre de la célébration de l’anniversaire.

Quelques photos peuvent être encadrées par la suite pour orner les murs des locaux de l’entreprise. Elles seront le témoignage des moments de cohésion et de joie qui vont perdurer.

Offrez des cadeaux aux grands acteurs du succès de l’entreprise

L’anniversaire de l’entreprise est l’occasion parfaite pour féliciter et remercier les grands acteurs de la réussite de l’entreprise. La meilleure manière pour y arriver est de prévoir des cadeaux à leur offrir lors de la soirée festive. Ce sera la preuve de votre reconnaissance pour tous leurs efforts fournis au quotidien durant les années antérieures.

En fonction du budget, vous pouvez également confectionner des goodies pour tous les participants à la fête. Ces gestes motivent les équipes et laisseront un souvenir impérissable de cette soirée. Profitez surtout de la cérémonie pour évoquer devant les collaborateurs et autres invités les objectifs à atteindre et les grands défis en attendant le prochain anniversaire.