Définition et utilité d’une attestation de présence en entreprise

L’attestation de présence est un document relativement simple à établir, que l’employeur se doit de rédiger sur demande d’un de ses salariés. L’attestation de présence est un document qu’un salarié peut demander pour des fins administratives, judiciaires, financières ou autres utilités confondues et qu’en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de la lui fournir. Un document distinct de l’attestation de travail, l’attestation de présence permet au salarié d’attester qu’il fait partie des employés de votre entreprise et qu’il est bien présent sur son lieu de travail pendant les heures de bureau.

L’attestation de présence n’engage en rien l’employeur, néanmoins il est dans l’obligation d’éditer le document dès lors qu’un salarié en fait la demande. Qu’est-ce qu’une attestation de présence en entreprise ? Quelle est son utilité ? Quelles sont les modalités et les normes à respecter lors de la rédaction du document ? Voici ce qu’il faut savoir sur une attestation de présence en entreprise et comment en rédiger une en bonne et due forme.

Attestation de présence employeur ; en quoi consiste ce document ?

L’attestation de présence employeur, communément désignée par attestation de présence en entreprise s’agit d’une attestation accessible à tous les salariés de l’entreprise et qui leur permettent d’attester qu’ils sont bel et bien présents sur leur lieu de travail, qu’ils travaillent dans l’entreprise. L’employeur doit remettre obligatoirement ce document au salarié dès lors que celui-ci en fait expressément la demande, c’est-à-dire de vive voix, par mail ou par écrit. En effet, l’employeur doit fournir au salarié une attestation de présence lorsqu’il en trouve l’utilité.

Il est cependant à savoir que l’employeur ne peut rédiger une attestation de présence que pour les salariés de l’entreprise. Ce document ne s’adresse pas au personnel en période de stage. Aussi, l’attestation de présence employeur est différente de l’attestation de formation, qui pour sa part permet d’attester le suivi d’une formation par un salarié de l’entreprise.

Concrètement, à quoi sert une attestation de présence employeur ?

C’est le salarié qui trouve notamment intérêt à faire la demande d’une attestation de présence. En effet, comparé à l’employeur qui ne trouve aucune utilité particulière dans une attestation de présence, ce document permet à tous salariés de l’entreprise de justifier de leur situation au sein de la structure comme elle leur permet de montrer qu’ils sont bien été présents pendant leurs heures de travail.

L’attestation de présence présente pour le salarié diverses utilités. Il peut demander à son employeur de rédiger ce document pour prouver sa situation professionnelle. Entre autres, l’attestation de présence est une preuve du poste actuel du salarié et qu’il dispose entièrement de ses fonctions.

Le salarié trouve utilité dans une attestation de présence employeur :

• Pour réaliser différentes démarches administratives, que ce soit auprès des établissements bancaires (ouverture de compte, prêt bancaire, etc.) ou de l’administration publique ;
• Dans le cadre d’un contrat de travail intérim ou temporaire ;
• Pour conclure un contrat d’apprentissage ;
• Pour faire une demande de stage ;
• Dans le cadre de démarches liées à la justice en guise de preuve manuscrite.

Les éléments qui doivent figurer dans une attestation de présence

Si l’attestation de présence semble être une simple lettre, il faut savoir qu’elle présente une valeur juridique bien distincte et où l’employeur déclare sur l’honneur que les informations mentionnées sont correctes et effectives.

Bien qu’aucune loi ne définit les modalités à respecter pour la rédaction du document, son contenu doit néanmoins présenter des éléments obligatoires comme c’est le cas pour tous les documents légaux relatifs à l’entreprise.

Il incombe ainsi à l’employeur d’insérer dans l’attestation de présence fournie au salarié toutes les informations suivantes :

• Les informations de l’employeur. Cela doit inclure toutes les informations générales qui permettent à un tiers d’identifier l’entreprise. Il s’agit alors du nom, de l’adresse du siège social, du SIRET/SIREN ou numéro d’identification, des contacts de l’entreprise ;
• Les informations générales du travailleur. L’employeur doit rédiger l’attestation de présence de manière à ce que les données inscrites relatent tout ce qu’il y a à savoir sur l’identité du salarié demandeur. Le document doit alors comprendre le nom, le prénom, les coordonnées, le type de contrat passé par le travailleur avec l’entreprise, l’intitulé de poste, de même que toutes les autres informations le concerne ;
• L’employeur doit également mentionner les informations en rapport à la rédaction de l’attestation. Ici il est question d’indiquer le lieu et la date à laquelle l’employeur à rédiger le document ;
• Toutes les dates qui permettent d’attester la présence du salarié au sein de l’entreprise. Il s’agit concrètement de la date de prise de poste du travailleur dans l’entreprise.

L’attestation une fois rédigée peut ensuite être remise au salarié qui en a fait la demande. Pour ce faire, le document doit être dûment rempli, daté et signé. Bien évidemment, l’employeur dispose de plusieurs moyens pour remettre l’attestation de présence au demandeur. L’idéal serait de transmettre la lettre au salarié en mains propres.

Certificat de travail et attestation de travail : point de différence entre les deux documents

L’un comme l’autre, l’attestation de travail et le certificat de travail sont des pièces avec une valeur juridique en bonne et due forme. Ces deux documents prêtent souvent à confusion, bien vu qu’ils ont des utilités qui leur sont propres.

L’attestation de travail est obtenue par le salarié lorsqu’il en fait sa demande. Son objectif consiste à justifier que ce dernier fait partie des employés de l’entreprise et qu’effectivement, il y travaille.

À côté, l’attestation de travail est un document que l’employeur doit obligatoirement transmettre au salarié en fin de contrat de travail, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou d’une rupture à l’amiable.

Il faut également faire attention à ne pas confondre attestation d’emploi, attestation de présence et certificat de travail.

Il existe également d’autres attestations à savoir comme :

• L’attestation de présence en entretien : une pièce habituellement ajoutée à certaines formalités professionnelles ou personnelles, l’intérêt de cette attestation de justifier de la présence d’un candidat à un entretien d’embauche. L’attestation de présence en entretien est remise à la personne concernée que son entretien ait abouti ou non ;
• L’attestation d’embauche. Comme son nom le suggère, est une attestation permet de prouver l’embauche d’un salarié au sein d’une entreprise. Ce document est souvent utile pour les démarches administratives ou celles auprès des services juridiques ;
• L’attestation pôle emploi : une attestation réservée au demandeur d’emploi qui peut être utilisé pour monter un dossier pour la demande d’un prêt auprès des établissements bancaires ;
• Attestation de stage, ce document permet aux stagiaires en entreprise d’attester de la validation de leur stage.

Quelle est la durée de validité de l’attestation de présence ?

Le délai de validité d’une attestation de présence employeur n’est soumis à aucune réglementation. Il peut donc être déduit qu’elle est valide à vie en raison de l’exactitude des informations qui y sont inscrites. Toutefois, comme tout document justificatif à des fins administratives, la limite de validité est toujours de moins de 3 mois.

Les risques encourus en cas d’attestation de présence erronée

Le document étant employé pour diverses démarches administratives et donc présente une valeur juridique, toute réalisation, utilisation ou falsification de l’attestation de présence est expressément punie par la loi. En ce sens, le fait d’utiliser en toute connaissance de cause d’une attestation de présence erronée donne lieu au paiement d’une amende de 1500 euros suivi d’un emprisonnement d’un an. La rédaction de l’attestation ne doit en aucun cas être prise à la légère quand bien même aucune réglementation ne définit les modalités à appliquer.