Entrepreneurs, comment faire vos factures ?

En tant qu’entrepreneur, vous devez obligatoirement connaître les règles de facturation afin de vous conformer à la législation française. C’est une règle générale pour toutes les entreprises, quels que soient son statut et sa taille : il ne peut pas y avoir de paiement sans facture. Vos factures seront également utilisées comme pièces justificatives en cas de contrôle administratif. Heureusement, la facturation est simple tant que vous respectez les principes de base : mentions légales obligatoires, numérotation, les règles de forme…

L’obligation de facturation

L’établissement d’une facture est obligatoire pour toute prestation de services et tout achat de produits réalisés entre professionnels. Deux exemplaires doivent être établis : un pour l’acheteur et l’autre pour le vendeur.

En ce qui concerne les transactions entre un professionnel et un particulier, l’obligation de facturation varie selon l’opération réalisée :

• le vendeur doit établir une facture si le client le demande
• l’établissement d’une facture est obligatoire pour toute vente à distance
• une note doit obligatoirement être délivrée pour toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros TTC.

Éditer simplement une facture : modèles ou logiciel ?

Que vous soyez une société, une micro-entreprise ou que vous exerciez une profession libérale, vous avez l’obligation d’établir une facture claire et conforme. Il existe de nombreux modèles de facture prêts à l’emploi que vous pouvez télécharger sous format Word ou Excel, puis compléter avec vos propres données. Transferwise, Coover, Sevdesk, Microsoft Office, Debitoor ou encore Clicfacture font partie des sites et logiciels qui vous permettent d’obtenir gratuitement des templates que vous pouvez utiliser et réutiliser autant que vous le souhaitez. Vous pouvez également créer une macro sous Excel afin de remplir automatiquement certaines informations de votre facture et gagner du temps.

Vous pouvez en apprendre davantage sur les différentes solutions de facturation gratuites sur https://www.obat.fr/blog/modele-facture, ou passer par un logiciel de facturation pour éditer vos factures en toute simplicité et ainsi gagner du temps. Certains logiciels spécialisés dans un domaine, comme le bâtiment par exemple, vous permettent notamment d’éditer votre facture à partir du devis envoyé au client en quelques clics seulement. Il s’agit d’une solution payante, mais qui peut s’avérer très pratique pour la gestion de votre entreprise. Ces logiciels vont par exemple vous avertir en cas de retard de paiement, vous permettre de suivre les encours et de relancer simplement vos clients.

Mais les logiciels spécialisés dans un secteur d’activité ont un autre avantage : ils prennent en compte les spécificités métier qui peuvent demander des lignes supplémentaires sur une facture ou qui demandent de fastidieuses vérifications manuelles si vous utilisez Excel par exemple. Dans le cas du BTP, disposer d’une bibliothèque des matériaux et des services peut être très utile : mettre à jour le prix d’un pot de peinture ou d’un mètre carré de carrelage dans la bibliothèque peut se faire en deux clics et se répercuter automatiquement sur toutes les factures ! C’est du temps gagné et des erreurs en moins, surtout si ce type d’oubli fait des trous dans votre comptabilité.

Une facture détaille les prestations ou marchandises vendues que les entreprises envoient à leurs clients en vue d’un paiement, une description des articles concernés ainsi que les conditions de paiement, entre autres informations. Les factures sont un élément important de la tenue des registres, car les entreprises doivent conserver des informations sur les ventes et les revenus pour la fiscalité et la comptabilité. Il est important de noter que les factures sont différentes des reçus, qui accusent réception du paiement. La facture doit être établie en deux exemplaires sous format électronique ou papier (attention : le gouvernement pousse pour que les entreprises passent à la facturation numérique. Continuer à facturer sur papier risque de devenir obsolète rapidement) et rédigée en français.

En ce qui concerne les professions libérales, on appelle la facture note d’honoraires. Bien qu’elle ait un nom différent, la note d’honoraires doit respecter les mêmes règles applicables aux factures.

Que mettre sur une facture ?

Votre facture doit comporter toutes les mentions légales obligatoires pour être complète. Sachez que l’oubli d’une mention peut vous exposer à amende. Veillez ainsi à être en règle afin d’éviter les pénalités en cas de contrôle de l’administration. Voici les informations que vous devez faire figurer sur votre facture.

L’en-tête

Les informations sur l’entreprise : il est important de renseigner les coordonnées de votre entreprise, le nom, le logo, l’adresse postale, le site internet, l’adresse mail, le téléphone, le n° SIRET et le n° de TVA si votre entreprise y est soumise. Pour les commerçants, le numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) doit également être indiqué. Pour les artisans, ce sera le numéro RM.

Numéro de facture : il est nécessaire d’indiquer le numéro de la votre facture suivant un ordre chronologique afin de respecter les normes de la comptabilité. Le numéro vous permet également de rester organisé et de faciliter le suivi pendant la période fiscale. Chaque facture doit avoir un numéro unique.

Date : vous devez indiquer la date d’édition de la facture et la date d’échéance ou un délai de paiement. Indiquer la date d’échéance sur votre facture vous permet d’indiquer clairement à votre client la date où il doit vous payer, de manière discrète et professionnelle. Le délai de paiement dépend des pratiques courantes de votre secteur d’activité, de votre relation avec le client et de vos besoins de trésorerie. Il est généralement de 30 jours à compter de la date de réception de la facture, mais cela peut être différent selon l’accord passé entre vous et votre client. Vous pouvez notamment opter pour un paiement au comptant, un paiement à réception ou le Net 30 (délai de paiement de 30 jours après la réception de la facture). Sachez qu’il n’est pas possible de négocier un délai de paiement de plus de 60 jours. En cas de facture périodique, le délai de paiement ne doit pas dépasser 45 jours après la date de réception de la facture.

Objet de la facture : ajoutez un titre concis et clair à votre facture pour que le client puisse la distinguer facilement des autres courriers qu’il reçoit.

Destinataire : le nom et les coordonnées du client (nom, adresse postale, mail) doivent figurer clairement sur la facture.

Le tableau

Le tableau de votre facture doit comporter plusieurs colonnes permettant d’identifier clairement les produits vendus ou les services rendus et les coûts correspondants :

• Article ou service : description des produits ou services vendus.
• Prix : il est important d’indiquer le prix unitaire de l’article ou de la prestation.
• Quantité : il s’agit du nombre d’articles vendus ou du nombre d’heures passées pour la réalisation de la prestation.
• Total : s’obtient en multipliant le prix unitaire par la quantité de l’article ou de la prestation.
• Taxe : vous avez besoin d’ajouter une colonne supplémentaire indiquant la TVA si elle est applicable.
• Total de la facture : mettez en évidence en bas du tableau le total de toutes les lignes d’articles/prestations. Vous pouvez ajouter une autre ligne pour les réductions si vous souhaitez en faire bénéficier un client.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, votre facture doit obligatoirement comporter la mention « TVA non applicable, article 293B du Code général des impôts ». N’oubliez pas d’indiquer une mention sur le retard de paiement à défaut de quoi votre facture ne sera pas conforme en cas de litige.

Quand envoyer la facture au client ?

En règle générale, la facture doit être envoyée au client dès que la vente ou la prestation est terminée. Toutefois, il est possible d’envoyer une facture périodique ou de manière différée selon les cas : en principe, vous devez envoyer vos factures au format papier à vos clients par la Poste. Vous pouvez aussi les remettre en main propre directement. En revanche, vous pouvez choisir de les transmettre par mail si le client accepte ce mode d’envoi. L’envoi par voie électronique est indiqué pour une meilleure sauvegarde des factures et notamment si vous dématérialisez votre processus de facturation.