Les avantages de l’intranet pour une entreprise

L’accessibilité aux données et informations nécessaires et une communication interne efficace font partie des facteurs clés de succès d’une entreprise. Et grâce à l’avancée technologique qui participe à la facilitation de la gestion des entreprises, il est possible de centraliser tous les informations, données, documents, applications internes, etc. grâce à un réseau qui se base sur le cloud : l’intranet. Si la notion vous échappe encore, venez découvrir avec nous ce qu’est l’intranet et quels sont les avantages de sa mise en place au sein de votre entreprise.

L’intranet : c’est quoi ?

L’intranet est un réseau informatique, plus précisément un site web optimisé en sécurité qui est assimilable à un portail d’entreprise. L’intranet centralise et met à la disposition de ses employés et collaborateurs, en temps réel et sans contrainte de localisation, toutes leurs informations, documents, demandes, applications, et même leurs interactions sociales avec leurs collaborateurs.

Concrètement, l’intranet est un ensemble de pages accessibles en réseau, combiné à un ensemble d’applications hébergées sur des serveurs. Optimisées et suivant les stratégies de communication mises en place, les pages de l’intranet d’une entreprise doivent être :

• Sécurisées ;
• Évolutives ;
• Intuitives ;
• Conçues avec un design attractif.

Comme l’intranet est un portail de l’entreprise, tout accès au réseau à partir des postes de travail n’appartenant pas à l’entreprise est impossible. Entièrement sécurisé, l’intranet permet à l’ensemble des employés ou des collaborateurs d’une entreprise de :

• Lancer des applications internes, et des fonctionnalités selon les besoins de l’entreprise et des collaborateurs ;
• Avoir accès à un réseau social, à travers lequel ils peuvent discuter entre eux, sans contrainte de localisation ;
• Consulter les mails professionnels ;
• Partager les agendas des collaborateurs ;
• Échanger, partager des fichiers, des documents, des données, des informations entre collaborateurs ;
• Effectuer des recherches de documents, grâce à un moteur de recherche interne ;
• Organiser une visioconférence entre plusieurs collaborateurs ;
• Avoir à leur disposition un outil d’aide à la prise de décision ;
• Etc.

Les fonctionnalités de l’intranet sont riches, et celles que nous avons citées plus haut ne sont que des exemples. Les fonctionnalités disponibles sur intranet dépendent des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. Elles peuvent donc être personnalisées suivant le poste de travail concerné.

L’intranet est donc l’outil incontournable pour dynamiser la communication interne d’une entreprise, faciliter le travail des collaborateurs, partager et diffuser plus facilement les informations dans l’entreprise. Il permet ainsi d’augmenter la productivité de l’entreprise, mais aussi le suivi des processus internes, tout cela en offrant un accès sécurisé à l’ensemble des données de l’entreprise, au format universel du web.

Bon à savoir : Comme l’intranet est un réseau informatique sécurisé, l’accès à ses pages et à ses applications nécessite une connexion internet et un compte utilisateurs. Sans ces deux composants, personne ne peut accéder aux fonctionnalités et aux ressources disponibles sur l’intranet.

Pourquoi utiliser l’intranet au sein de son entreprise ?

Dans ses débuts, le réseau informatique interne était réservé aux grandes entreprises, aujourd’hui, la tendance s’étend même au niveau des petites et moyennes entreprises, dans le but d’améliorer non seulement la gestion des données et documents au sein de l’entreprise, mais également pour une stratégie de communication optimisée, une productivité accrue et un chiffre d’affaires en constante hausse.

L’intranet offre en effet à une entreprise de multiples avantages, lui permettant d’organiser efficacement le travail de tous les jours dans de meilleures conditions. Cet outil de gestion offre des avantages tant pour l’entreprise que pour ses employés.

Intranet : les avantages du réseau pour l’entreprise

La centralisation des informations

La possibilité de centraliser les informations de l’entreprise dans un seul outil performant est assurément l’avantage principal de l’intranet. Grâce au réseau, il est maintenant possible de centraliser le stockage des données de l’entreprise à un seul endroit.

Les employés n’ont plus besoin de chercher des documents et des informations dans différentes applications de son ordinateur. Il leur suffit d’ouvrir le portail d’entreprise et ils auront accès aux informations et données dont ils ont besoin. Non seulement la centralisation des informations dans cet outil de gestion permet à l’entreprise de gagner un temps précieux, mais également de faire des économies importantes.

Portail d’entreprise accessible partout et n’importe quand

Dans une entreprise, les employés peuvent être mobiles, en déplacement pour mission, ou tout simplement en télétravail. Si la pandémie engendrée par la Covid-19 a bien mis en évidence l’importance de l’accès aux données et informations dont les employés et l’entreprise ont besoin pour continuer à travailler dans toutes les situations, l’intranet s’est avéré être une solution adaptée.

En effet, l’intranet fonctionne sur le cloud, ce qui signifie que les données, les informations, les applications sont stockées virtuellement et sont disponibles via le réseau. Les employés ont donc la possibilité d’accéder à ces données à tout moment et partout, tant qu’ils ont accès à une connexion internet et leur identifiant. Le réseau étant fonctionnel 24 h/24. Intranet est donc l’outil incontournable pour l’amélioration de la communication interne de l’entreprise et l’optimisation de la gestion des documents à tout moment.

La gestion des accès utilisateurs

L’un des avantages qui font de l’intranet l’outil de gestion incontournable est sa fonctionnalité qui permet à l’entreprise de gérer individuellement les accès aux informations disponibles sur le réseau. La gestion des accès utilisateurs sur le réseau permet à l’entreprise de :

• Limiter les accès aux données et informations suivant le rôle et la position de chacun de ses employés ;
• Gérer efficacement les niveaux d’intervention pour modifier, publier, commenter les documents ;
• Gérer les autorisations spécifiques des opérations.

Les fonctionnalités de l’intranet permettent également à l’entreprise de créer au sein du réseau des groupes avec des accès précis.

L’optimisation de la productivité des employés

L’intranet permet à l’entreprise de mettre à la disposition de tous ses employés un outil performant qui favorise l’organisation du travail au quotidien. Grâce à cet outil, les employés n’ont plus besoin de se connecter à différentes applications pour chercher des informations relatives à un projet, à une mission, etc. Tout est centralisé dans le cloud de l’intranet.

Le réseau permet donc aux employés d’avoir accès à de meilleures conditions de travail, leur permettant d’augmenter leur productivité efficacement.

Une meilleure compréhension des attentes des employés

Les fonctionnalités de l’intranet permettent à l’entreprise de créer un réseau social interne de l’entreprise, sur lequel la direction peut publier des contenus et en retour, les employés peuvent interagir en commentant, en partageant la publication.

Grâce aux interactions des employés sur le réseau, il est aujourd’hui plus facile pour l’entreprise d’analyser efficacement les attentes et l’implication de chacun de ses employés, pour une meilleure valorisation du capital humain au sein de l’entreprise, et surtout, pour une productivité accrue.

Le renforcement de la culture d’entreprise

L’intranet a l’avantage d’améliorer considérablement la communication interne de l’entreprise. En effet, le réseau permet de mettre en place une communication transversale au sein de l’entreprise, permettant ainsi à l’employeur d’interagir et de mieux communiquer avec ses employés.

Le réseau social mis en place au sein de l’entreprise permet ainsi aux dirigeants de faire passer des messages à l’ensemble de leurs collaborateurs, tout en partageant les valeurs, les visions, les objectifs et les résultats réalisés ensemble. Une meilleure communication interne permet à l’entreprise de créer et de renforcer la culture de l’organisation tout en aidant chacun des collaborateurs à s’intégrer dans la famille et à s’identifier.

Intranet : les avantages du réseau pour les employés

L’amélioration de la collaboration avec les autres collaborateurs

La possibilité de partage de documents et d’information sur l’intranet est une des fonctionnalités phares de l’outil. Il permet ainsi aux équipes de travail d’améliorer considérablement leur collaboration et de faciliter la réalisation du travail ou du projet en cours.

Les outils de communication interne au sein de l’entreprise permettent également aux collaborateurs d’interagir entre eux, afin de tisser des liens, d’échanger et de créer une relation humaine, nécessaire pour instaurer un environnement de confiance pour un travail efficient.

L’amélioration des relations avec la hiérarchie

L’avantage de l’intranet et la facilitation de la communication interne entre collaborateurs, mais également entre collaborateurs et dirigeants. Grâce au réseau social interne de l’entreprise, il est plus facile pour les collaborateurs d’exprimer leurs opinions, leurs idées, leurs projets, dans le but de faire évoluer les choses au sein de l’entreprise, apporter de l’innovation, régler les problèmes qui ne sont pas forcément accessibles à la hiérarchie.

La reconnaissance de leurs efforts et de leur travail

S’il y a bien une chose qui contribue au bon développement de l’entreprise et le maintien de la motivation des employés pour accroître leur efficacité, c’est la reconnaissance de la contribution de chacun dans l’atteinte des différents objectifs de l’entreprise.

L’avantage de l’intranet réside également sur sa fonctionnalité qui permet de mettre en place un outil de reconnaissance à différents niveaux. Le réseau permet donc à l’employeur de valoriser l’implication et les efforts fournis par chacun pour la réalisation d’un projet ou d’une mission donnée. Il est également possible de mettre en place un outil de récompense.

La création d’une communauté au sein de l’entreprise

Créer une communauté, c’est créer un groupe de collaborateurs autour d’un projet, autour d’un poste précis. Le but étant de rassembler ceux qui ont les mêmes affiliations pour échanger entre eux, partager leurs expériences, leurs connaissances, leurs compétences, etc.

La création de communautés à travers l’intranet s’apparente à un avantage indéniable pour les employés, dans le sens où leurs connaissances et leurs compétences sont valorisées, et ils ont accès à d’autres expertises qui leur permettent de découvrir de nouvelles choses, de nouvelles idées, de nouvelles solutions, de nouvelles innovations pour booster leur développement personnel et professionnel.

En somme, l’intranet est un outil de gestion indispensable qui présente de nombreux avantages incomparables pour améliorer non seulement la communication interne de l’entreprise, la performance des employés, mais également la gestion des données et des informations dont ils ont besoin pour effectuer dans les meilleures conditions leur travail.