Les choses à ne pas oublier lors d’un déménagement de bureaux

Pourquoi déménager son entreprise ? Les réponses à cette question peuvent être nombreuses. La cause du déménagement peut résulter d’une croissance économique. L’organisation connaît un fort développement de son activité et a besoin d’un local plus grand pour accueillir les nouveaux collaborateurs. Elle peut également être réalisée suite à la création de nouveaux services, à l’achat de nouveaux matériels, ou pour une raison plus stratégique afin que l’entreprise puisse être plus près de ses clients ou réduire ses coûts. 

La vie d’une entreprise est en perpétuelle mouvement, alors il existe de multiples raisons qui font qu’elle choisisse de troquer ses anciens locaux de bureaux pour de nouveaux, plus grands et plus pratiques pour l’exercice de son activité. Mais un déménagement implique des obligations administratives à accomplir et autres préparatifs. 

Les obligations de démarches administratives

Bien avant de finaliser son déménagement, l’entreprise est tenue d’effectuer quelques démarches administratives.

L’entreprise doit accomplir plusieurs formalités pour pouvoir changer l’adresse de ses bureaux. Pour ces formalités de déménagement, l’entreprise doit :

• Notifier l’administration compétente ;
• Résilier son contrat de bail ainsi que ceux souscrits auprès de ses fournisseurs de gaz, électricité, assurance, etc. ;
• Communiquer sa nouvelle adresse auprès de ses collaborateurs, ses partenaires et ses clients ;
• S’occuper du déménagement ;
• Aménager ses nouveaux locaux.

Fixer la nouvelle adresse de l’entreprise

Lors de ses formalités administratives de changement d’adresse, l’entreprise est amenée à remplir une déclaration de changement d’adresse. Cette déclaration vise à informer l’administration (URSSAF, CFE, service des impôts, etc.) de son intention de déménager ses bureaux vers un nouveau local et que c’est à cette adresse qu’elle s’acquittera de ses obligations de charges sociales et d’impôts. . 

Préalable à cette notification, le dirigeant de l’entreprise doit :

• Rédiger un procès-verbal de transfert de siège social ;
• Réaliser des modifications statutaires, dans le cas d’une société, et présenter les documents de statuts au greffe du Tribunal de commerce ou au CFE dont dépend le nouveau siège de l’entreprise ;
• Publier un avis de transfert de la nouvelle adresse dans un journal d’annonces légale dans le mois qui suit la décision de transfert du siège ;
• Envoyer le dossier au greffe du commerce.

Le numéro SIRET de l’entreprise se verra changer. De ce fait, elle doit également changer l’ensemble de ses documents officiels pour indiquer cette information ainsi que l’adresse de son nouveau emplacement. Cela commence par son Kbis, ses documents bancaires, ses factures, ses tampons, etc. 

Sans oublier que l’entreprise devra notifier par courriel ou par voie postale ses investisseurs, ses clients et ses partenaires commerciaux de cette décision de déménager le local de ses bureaux et leur indiquer l’adresse où il sera nouvellement implanté.

Les informations relatives à la nouvelle adresse doivent tout autant figurer sur le site web de l’entreprise, sur tous les supports de communication qu’elle utilise, sur les cartes de visites ainsi que sur les cartes grises des véhicules utilisés par le personnel.

Procéder à la résiliation des différents contrats 

Le déménagement de l’entreprise de ses locaux actuels implique qu’elle doit résilier tous les contrats auxquels elle a souscrit. Dans le cadre de ce déménagement, l’entreprise devra résilier son contrat de bail commercial ou professionnel et contacter ses fournisseurs d’assurance, d’électricité, d’eau, de chauffage, de ligne téléphonique, etc., également dans cette même intention.

Résilier le bail de l’entreprise 

L’entreprise doit lancer les procédures de résiliation de son bail professionnel ou commercial à J-180 ou 6 mois précédant la date de départ. Elle peut envoyer sa demande au bailleur par l’intermédiaire d’un acte d’huissier ou encore via une lettre en recommandé avec accusé de réception.

La résiliation d’un bail locatif professionnel diffère toutefois des démarches à réaliser pour clôturer un bail commercial, en cas de déménagement. 

Le déménagement est un motif légitime dans le cadre d’un bail professionnel. Entre autres, l’entreprise peut mettre en application la résiliation du bail sans avoir à donner des justifications à son bailleur. Un délai de préavis de 6 mois doit expressément être respecté par celle-ci. 

Ce fonctionnement n’est pas applicable dans le cas d’un bail commercial où la résiliation ne peut avoir lieu qu’au terme d’une période triennale. Bien qu’il s’agisse d’un déménagement de ses locaux, la demande de résiliation du bail commercial de l’entreprise doit également se faire 6 mois avant la date de départ, et uniquement via recommandé avec accusé de réception.  

Clôturer les contrats de gaz, d’électricité et d’eau

Si généralement, un contrat d’énergie professionnel est soumis à une durée d’engagement et donne lieu au paiement de pénalités en cas de résiliation du contrat en dehors des dates d’échéance. Heureusement, l’entreprise n’est sujet à aucun frais ni pénalité en cas de déménagement si elle souhaite résilier ses contrats auprès de ses fournisseurs d’énergie et d’eau.

L’entreprise doit toutefois informer ses fournisseurs entre 30 à 90 jours avant la date de déménagement pour la fermeture de ses compteurs.

Résilier le contrat d’abonnement téléphonique

Le déménagement constitue aussi un motif légitime de résiliation de contrat auprès d’un fournisseur téléphonique. L’entreprise n’aura pas ainsi à payer des frais supplémentaires. La demande de résiliation du contrat est à faire à J-45 du déménagement. Toutefois cette résiliation n’est pas obligatoire car, l’entreprise peut si elle le souhaite, transférer sa ligne téléphonique vers le lieu de sa nouvelle adresse. 

En effet, l’entreprise peut maintenir son abonnement auprès de son fournisseur de télécommunication actuel dans le cas où il serait éligible à sa nouvelle adresse et que le niveau de débit présent permet de transférer la ligne gratuitement. Pour ce faire, l’entreprise devra contacter son opérateur pour des compléments d’informations du transfert à la date souhaitée.

L’entreprise peut recourir à d’autres dispositions prévues par son contrat d’abonnement téléphonique dans le cas d’une résiliation de contrat dans le cadre duquel l’opérateur n’est pas en mesure de proposer un service à sa nouvelle adresse.

Résilier les contrats d’assurances professionnels

L’entreprise doit également envisager à clôturer ses contrats professionnels quand bien même les démarches sont réalisées avant leurs dates d’échéances. En effet, le changement d’adresse administrative et juridique du lieu de l’activité est un motif valable qui permet à toute entreprise de clôturer le contrat préalable à l’échéance normale.

Toutefois, l’entreprise doit attendre la date du déménagement pour lancer les démarches de résiliation. 

• Cas de clôture de l’assurance du local de l’entreprise. Une fois le changement d’adresse juridique effectué, l’entreprise a 3 mois pour demander à son assureur de résilier le contrat d’assurance de son ancien local. Pour sa demande de résiliation, elle devra adresser à la compagnie d’assurance une lettre recommandée avec accusé de réception. La résiliation est effective au plus tard 30 jours suivant la date de réception de la demande ;
• Cas de clôture de l’assurance RCP. La demande de résiliation d’une assurance Responsabilité Civile Professionnelle ou RCP peut se faire simultanément avec l’assurance multirisque.

La communication interne avec les salariés et en externe avec les investisseurs, partenaires et fournisseurs.

Un déménagement peut perturber le quotidien des collaborateurs et, par conséquent, le bon fonctionnement de l’activité. Le déménagement doit ainsi s’articuler autour d’une communication fluide pour éviter tout impact négatif entraîné par le déménagement des bureaux de l’entreprise. Toutes les informations susceptibles d’être utiles doivent être communiquées à chacun des employés.

La motivation du projet, jour de transfert et situation géographique. Des éléments qui permettent au personnel de l’entreprise de se préparer psychologiquement et pour qu’ils puissent s’organiser à leurs rythmes.

La communication du déménagement au personnel de l’entreprise est également importante dans la mesure où il est nécessaire de recueillir leur avis afin de mieux organiser leur environnement de travail.

La communication de la nouvelle adresse concerne également les fournisseurs et les partenaires ainsi que le site internet, les réseaux sociaux, les mails, les courriers et autres canaux de communication.

Pour tenir informer les partenaires les plus importants, il est même conseillé d’établir une liste de contacts à prévenir pour éviter d’éventuels oublis.

Choisir un prestataire pour s’occuper du déménagement

Pour un gain de temps et pour ne pas que le processus de déménagement ne commence à chambouler l’activité de l’entreprise, il est plus recommandé de faire appel au service d’une société de déménagement pour s’occuper de cette mission.

Des déménageurs professionnels sont plus à même de proposer des solutions de déménagement adaptées aux besoins et aux attentes de l’entreprise. Effectivement, il convient de tenir compte du type de prestation dont le tarif varie d’un prestataire à l’autre.

Aménager les nouveaux locaux de l’entreprise 

La dernière étape du déménagement mais très importante, l’aménagement des nouveaux locaux doit se faire de sorte à ce que l’ensemble des collaborateurs soient à l’aise, que les nouvelles conditions de travail soient favorables à leur productivité.

Les nouveaux locaux doivent être prêt à accueillir les collaborateurs. Les travaux d’aménagement devront être fait plusieurs jours ou plusieurs semaines avant le déménagement. L’inventaire, le tri et la sélection du mobilier ainsi que des divers équipements également devront se faire en amont. De même que la commande du matériel nécessaire à la décoration des lieux qui est à anticiper.

L’aménagement du nouveau local doit être propice au travail, que la décoration soit une source de motivation pour les collaborateurs pour qu’ils soient plus productifs.

Faire appel à un spécialiste de déménagement pour les sociétés

Que ce soit pour les transferts des archives ou encore le transport des meubles, il est judicieux de faire appel à un professionnel. Avec un guide sur le déménagement d’entreprise ce qu’il ne faut pas oublier, vous pourrez enfin profiter d’un accompagnement de qualité.

En effet, il s’occupe du transfert des œuvres d’art du stockage et du garde-meubles, mais également du transfert de toutes les archives et même des appareils informatiques. Il sera à vos côtés pour la manutention des charges lourdes. Sachez qu’il est possible de commettre des erreurs si vous n’êtes pas épaulé par un expert.

Pour que votre projet de déménagement de société ne soit pas chaotique, il est préférable de bien vous renseigner. Même pour une réorganisation efficace, vous pourrez collaborer avec un tel expert. Il suffit de lui demander un devis afin de partager tous vos besoins.

En quelques secondes, vous pourrez chiffrer cette prestation et convenir d’un rendez-vous. Ce dernier permettra notamment d’établir les services incontournables pour que ce transfert ne soit pas cauchemardesque.

Vous bénéficiez de la fiabilité d’un réseau et chacune des interventions sera effectuée dans les meilleures conditions.