Entrepreneuriat

Logiciel de gestion de temps de travail : les avantages

Par Philippe , le 25 mars 2022 , mis à jour le 15 juin 2023 - 8 minutes de lecture
logiciel de gestion de temps de travail

Facteur déterminant la rentabilité d’une activité, le temps de travail joue un rôle important dans la prospérité d’une entreprise. Afin de faciliter la gestion des ressources humaines et celle d’une entreprise, il appartient à celle-ci d’organiser les tâches de ses salariés en fonction des contraintes et des difficultés rencontrées dans leur réalisation. L’enregistrement de la durée d’exécution de ces activités étant difficile, le recours à un logiciel de gestion de temps de travail devient indispensable. À part l’optimisation des performances de l’entreprise au quotidien, l’utilisation de cet outil offre d’autres avantages utiles à tout entrepreneur.

Logiciel de gestion de temps de travail : de quoi s’agit-il ?

Le logiciel de gestion de temps de travail est une application créée pour aider les entreprises à gérer les horaires de travail des salariés. Certains outils de gestion de temps de travail fonctionnent en ligne et restent accessibles à partir d’un PC ou d’un téléphone mobile. Qu’il s’agisse d’une demande d’absence, d’une consultation des soldes de congé et des heures supplémentaires, quelques clics suffisent aux collaborateurs pour y accéder

Cet outil doit son succès à l’optimisation de la gestion de temps de travail et à sa capacité de tenir les responsables informés de l’avancement de chaque projet. Son utilisation permet ainsi d’anticiper les risques et d’optimiser la gestion des ressources humaines. Utiliser un logiciel de gestion de temps et des activités fiable offre un aperçu des tâches réalisées et de la durée de travail effectuées par les collaborateurs.

Les outils de saisie de temps peuvent être paramétrés selon la législation, le code de travail et le fonctionnement interne de l’entreprise. Leur utilisation permet de fiabiliser la gestion des heures supplémentaires ainsi que la facturation client. La mise en place d’alertes avertit un chef d’équipe d’un évènement alarmant tel que le retard d’un salarié, l’absence ou une présence imprévue. Quelle que soit la taille de la société, cela garantit l’efficacité du département.

Les différents types de logiciel de gestion de temps

Sur le marché, vous pouvez accéder à de différents types de logiciel de gestion de temps. Pour optimiser la production, il suffit d’opter pour l’outil offrant une fonctionnalité adaptée à vos besoins.

Logiciel de gestion de temps de présence et d’absence

Cet outil recueille les données collectées par les pointeuses et les badgeuses pour automatiser le suivi du temps de présence effectif d’un salarié. Étant capable de résumer les informations, le logiciel contribue au calcul des éléments variables de la paie, à partir des données collectées.

Logiciel de gestion du temps et des activités (GTA)

Indispensable pour une entreprise, ce type de logiciel concerne à la fois l’administration des personnels et la gestion de paie. Un logiciel de GTA permet de digitaliser les processus et de suivre le cours des projets en temps réel ainsi que la répartition du budget alloué. Il renvoie un résultat stratégique aux responsables de la gestion de ressources humaines à partir de données recueillies sur le temps de travail des salariés.

Logiciel de gestion des ressources humaines

Cet outil offre la possibilité d’établir des plannings en fonction des différentes contraintes : réglementaire, personnelle ou collective. Si vous décidez d’utiliser ce facilitateur d’administration pour votre entreprise, Azuneed RH est le premier logiciel de gestion des ressources humaines dédié au Startup, TPE et PME. Fonctionnant comme un véritable assistant, cette solution vous aide à simplifier vos tâches administratives chronophages.

Les avantages d’un logiciel de gestion de temps de travail

Si la majorité des entrepreneurs opte pour cet outil innovant, c’est grâce aux avantages qu’il offre. Outre sa praticité, il participe également à l’amélioration de la productivité.

Une déclaration de temps précise

Susceptibles d’intégrer les paramètres de suivi des salariés, les logiciels de gestion de temps de travail informent sur les heures d’arrivée et de départ des collaborateurs, la durée de travail ou de pause. L’outil participe à la gestion administrative des activités tout en évitant les erreurs de calcul. En l’utilisant, l’entreprise est en mesure de présenter à leurs clients un récapitulatif du temps nécessaire à la mission qui lui a été confiée.

Une amélioration de la productivité

L’utilisation d’un logiciel de gestion de temps de travail permet à des salariés de mieux répartir leurs tâches et de les réaliser selon la durée impartie. En plus de favoriser une hausse de la productivité et la performance des salariés, ce système permet une amélioration de la qualité de vie au travail. Cette flexibilité augmente l’engagement des employés et réduit progressivement l’absentéisme.

En effectuant la saisie de leur temps de travail et en visualisant le cumul des heures effectuées, les collaborateurs réalisent un travail mieux structuré. Avec les ressources disponibles, ils obtiennent un aperçu des missions à réaliser et de l’échéance. En plus de réduire les marges d’erreur et de gagner du temps, l’entreprise optimise son rendement et sa rentabilité.

Note : grâce à un logiciel de gestion de temps de travail, les managers peuvent identifier les goulots d’étranglement, comparer la performance entre les équipes, ou déterminer si certaines tâches prennent plus de temps que prévu. En exploitant ces données, les entreprises peuvent faire des ajustements stratégiques pour améliorer leur performance globale.

Outil pratique et efficace

Combiné aux autres avantages, le temps déclaré par les utilisateurs donne à ce logiciel la capacité d’être entièrement efficace. Parmi les applications les plus performantes en time tracking, il y a le Time doctor, un outil hybride offrant le suivi de temps et la gestion de projet. À partir de cet outil, les informations pertinentes sont extraites pour s’assurer que les salariés travaillent bien sur le projet attribué.

Mises à jour en temps réel, les données recueillies permettent aux managers de contrôler le cycle de vie du projet et de réduire le risque de relâchement des salariés. Les collaborateurs ayant travaillé sur ce dossier sont listés avec les temps totaux. Il est alors possible de faire une comparaison pour mettre en lumière les plus performants dans une même activité.

Autres avantages de déployer un logiciel de gestion de temps

Outre ces avantages, le logiciel de gestion de temps de travail offre d’autres atouts susceptibles de vous aider quotidiennement. Il s’agit des points forts suivants :

  • Un emplacement unique et sécurisé pour toutes les données,
  • Facilité de prise de décision stratégique et rapports pertinents,
  • Automatisation des factures à partir des données collectées,
  • Système de paie plus rapide et précis,
  • Gestion personnelle du profil et protection contre le vol des données sensibles.

opérateur téléphonique

Comment choisir un logiciel de gestion de temps de travail ?

Choisir le bon logiciel de gestion de temps de travail nécessite une réflexion approfondie et une compréhension claire des besoins de votre entreprise. Parmi les facteurs à considérer figurent la facilité d’utilisation, la personnalisation, les fonctionnalités offertes, l’intégration avec d’autres systèmes, le coût et le support client. Il peut être utile de faire un essai gratuit ou une démonstration avant de prendre une décision d’achat. En fin de compte, le bon logiciel sera celui qui offre les meilleures fonctionnalités pour répondre aux besoins de votre entreprise tout en restant dans votre budget.

À titre d’information, l’intégration avec d’autres systèmes est un élément à ne pas négliger dans le choix d’un logiciel de gestion de temps de travail. En effet, il faut savoir que celui-ci doit s’intégrer de manière transparente avec d’autres systèmes en place dans l’entreprise pour un fonctionnement efficace. L’intégration avec le système de paie peut, par exemple, faciliter le calcul des salaires, en particulier pour les travailleurs horaires. De même, une liaison avec le système de gestion de projets peut aider à suivre le temps passé sur des tâches spécifiques, facilitant ainsi la planification et la gestion de projet. Une bonne solution de gestion du temps doit pouvoir communiquer facilement avec d’autres systèmes clés pour offrir un tableau complet de l’utilisation du temps.

Philippe

Entrepreneur dans l'âme, Philippe accompagne depuis 20 ans les entreprises dans leur développement.