Quelle est la formation nécessaire pour devenir secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif est un professionnel dont les missions varient en fonction de l’entreprise au sein de laquelle il travaille. Nourrissez-vous un intérêt particulier pour ce métier ? Sachez que pour devenir secrétaire administratif, il vous faudra suivre une formation appropriée. Découvrez ici toutes les informations dont vous avez besoin pour exercer ce métier.

Présentation du métier de secrétaire administratif

Le secrétaire administratif est spécialisé dans plusieurs tâches au sein d’une entreprise. Ce professionnel occupe donc un poste polyvalent. Le rôle du secrétaire administratif est d’assurer une bonne gestion des tâches administratives comme : la communication, la saisie de documents administratifs, la gestion des ressources humaines, etc. Le secrétaire administratif peut exercer sa profession au sein d’un organisme privé ou public. Il peut donc travailler dans le secteur des assurances, de l’éducation, de la finance, etc.

Les fonctions des secrétaires administratifs sont indispensables au sein d’une organisation dont la gestion peut être assurée à distance. Pour faire court, le secrétaire administratif contribue activement au bon fonctionnement d’une entreprise.

La formation à suivre pour devenir secrétaire administratif

Plusieurs formations sont accessibles en France pour exercer le métier de secrétaire administratif. Il est possible d’en suivre certaines avant l’obtention du bac. D’autres formations exigent par contre le diplôme du bac. Le bac professionnel gestion-administration est la formation la plus connue permettant d’accéder au plus vite au métier de secrétaire administratif. En effet, cette formation permet aux aspirants de disposer des connaissances nécessaires afin de pouvoir travailler dans une PME. Toutefois, il est également possible de devenir secrétaire administratif avec :

• le bac pro bureautique;
• le bac pro administration des fonctions publiques;
• le bac pro sciences et technologies du management et de la gestion spécialité ressources humaines et communication (STMG).

Après l’obtention du bac, les formations à suivre pour devenir secrétaire administratif sont :

• BTS assistant de manager;
• BTS assistant de gestion PME-PMI.

Il est généralement recommandé d’avoir un bac STMG pour accéder à ces formations. Le BTS assistance technique d’ingénieur est aussi un diplôme qui permet d’exercer dans le secteur du secrétariat administratif. Cette formation est plus spécifique. Elle enseigne aux étudiants toutes les techniques essentielles pour assurer la gestion administrative d’un service industriel. Pour avoir ce diplôme de BTS, il faudra avant tout obtenir un bac STI2D (sciences et technologie de l’industrie et du développement durable).

Par ailleurs, les formations suivantes donnent également accès au métier de secrétaire administratif :

• DUT carrières juridique;
• Gestion administrative des organisations (GACO);
• Gestion des entreprises et des administrations (GEA).

En outre, si vous disposez d’une licence universitaire d’administration et gestion, vous pouvez devenir secrétaire administratif.

Les missions du secrétaire administratif

Les missions du secrétaire administratif sont multiples et variées. Ce professionnel accomplit des tâches de rédaction, réalise des comptes rendus et assure la diffusion de certains documents spécifiques à la demande de ses supérieurs. Son travail doit absolument répondre à des directives et aux textes légaux en vigueur. Les demandes de rapports ou de contrôles d’analyse accentuent de façon considérable le rôle de rédacteur du secrétaire administratif. Le suivi de la comptabilité de l’entreprise fait également partie de ses missions.

Il est néanmoins important de noter que les missions du secrétaire administratif varient selon qu’il est de classe normale, de classe supérieure ou de classe exceptionnelle. Il peut travailler au sein de plusieurs administrations ou garantir le fonctionnement d’un bureau spécifique. Par ailleurs, le travail du secrétaire administratif est très influencé par son affectation. Les tâches les plus courantes dans la fonction de secrétaire administratif sont entre autres :

• l’accueil des clients ou de visiteurs ;
• l’organisation des réunions de travail ;
• le rangement de différents dossiers ;
• la gestion des standards téléphoniques ;
• la prise de rendez-vous ;
• la gestion de l’encadrement du personnel.

Lorsque le professionnel est d’un grade supérieur ou exceptionnel, ces responsabilités sont plus élevées.

Les qualités et compétences nécessaires pour devenir secrétaire administratif

Pour réussir dans le secteur du secrétariat, il est indispensable de disposer de certaines qualités et compétences.

De bonnes compétences rédactionnelles

Le socle du travail d’un secrétaire administratif réside dans la rédaction ou dans l’écriture. Il est donc primordial que le professionnel soit doté de de bonnes compétences en matière de rédaction. En effet, ce métier exige un excellent niveau d’orthographe et de grammaire. Cette compétence est capitale pour rédiger efficacement les différents documents. De plus, il est important d’appréhender les directives afin de mieux synthétiser les informations.

Un bon sens relationnel

Pour mettre les visiteurs en confiance, le secrétaire doit avoir un bon sens relationnel. Cette qualité lui permet également d’assurer son rôle d’intermédiaire entre plusieurs corps de métier. Le sens relationnel est aussi très pratique pour encadrer le personnel et coordonner les réunions.

Des capacités d’adaptabilité

Le secrétaire administratif doit pouvoir s’adapter à plusieurs situations. Pour cela, il doit être polyvalent. En effet, ses missions peuvent varier en fonction de son poste d’affectation. Il doit alors être capable de répondre convenablement à chaque besoin.

Respecter la hiérarchie

Un secrétaire administratif doit impérativement respecter ses supérieurs. Son travail consiste en effet à répondre aux différentes attentes de son chef d’entreprise.

Les évolutions possibles avec le métier de secrétaire administratif

Le secrétaire administratif peut accéder à plusieurs évolutions au sein de la fonction publique. Le domaine administratif étant vaste, la carrière d’un secrétaire administratif peut connaître plusieurs changements. Il est important de notifier que l’ancienneté ou la validation de concours permet au professionnel de gagner en responsabilités.

Le salaire d’un secrétaire administratif

Le salaire des secrétaires administratifs est fixé sur la base de leurs statuts. Les augmentations de salaire sont donc conditionnées par des échelons en rapport avec l’ancienneté et l’expérience du professionnel. Lorsque le secrétaire administratif est de classe normale (en début de carrière) avec l’échelon numéro 1, il perçoit environ 1582 euros par mois. S’il atteint le dernier échelon qui correspond à la classe exceptionnelle en fin de carrière, le salaire du secrétaire administratif est de 2520 euros par mois.

L’évolution du salaire de ces professionnels de la fonction publique peut être lente ou rapide. Dans l’exercice de leur fonction, plusieurs situations peuvent ralentir le progrès du professionnel. Pour en savoir plus sur ce métier, vous pouvez vous rapprocher des professionnels de ce secteur.