Avis de situation INSEE et KBIS

L’avis de situation SIRENE (Système informatique pour le répertoire des entreprises et des établissements) délivré par l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) et l’extrait KBIS peuvent attester l’existence de votre entreprise. Bien qu’ils paraissent similaires, ces deux documents sont différents sur de nombreux points : utilisation, contenu, etc.

L’avis de situation INSEE

L’avis de situation INSEE est un document provenant du répertoire SIRENE. Le Système national d’identification et du répertoire des entreprises et de leurs établissements, aussi connu sous l’appellation Système informatique pour le répertoire des entreprises et des établissements, a été créé en 1973 et est géré par l’Institut national de la statistique et des études économiques. Il répertorie les entreprises, les organisations et les organismes présents sur le territoire français et attribue un numéro SIREN composé de neuf chiffres, ainsi qu’un ou plusieurs numéros SIRET constitués de quatorze chiffres, à chaque structure.

Pour pouvoir accéder à l’avis de situation de votre entreprise, vous devez tout d’abord vous inscrire au répertoire tenu par l’INSEE et obtenir votre SIREN, ainsi que votre SIRET. Ce document est la fiche d’identité de votre société et prouve que celle-ci n’a pas encore cessé ses activités.

À titre d’information, SIREN est l’acronyme de Système d’identification du répertoire des entreprises. Depuis 1997, ce numéro à neuf chiffres est le principal moyen d’identification des structures professionnelles basées en France. Il doit être inscrit dans les factures émises par votre entreprise, mais également dans d’autres documents tels que les devis ou les mentions légales de votre site web.

Par ailleurs, le SIRET, ou Système d’identification du répertoire des établissements, est composé du SIREN et du code NIC (Numéro interne de classement) à cinq chiffres. Ce dernier est attribué à l’établissement de votre société.

Dans le cas où votre entreprise dispose de plusieurs établissements, elle doit donc avoir différents codes NIC et donc différents SIRET.

L’extrait KBIS

Si l’avis de situation délivré par l’INSEE est la fiche d’identité de votre entreprise, l’extrait KBIS est sa carte d’identité officielle. Ce document est un acte authentique prouvant l’existence légale et juridique de votre société et fournit des informations précises concernant entre autres votre activité et les décisions du Tribunal du Commerce prononcées à l’encontre de votre structure (redressement judiciaire, etc.).

Quelle que soit son statut juridique, votre entreprise doit être en mesure de fournir un extrait KBIS à ses partenaires ou lors des démarches nécessaires à sa création, si elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

À noter que depuis le 19 décembre 2014, les micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale sont obligés de s’inscrire au Registre du commerce et des sociétés. À partir de cette date, ils peuvent donc accéder à un extrait KBIS.

En raison de l’actualisation fréquente de données contenues dans ce type de document, celui-ci est généralement irrecevable si son obtention date de plus de trois mois. Si vous prévoyez de réaliser des démarches auprès de l’administration, nous vous conseillons de bien vérifier la date d’envoi de votre extrait KBIS afin d’éviter les pertes de temps liées à un refus.

Les différences entre l’avis de situation INSEE et le KBIS au niveau des démarches d’obtention

Les démarches à réaliser pour l’accès à un avis de situation SIRENE de l’INSEE sont très différentes de celles nécessaires à l’obtention d’un extrait KBIS.

Pour accéder au document délivré par l’Institut de la statistique et des études économiques, vous devez tout d’abord réaliser l’ensemble des formalités de création de votre entreprise auprès du CFE (Centre de formalités des entreprises) compétent. Selon les caractéristiques de votre structure et de votre métier, vous pouvez vous tourner vers le greffe du Tribunal du Commerce, la Chambre de commerce et d’industrie, la Chambre des métiers et de l’artisanat, l’URSSAF, le centre des impôts, la Chambre d’agriculture ou vers la Chambre nationale de la batellerie artisanale.

Une fois les formalités terminées, le CFE en charge de votre dossier va transmettre les informations concernant votre entreprise à l’INSEE. Ce dernier va ensuite attribuer un numéro SIREN, un numéro SIRET et inscrire votre établissement dans le répertoire SIRENE, avant de vous délivrer un avis de situation.

Contrairement à l’avis de situation SIRENE, l’extrait KBIS n’est pas une preuve de l’inscription de votre entreprise au répertoire de l’INSEE, mais celle de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. En d’autres termes, pour obtenir ce document, vous devez réaliser toutes les étapes indispensables à l’immatriculation de votre société au RCS.

Outre le choix de la forme juridique, vous devez rédiger les statuts, constituer le capital social, dresser une liste des actes nécessaires à votre entreprise, remplir le formulaire CERFA, annoncer la création de votre entreprise dans un journal officiel et remettre votre dossier auprès du greffe du Tribunal du commerce compétent, avec toutes les pièces justificatives.

Dans le cas où votre dossier est validé, le greffe du Tribunal du commerce vous adresse votre extrait KBIS dans un délai de 4 à 5 jours et vous pouvez démarrer votre activité.

À qui s’adresse l’avis de situation INSEE et l’extrait KBIS ?

À l’instar des démarches d’obtention, il existe des différences entre les entreprises qui sont dans l’obligation d’utiliser des extraits KBIS dans la réalisation de leur activité et celles qui sont contraintes d’opter pour des avis de situation.

En théorie, toute entreprise présente sur le territoire français doit être en mesure de présenter un avis de situation SIRENE. Toutefois, si vous êtes inscrit au Registre du commerce et des sociétés, vous devez présenter un extrait KBIS pour prouver l’existence de votre société auprès des autorités ou lors des opérations nécessaires à sa création et à son développement.

Dans le cas où votre structure ne peut être immatriculée au RCS, il est donc indispensable de présenter un avis de situation pour prouver son existence et son inscription au registre de l’INSEE.

Pour information, vous vous exposez à de lourdes sanctions si votre entreprise est assujettie au RCS, mais qu’elle n’est pas immatriculée. En l’absence d’immatriculation, vous pouvez être poursuivi pour délit de travail dissimulé.

Le document prouvant l’inscription au RCS est appelé extrait KBIS pour les personnes morales et extrait K pour les personnes physiques.

Les différences entre l’avis de situation INSEE et l’extrait KBIS au niveau de l’utilisation

Tout d’abord, il est important de noter que l’avis de situation SIRENE est un document officiel, mais qui n’a aucune valeur juridique. Si votre entreprise est non assujettie au RCS, il peut être utilisé pour ouvrir un compte bancaire professionnel et pour l’ensemble des démarches nécessaires au lancement de votre activité. Dans le cas contraire, il ne peut remplacer le KBIS dans les formalités relatives à la création de votre entreprise.

Toutefois, sachez que ce type de document peut être d’une grande aide dans la réalisation d’une étude de marché ou dans la mise en place d’une stratégie marketing et/ou commerciale. En effet, sur le site avis-situation-sirene.insee.fr, vous pouvez accéder gratuitement aux avis de situation de vos concurrents et analyser les données concernant leur entreprise.

Outre l’étude de la concurrence, celle du marché et l’élaboration de stratégie, les avis de situation provenant de l’INSEE vous permettent d’accéder aux informations concernant les entreprises susceptibles de devenir vos partenaires.

Concernant l’extrait KBIS, il faut savoir qu’il est payant et il serait donc particulièrement désavantageux de l’utiliser dans vos études et dans la conception des stratégies de votre société. De manière générale, ce document est destiné essentiellement aux démarches administratives nécessaires à la constitution ou au développement de votre société.

Pour toute entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés, l’extrait KBIS est le document indispensable pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. Lors de la création de votre structure professionnelle, vous devez généralement déposer votre capital à la banque. Durant cette étape, cette dernière vous remet une attestation de dépôt de fonds que vous devez joindre au dossier à transmettre au greffe du Tribunal du commerce compétent. Après la réception de votre KBIS, vous devez le présenter à votre banquier pour qu’il débloque votre capital et confirme l’ouverture de votre compte professionnel.

Hormis la création d’un compte pro, ce document doit être présent dans vos dossiers de candidature à des appels d’offres publics. Il compte également parmi les pièces justificatives indispensables à la réalisation d’importantes transactions telles que les achats de matériels professionnels.

Comme dit précédemment, l’extrait KBIS reprend l’ensemble des informations relatives aux décisions du Tribunal du Commerce. Il peut donc être utile pour évaluer la santé d’une entreprise désireuse de devenir votre partenaire ou votre client.

Les différences entre l’avis de situation INSEE et l’extrait KBIS au niveau du contenu

En tant que carte d’identité de votre entreprise, l’extrait comprend des données plus fournies que l’avis de situation SIRENE de l’INSEE.

Le document émanant du Tribunal du Commerce comprend le nom du greffe d’immatriculation, la raison sociale, l’enseigne, le sigle de votre entreprise. Il comporte également le numéro d’identification de votre structure, sa forme juridique, l’adresse de son siège social, sa durée, sa date de constitution, son code NAF, son activité, l’adresse de son principal établissement, la devise et le montant de son capital, ainsi que l’ensemble des informations relatives aux administrateurs et aux commissaires aux comptes (nom, prénom, adresse, date de naissance, commune de naissance, nationalité, etc.).

Dans le cas où vous exercez une activité réglementée, les références des autorisations obligatoires sont inscrites dans votre extrait KBIS.

De son côté l’avis de situation fait office de simple fiche de renseignement et ne comprend que quelques informations : date d’inscription au répertoire de l’INSEE, numéro d’identification SIREN, numéro d’identification SIRET, forme juridique, code APE, adresse du siège social, nom et prénom du dirigeant.

Bien que l’avis de situation ne fournisse pas de données détaillées sur votre entreprise, sachez qu’il peut remplacer le KBIS dans la réalisation de partenariat avec des prestataires comme Deliveroo ou Uber Eats.

Les sanctions en cas de non-respect des règles liées à l’avis de situation SIRENE et l’inscription au RCS

Le non-respect des règles et réglementations relatives à l’avis de situation SIRENE et à l’inscription au RCS peut entraîner de sérieuses conséquences pour les entreprises. Une entreprise qui omet de s’inscrire auprès de l’INSEE ou de se conformer à ses obligations de déclaration peut faire face à des sanctions administratives et financières.

Par ailleurs, une entreprise qui ne s’inscrit pas correctement au Registre du Commerce et des Sociétés ou qui ne maintient pas à jour ses informations peut être confrontée à des sanctions juridiques, y compris des amendes et des sanctions pénales. Il est donc crucial pour les entreprises de comprendre et de respecter leurs obligations en matière d’INSEE et de KBIS.

La demande d’avis de situation INSEE

L’avis de situation INSEE de votre entreprise et ceux des autres structures professionnelles présentes sur le territoire français sont disponibles en open data sur le site avis-situation-sirene.insee.fr.

Pour obtenir l’avis de situation de votre société, vous devez tout d’abord vous munir du numéro SIREN à neuf chiffres. Ensuite, il vous suffit de vous rendre sur la plateforme de l’INSEE, de saisir le numéro dans la case située en haut à gauche et de cliquer sur le bouton « Avis de situation ».

Une fois le document affiché, vous avez la possibilité de le télécharger, de l’imprimer ou, tout simplement, de le consulter.

Si vous projetez d’analyser les données concernant un concurrent ou un partenaire potentiel, vous devez tout d’abord rechercher son numéro SIREN en accédant à sirene.fr. Sur ce site, vous pouvez taper la dénomination commerciale de l’entreprise que vous recherchez, afin d’afficher son numéro d’identification.

Après avoir obtenu le SIREN de la société, reprenez les étapes mentionnées ci-dessus : accéder au site dédié aux avis de situation, saisir le numéro SIREN, cliquer sur « Avis de situation », etc.

La demande d’extrait KBIS

Si la demande d’avis de situation SIRENE est généralement effectuée en ligne, celle de l’extrait KBIS peut être réalisée en vous rendant directement auprès du greffe du Tribunal du Commerce compétent, en envoyant un courrier ou en vous rendant sur le site infogreffe.fr.

Afin d’éviter les pertes de temps et d’accéder rapidement au KBIS de votre entreprise ou celui d’une autre structure que vous souhaitez analyser, nous vous conseillons d’opter pour la demande en ligne.

Sur le site Infogreffe, vous devez remplir un formulaire avec les données de votre entreprise ou celles de la société qui vous intéresse.

Après la validation du formulaire, la plateforme vous redirige vers une fiche Infogreffe. Pour obtenir le KBIS, il vous suffit de cliquer sur la partie « Documents officiels », sur « Extrait KBIS » et de sélectionner le mode transmission : courrier ou envoi par e-mail sous le format PDF. Ceci fait, cliquez sur « Terminer la commande » et suivez les étapes nécessaires à la réception du document.

À titre d’information, si vous le souhaitez, vous pouvez recevoir un extrait KBIS de manière périodique. Pour ce faire, vous devez cocher la case « Courrier » dans la section dédiée à la commande du document et choisir une périodicité.