Comment fonctionne la dématérialisation des actes administratifs ?

La dématérialisation est un processus incontournable dans toutes les structures d’entreprise modernes et indépendamment de leurs tailles. Avec les avancées technologiques et le développement électronique, la dématérialisation des activités, que ce soit au niveau des secteurs publics, ou au niveau des secteurs privés. L’application de la dématérialisation au niveau de l’Administration permet de mieux suivre la transmission des documents et des actes administratifs, et de mieux suivre les procédures dans ce cadre. En effet, la dématérialisation se fait de plus en plus au niveau des collectivités territoriales décentralisées, par rapport aux actes administratifs. Ce processus prend forme au travers le projet dit ACTES, ou aussi connu comme étant l’Aide au Contrôle et à la Transmission Électronique Sécurisée, qui vise notamment la dématérialisation en termes de transferts des documents administratifs et budgétaires.

Le projet ACTES, une brève description

Le projet Aide au Contrôle et à la Transmission Électronique Sécurisée ou ACTES peut être qualifié de projet de dématérialisation des systèmes et des services publics. Dans ce sens, il vise la transmission des documents et des actes administratifs qui sont soumis à un contrôle dit de légalité au niveau des collectivités territoriales décentralisées. La conception du projet de dématérialisation s’inscrit dans le cadre de l’amélioration de la productivité des services publics, et de la qualité des services publics rendus.

De manière plus concrète, ce projet vise une dématérialisation effective, à tout point en termes d’élaboration, de réception des documents et des actes administratifs et budgétaires jusqu’à l’étape de l’archivage des actes administratifs au niveau de la collectivité. Le processus de dématérialisation des actes administratifs privilégie ainsi le canal de transmission des actes administratifs et des documents administratifs par un moyen électronique. Une fois la télétransmission des actes et des documents en format PDF effectuée, un accusé de réception est lancé de manière automatique au niveau des collectivités cibles.

Le contrôle de la légalité des documents se fera ainsi à deux niveaux, grâce notamment à cette dématérialisation des actes. Un premier contrôle de légalité se fera ainsi au niveau des collectivités émettrices des actes, avant la télétransmission desdits actes au niveau de la préfecture, des sous-préfectures ou encore au niveau des services dits déconcentrés de l’État. Le fonctionnement proprement dit de la dématérialisation des documents et des actes administratifs sera détaillé plus bas.

Au niveau de la préfecture, des représentants du projet ACTES sont présents, qui sont le référent ACTES, qui gère notamment l’organisation du projet au niveau de ladite préfecture, de la procédure de dématérialisation sur le plan opérationnel, et veille sur le respect de la convention apposé par la signature respective du représentant de la préfecture et de la collectivité. Aussi, il peut être rencontré au niveau de la préfecture, l’opérateur de transmission, notamment pour gérer les différentes éventuelles anomalies par rapport à la transmission par voie électronique des actes administratifs.

Bon à savoir : le projet ACTES budgétaire est un projet de dématérialisation, permettant la télétransmission des actes budgétaires entre les parties prenantes. Dans ce cadre, l’application de ce projet vise à favoriser le contrôle de la légalité des actes budgétaires au niveau des collectivités.

Comment fonctionne la dématérialisation des actes et des documents administratifs ?

La transmission par voie électronique des actes et des documents administratifs ne se fait pas facilement. Il a été vu plus haut que la dématérialisation de la transmission des documents et des actes administratifs et budgétaires se fait dans le cadre du contrôle de légalité par les collectivités. Ainsi, la transmission électronique permet de faire un contrôle à différents niveaux et le partage des actes et des documents administratifs entre les parties prenantes d’une manière plus optimale et sécurisée.

Le contrôle des actes et des documents administratifs se fait au niveau de la collectivité. La transmission des actes et des documents administratifs à ce niveau est permise grâce à l’instauration d’un réseau de collecte, facilement accessible par les parties sur internet. Il s’agit ainsi d’un service proposé en ligne par des opérateurs de transmission, et qui utilise un dispositif de transmission électronique, tel que le logiciel de dématérialisation des actes administratifs , un outil approuvé et autorisé par le ministère chargé des Affaires intérieures de l’État. La mise enhttps://www.qualigraf.fr/deliberation-dematerialisation-des-actes-administratifs/ place de ce réseau de collecte des documents facilite l’envoi et la télétransmission de tous les documents et de tous les actes sous format PDF au niveau des parties concernées au sein du département ou de la préfecture de la collectivité même. Mais cette transmission ne peut se faire qu’une fois que les actes et les documents administratifs ont tous fait l’objet des contrôles de légalité et des contrôles budgétaires ;

Parallèlement à cela, la préfecture et les autres services déconcentrés de l’État peuvent avoir accès à ces documents une fois la transmission électronique faite. De là, un contrôle sur la légalité des actes peut encore se faire.

Quelles sont les étapes pour une dématérialisation effective ?

Entamé un projet de dématérialisation au niveau des services publics reste quelque peu un challenge à soulever pour l’Administration, puisqu’il requiert non seulement un besoin énorme en finances, mais également un besoin en matériels, en ressources humaines et surtout en termes d’organisation du circuit de transmission électronique des actes administratifs.

Ainsi, pour assurer une dématérialisation au niveau des collectivités, il est nécessaire de :

• Mettre en place un comité qui prend en charge la télétransmission ;
• S’approprier les différentes normes d’échange imposées par le projet, tel que les protocoles à suivre, les standards… ;
• Choisir un partenaire pour la télétransmission des documents et des actes administratifs, toujours en respectant les normes d’échange établies ;
• Nouer la collaboration entre l’État central, au travers de ses représentants, et les collectivités, au moyen de la signature des deux parties.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des actes et des documents administratifs ?

La télétransmission via méthode électronique de l’acte administratif se présente comme étant avantageuse. En effet, elle permet de :

• Avoir un échange quasi en temps réel avec les services publics, particulièrement au niveau de la préfecture, tel dans le cas de la réception automatique d’un accusé de réception ;
• Réduire les coûts relatifs à la transmission des actes ;
• Réduire le travail des agents au niveau des collectivités ;
• Assurer la sécurisation des actes.