Nos conseils pour rédiger un mail de relance

Une activité commerciale a faire l’objet de stratégies promotionnelles pour susciter l’intérêt des clients potentiels et augmenter les ventes. Parmi ces stratégies figure l’email de relance. Il constitue un outil marketing dans le sens où il permet d’attirer l’attention d’un bon nombre de prospects, en insistant et en relançant le mail promotionnel en question. À cet effet, le contenu du mail ne doit pas être pris à la légère, et doit véhiculer un message attractif et prometteur à l’intention de l’interlocuteur, tout en reflétant les attentes de celui-ci.

Rédiger un email de relance réussi n’est pas chose aisée. Cependant, cette étape est nécessaire pour acquérir de nouveaux clients.

Voici quelques astuces à mettre en pratique lors de la rédaction de votre email de relance.

Les emails de relance, pour quoi faire ?

L’email de relance sert, comme son l’indique, à relancer un message dans le but d’attirer l’attention des prospects de son entreprise. Ainsi, son intérêt est d’élargir la clientèle de cette dernière.

À cet effet, l’email de relance doit à la fois donner le temps et l’espace nécessaires aux prospects pour bien réfléchir, mais également d’analyse les préférences des clients potentiels.

Relancer un client par email à l’issue d’une première interaction constitue également un bon moyen pour la création d’un lien avec ce dernier, tout en suscitant son engagement. Faire une relance par mail est toutefois et souvent négligé en tant que stratégie commerciale. En effet, exploiter une politique marketing effective en favorisant l’entretien de sa relation client ne peut être qu’un avantage concurrentiel pour une entreprise.

L’email de relance pour donner un temps de réflexion aux potentiels clients

Le terme relance se réfère à une action de reprise. Pour pouvoir parler de mail de relance, il faut bien qu’il ait eu l’envoi d’un mail de base. Ainsi, plusieurs possibilités peuvent prendre forme pour expliquer pourquoi l’interlocuteur sollicité n’a pas émis de réponse à la suite du premier email envoyé. Voici quelques cas de figure possibles :

• Un des cas de figure possibles est que le prospect n’ait pas encore eu le temps de se pencher sérieusement sur l’email envoyé ;
• Il peut également arriver que le potentiel client ait tout simplement oublié de donner suite à l’email envoyé ;
• Le prospect prend un peu de temps pour effectuer quelques études en la matière, et essaie de comparer votre offre à celles sur le marché ;
• Le prospect ne sait pas comment procéder ;
• Ou tout simplement parce que votre offre ne répond pas aux besoins immédiats du prospect, ou qu’elle ne convient pas à son budget ou tout simplement à ses besoins ;

Quelle que soit la situation dans laquelle se situe le prospect, il incombe à l’entreprise de recourir aux éventails d’emails de relance en cas de non réponse durant un certain temps de la part de l’interlocuteur. Il s’agit peut-être de faire un petit rappel aux clients qui ont oublié de lire le mail, et de leur donner une seconde chance de découvrir l’offre de l’entreprise. Le but étant d’amener le plus possible de clients.

L’email de relance pour une analyse de préférence des clients

Les réponses obtenues à l’issue des emails promotionnels de départ, qu’elles soient positives ou négatives, constituent un outil pertinent d’analyse de la préférence des clients, ainsi une petite analyse de marché.

• Dans le cas où l’interlocuteur serait intéressé, qui s’apprécie notamment à travers ses questions, mais prendrait un certain temps pour réfléchir réellement sur la question, il est nécessaire d’identifier les différents facteurs de blocage du prospect, et de lui apporter rapidement des solutions à ses préoccupations ;
• Dans le cas où l’interlocuteur jugerait que votre offre ne serait pas en adéquation avec ses attentes, ses besoins, ni même avec son budget. Ici, le fait de relancer le mail permet d’isoler les facteurs qui peuvent expliquer ce manque d’intérêt ou de motivation pour adopter l’offre relancée, en vue d’apporter quelques modifications à l’offre commerciale.

L’email de relance pour recouvrer les différentes créances

En effet, une activité commerciale peut faire face à des situations de non recouvrement de ses créances. À cet effet, l’entreprise commerciale peut recourir au mail de relance pour interpeller son débiteur.

L’objet de l’email de relance à l’attention du client peut s’agir ainsi d’un rappel sur les éventuelles pénalités applicables, ou de la survenance d’une action à son encontre dans le cas d’un silence de sa part. L’entreprise peut donc faire appel à une mise en demeure, ou à une injonction de paiement, dans le cas d’une facture non payée par exemple.

Il est à noter que pour chaque type de mails de relance, qui peut être à titre informatif, ou de prospection, il est nécessaire de suivre les règles spécifiques à chacun des cas.

Quelles sont les règles et les normes à suivre pour réussir la rédaction de son email de relance ?

La rédaction du message à partager avec les interlocuteurs doit être à la fois pertinente et attractive. De plus, un des paramètres à ne pas sous-estimer est le style de la rédaction, ainsi qu’une approche développée.

Voici quelques règles à adopter durant la rédaction de votre mail de relance :

• Le mail de relance doit, de par son contenu, donner au prospect une idée d’unicité de sa personne ou en de termes simples, il doit être personnalisé. Autrement dit, le mail doit donner l’impression au prospect d’être le seul interlocuteur du mail de relance ;
• Le contenu du mail, c’est-à-dire le message invoqué, doit attiser la curiosité du prospect. Cela s’explique par le fait que les choses curieuses attirent plus notre intérêt ;
• Le message contenu dans le mail doit être à la fois clair, court, et qui adopte un style de rédaction léger ;
• La personnalisation de chaque mail de relance. Elle répond à la première règle citée ci-dessus. Pour qu’un prospect s’imagine être le seul à qui l’entreprise a pris le soin d’envoyer un email de relance, il faut que le mail de relance en question soit personnalisé, c’est-à-dire spécifique à chacun des prospects ;
• Et la dernière règle à respecter, mais non la moindre, est de ne pas joindre d’images ni de photos dans le contenu du mail.
  Étant un email de relance, cet outil marketing doit se référer en premier lieu au message envoyé, et contenir un message bien défini et clair.

Quelles sont les grandes lignes d’un email de relance ?

Comme il s’agit d’un outil stratégique de l’entreprise, le mail de relance doit être court, tout en restant complet et courtois. Ainsi un email de relance doit contenir quatre points :

Le rappel ou l’objet du mail, il s’agit d’un élément commun à chaque mail

L’objet du mail doit bien être défini puisque ce sera la première chose que le prospect verra dans sa boîte mail. De cet élément dépend l’ouverture ou non du mail. Priorisez toujours la rédaction d’une ligne d’objet attractif ;

Les formules destinées à la salutation

C’est une partie importante, car elle marque le respect que porte l’entreprise pour un prospect en question. À cet effet, il est mieux d’insérer dans cette partie le nom du destinataire du mail de relance. Il est également possible de personnaliser cette partie, selon le degré de relation que l’entreprise entretient avec le destinataire.

L’insertion du nom du prospect dans le mail est une forme de personnalisation de celle-ci.

Le contenu proprement dit du message

Là, il faut faire attention, car il contient à la fois :

• Une ou des phrases d’accroche : opter pour une phrase de début qui véhicule une note positive, tout en étant clair et simple. Prenez le temps de bien réfléchir à comment vous allez structurer la phrase d’accroche, et privilégiez une approche directe, c’est-à-dire qu’il faut évoquer dès le début du message ce que vous attendez de la part de votre interlocuteur ;
• La structuration du contenu du mail : privilégiez les messages bien aérés, et faciles à lire. Le but étant de faire partager votre message, et de retenir l’attention du prospect le plus longtemps possible. Un message bien structuré et bien aéré rend l’expérience de lecture de l’interlocuteur plus agréable ;
• L’émotion véhiculée par le message : là, il est question d’adopter des styles de rédaction respectueuse et conviviale. Faites toujours attention à avoir un texte court, mais qui est simple et complet ;
• L’incitation à l’action : cette partie se matérialise au travers de peut-être une ou deux phrases, des liens ou des exemples. Ainsi, une fois que l’interlocuteur a pris sa décision, il doit désormais converger à l’action.

La dernière partie de l’email, ou la fermeture

Elle est également très importante. La dernière partie de l’email doit avoir le même style de rédaction que les autres parties du corps de la rédaction. De plus, la rédaction de cette dernière partie doit se situer entre une réaction trop simple, et une rédaction trop compliquée.

À vous de trouver le juste milieu.

Note : il faut toujours garder en tête que les mails de relance doivent être rédigés spécifiquement à l’occasion d’une situation précise.

À quelle date faut-il penser à relancer un mail ?

Il existe un timing bien précis en termes de relance des mails. La relance doit être faite de manière ponctuelle. Durant un mois et demi, l’entreprise peut envoyer environ 5 mails de relance. Il est donc recommandé d’envoyer un mail de relance tous les dix jours.

En ce sens, si vous envoyez votre mail initial à la date du 02 Août, la première envoie du mail de relance doit se faire dans les dix jours suivants celle-ci, c’est-à-dire à la date du 12 Août. L’intervalle de dix sert notamment à éviter que l’interlocuteur n’oublie pas le mail.