Comment télécharger gratuitement un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel indispensable à toutes les entreprises à caractère commercial. Il s’agit d’un document officiel faisant preuve de l’existence juridique de l’entreprise. Depuis toujours, la demande d’un extrait Kbis devait se faire en contrepartie d’un versement pécuniaire auprès du tribunal compétent. Cependant, les procédures ont fait l’objet de changement. Depuis le début de l’année 2020, les entreprises peuvent faire la demande du Kbis gratuitement, au moyen d’une plateforme accessible en ligne.

Une présentation brève de l’extrait Kbis

Lors de l’immatriculation d’une entreprise, l’entrepreneur doit suivre différentes démarches. C’est à l’issue de son inscription auprès du RCS ou du registre du commerce et des sociétés que l’entrepreneur obtient son extrait Kbis.

En effet, c’est au travers de ce document que l’entrepreneur peut justifier aux yeux de l’Administration l’existence de manière légale de son entreprise et de son immatriculation. Il sert également à justifier les différentes activités qu’exerce la société.

Sous le régime précédent, le dirigeant d’une entreprise devait verser quelques euros pour pouvoir justifier de manière écrite son entreprise, et faire la demande en ligne sur infogreffe.fr.

À la suite des réformes au niveau de l’Administration, la demande d’un extrait Kbis peut désormais se faire gratuitement. Ce service gratuit se fait en ligne, grâce à la plateforme Monidenum, qui est sous la charge du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce. La plateforme Monidenum a été créée en 2019, et pour mener à bien ses activités, l’entité administrative collabore de manière étroite avec le RCS.

L’intérêt de la création de la plateforme réside dans le fait de permettre aux entrepreneurs d’avoir une identité numérique personnelle. Les différents services prodigués par la plateforme Monidenum, à savoir l’action en justice, la reprise d’une entreprise, ou encore la demande d’un Kbis, sont accessibles gratuitement par tous les usagers. L’accès à ce service en ligne permet également aux entrepreneurs de recevoir systématiquement leur extrait Kbis, qui est à renouveler tous les 3 mois.

Il est à savoir que malgré son caractère gratuit, et malgré le fait qu’il soit octroyé au moyen de nouvelle technologie numérique, l’extrait Kbis détient une valeur juridique aux yeux de l’Administration.

Le site Infogreffe est quant à lui un service spécialisé pour le secteur des activités. L’accès à Infogreffe permet à l’entrepreneur de collecter des informations sur les entreprises qui sont enregistrées et immatriculées sur le territoire français. Ce site permet également une liaison rapide entre un entrepreneur et l’Administration, puisque cette dernière peut communiquer à l’entrepreneur différents documents, tels que le Kbis. De plus, l’auto-entrepreneur peut également avoir accès à son extrait Kbis au moyen de ce site.

Quelles sont les démarches à suivre pour faire la demande d’un extrait Kbis pour son propre compte ?

L’obtention de l’extrait Kbis en soi se fait rapidement sur la plateforme Monidenum. Cependant, pour avoir accès à ses services, l’entrepreneur doit ouvrir un compte à son nom sur la plateforme. En créant un compte sur la plateforme, l’entrepreneur crée son identité numérique. Voici les différentes étapes à entreprendre pour créer son identité numérique personnelle :

• La première chose à faire par l’entrepreneur est de se rendre sur la plateforme. Il convient de lancer une recherche dans un moteur de recherche ;
• Une fois le site trouvé, l’entrepreneur se trouve dans l’interface même de la plateforme. De là, il doit s’identifier. Il est à savoir que la plateforme utilise un système à double identification, pour une meilleure sécurisation des comptes des entreprises. Ainsi, l’entrepreneur doit informer son adresse mail, suivi par son mot de passe. Ce dernier doit comprendre un mélange de caractère alpha numérique pour être plus efficient ;
• Une fois ces informations inscrites sur l’interface de Monidenum, l’entrepreneur doit insérer son numéro de téléphone. L’insertion du numéro de téléphone sur la plateforme sert à recevoir par la suite un code de confirmation, qui sera à indiquer pour plus tard ;
• Ensuite, il doit s’identifier, en indiquant des documents officiels justifiant son identité. Il peut s’agir d’un passeport, ou d’une carte d’identité. L’entrepreneur doit par la suite confirmer et valider toutes ces informations ;
• La dernière étape à faire est de confirmer le rapprochement des entreprises, qui se fait automatiquement. Cette étape consiste à confronter l’identité de l’entrepreneur avec celle qui figure sur les documents légaux, tels que les registres auprès du RCS : le registre spécifique aux entrepreneurs individuels ou auto-entrepreneurs, et le registre pour les agents dans le domaine commercial.

Ces démarches réalisées, l’entrepreneur peut récupérer son document Kbis. Pour ce faire, cette fois, il doit :

• Se connecter à son compte personnel Monidenum, en insérant toutes les informations requises pour son authentification et pour son identification, c’est-à-dire une adresse mail et un mot de passe ;
• Sur la page d’accueil, il sera question de cliquer sur l’onglet Kbis et performance. De là, l’entrepreneur peut librement télécharger l’extrait Kbis de sa société en version numérique.

Il est à noter que la récupération de l’extrait Kbis ne peut se faire par tout le monde. Il est indispensable que la demande se fasse par le dirigeant même de l’entreprise ou de la société, ou par son mandataire, et qui possède préalablement une identité numérique.

Quels sont les professionnels qui ont accès gratuitement à un Kbis sur Monidenum ?

Sur Monidenum, les auto-entrepreneurs, les artisans, les chambres des métiers et les sociétés peuvent accéder gratuitement à leur extrait Kbis.

Les agents commerciaux immatriculés au RSAC, quant à eux, peuvent demander et télécharger gratuitement leur extrait RSAC. Le nouveau service offre également aux personnes physiques immatriculés au RSEIRL, la possibilité d’accéder à leur extrait RSEIRL sans aucun frais.

Comment obtenir l’extrait Kbis des entreprises implantées dans des départements à régime particulier ?

Durant la création d’une entreprise, il faut prendre en compte différents paramètres, tels que le lieu d’implantation. Non seulement le lieu géographique joue un rôle majeur dans la performance financière de l’entreprise, mais il joue également un rôle dans la récupération de l’extrait Kbis.

En effet, certains départements ne peuvent pas avoir accès aux services de la plateforme Monidenum. Il s’agit notamment des départements de la Moselle, celui du Bas-Rhin, du Haut Rhin, de la Guyane, et de la Guadeloupe. Ces départements sont régis par un régime spécifique et ne dépendent pas des tribunaux de commerce. De ce fait, les activités des entreprises dans ces départements ne sont pas gérées par le groupement Infogreffe, et l’octroi de l’extrait Kbis ne peut donc pas se faire en ligne.

À cet effet, pour récupérer les extraits Kbis dans ces départements, l’entrepreneur doit directement contacter et approcher un tribunal le compétent de son département.

Comment faire pour récupérer un extrait Kbis pour le compte d’une autre entreprise ?

Aucune personne autre que le dirigeant d’une entreprise ou de son commissionnaire ne peut récupérer l’extrait Kbis du fait de son caractère et de sa valeur juridique. C’est pour cela qu’il n’est pas possible pour un tiers d’avoir accès à l’extrait Kbis d’une autre société ou d’une autre entreprise. En ce sens, la récupération pour le compte d’autrui est interdite sur le site Monidenum, cependant elle reste tout à fait possible sur d’autres sites.

Par exemple, Pappers, qui est également une plateforme accessible en ligne, émet un document contenant les mêmes informations contenues dans un extrait Kbis. Cette plateforme tire ses informations auprès de différentes entités administratives relatives aux affaires économiques et entrepreneuriales sur le territoire français telles que l’INSEE ou encore le BODACC.

Cependant, le document fourni par cette plateforme n’a pas de valeur juridique comme celui attribué aux Kbis de la plateforme Monidenum. Mais, il arrive que dans certaines situations, la présentation de ce document soit suffisante.

Note : un autre atout de Pappers est qu’il permet un plus large service comparé à Infogreffe, qui était assez limité. Pappers donne aux entrepreneurs l’accès à différents types de documents spécifiques aux entreprises, et ce à titre gratuit. Il peut ainsi s’agir des statuts ou encore des procès-verbaux de réunion ou d’assemblée générale. Un entrepreneur peut également se référer à la liste des marques déposées des entreprises ainsi qu’à la liste de ses associées.