Entreprise : pourquoi opter pour un service d’externalisation de paie ?

Pour qu’une entreprise puisse fonctionner dans les meilleures conditions, elle a besoin d’une bonne gestion au niveau administratif, ressources matérielles et ressources humaines. Cette dernière est primordiale pour assurer le succès d’une structure, quelle que soit son activité ou sa typologie. Il faut noter que le capital humain est considéré comme l’atout principal d’une société. L’administration de ce service requiert du temps, des tâches assez complexes et souvent éprouvantes.

C’est pourquoi l’externalisation de ce domaine, et plus particulièrement au niveau de la gestion de la paie, séduit de plus en plus de dirigeants. Alors, quelles sont les raisons précises qui les poussent à opter pour une sous-traitance ?

En quoi consiste l’externalisation de la paie ?

Une externalisation consiste généralement à déléguer un processus à un expert ou un prestataire spécialisé afin d’optimiser le fonctionnement de son activité. L’externalisation de la paie consiste donc à confier les différentes tâches relatives à la gestion de la paie de votre entreprise à un consultant externe. De ce fait, ce sera au prestataire en question de s’occuper des déclarations sociales obligatoires, autrement appelées DSN.

Il aura également pour mission de se charger de l’établissement des bulletins de paie, ainsi que tout autre document indispensable au niveau des RH. Cela peut concerner les pièces relatives au licenciement, à l’embauche, au changement de contrat, etc. Des prestataires de confiance, à l’instar de VR Consulting, vous permettront ainsi de gagner en efficacité et en temps.

Les missions d’un prestataire en externalisation de la paie

En externalisant, vous allez donc sous-traiter l’ensemble des tâches se rapportant à la gestion de la paie de votre entreprise. Le prestataire peut être un éditeur de logiciels, un cabinet comptable, un gestionnaire de paie indépendant ou encore un cabinet d’externalisation spécialisé dans la paie.

En ce qui concerne sa mission, il doit assurer le contrôle et la saisie de la paie de vos salariés. Son rôle est également d’assurer la gestion des arrêts de travail de vos employés, de s’occuper de toutes les déclarations sociales, d’administrer le personnel.

Votre professionnel externe se charge de la gestion de la sécurité et de la médecine de vos employés. Il a pour obligation de vous conseiller sur tout ce qui concerne le droit social. Votre prestataire de la paie doit donc veiller au volet réglementaire et juridique de votre entreprise, afin de garantir des bulletins de salaire correspondants aux normes en vigueur.

Pourquoi opter pour l’externalisation de la paie ?

La bonne gestion de la paie exige un investissement considérable, ainsi qu’une excellente maîtrise du domaine. Pour vous soulager des différentes tâches récurrentes et chronophages, la solution la plus efficace est l’externalisation.

Un gain de temps considérable

En général, les entreprises décident d’externaliser pour gagner plus de temps. Cela leur permet de rester concentrés sur leur activité principale et de se focaliser sur le développement de leur entreprise.

La bonne gestion de la paie exige également des tâches souvent compliquées, à la fois importantes et ennuyeuses. En externalisant donc, vos collaborateurs auront plus de temps pour d’autres missions avec la mise en place d’une stratégie efficace. Grâce au gain de temps, vous êtes donc en mesure de créer une meilleure valeur ajoutée sur vos activités.

Une maîtrise parfaite des coûts

L’externalisation de la paie vous permet également de maîtriser au mieux vos coûts. Il faut savoir que le coût d’un employé ne se calcule pas uniquement sur le salaire du collaborateur, mais prend également en compte le coût de la solution information, le back up pendant les jours d’absence, les frais de recrutement, le coût des pénalités financières, mais également la formation, etc.

Vous pouvez donc réaliser une économie d’échelle en confiant votre gestion de la paie à un prestataire qualifié, qui s’y connaît parfaitement dans le domaine. De nombreuses entreprises ont confirmé qu’elles ont pu réaliser des économies de 20 à 30% avec l’externalisation de leur paie. Avec cette solution, vous n’avez en effet nul besoin d’acheter un logiciel de gestion de paie et donc de mise à jour ni d’effectuer de veille sociale.

Un gain en fiabilité

Une externalisation vous permet également de gagner en fiabilité. Et pour cause, en sollicitant un prestataire, vous aurez la certitude d’un travail effectué avec expertise. L’agent en charge de la gestion de paie de votre entreprise est un spécialiste, expert en la matière. Vous n’aurez donc aucun souci à vous faire quant à la qualité de la prestation, tant au niveau réglementaire qu’au niveau juridique.

Un gain en réactivité

En confiant votre gestion de paie à un professionnel, vous avez la possibilité de bénéficier de l’attention d’un spécialiste sur l’ensemble de vos besoins. Votre consultant doit constamment rester à votre écoute, réagir rapidement et proposer des solutions en cas de besoin. Il pourra ainsi gérer les imprévus et les problèmes relatifs à sa fonction, pour que vous n’ayez pas à vous en soucier.

Une paie exacte

L’avantage d’externaliser la gestion de la paie est l’assurance de limiter les risques. Avec un consultant expert, vous bénéficiez en effet d’un travail précis et exact, avec une marge d’erreur quasi nulle. Celui-ci assurera l’actualisation de vos données de manière à ce qu’elles respectent les normes légales.

Quand externaliser la paie de son entreprise ?

Le choix d’externalisation varie en fonction de l’activité et du type de l’entreprise, mais dépend surtout de différents critères. En général destinée aux grandes firmes, les TPE et PME sont également actuellement de plus en plus séduits par cette solution.

Les entreprises de moins de 10 salariés

Les TPE font appel à un consultant en paie, car il est plus rentable de sous-traiter plutôt que d’engager un expert pour un poste permanent au sein de l’entreprise. Il est en effet plus judicieux pour une TPE d’opter pour cette solution, étant donné les coûts engagés pour le recrutement d’une personne qualifiée, le coût salarial et les diverses dépenses afférentes au poste.

En général, dans une petite entreprise, la paie des salariés est traitée par le dirigeant de la boîte lui-même. Cette tâche requiert un temps relativement conséquent et entraîne généralement du stress, ce qui affecte sa concentration sur le cœur de son métier.

Les entreprises de plus de 10 salariés

Avec plus de 10 salariés, une entreprise commence à se structurer et à se développer, et c’est à cette étape qu’elle pense à embaucher un assistant comptable pour épauler le dirigeant. Différentes missions sont confiées à un assistant de direction, dont la gestion de paie des collaborateurs.

Cependant, pour une gestion réellement efficace, ce poste exige une expertise certaine dans le domaine, ce qui n’est pas à la portée de tous. Pour éviter les erreurs, ce type d’entreprise a tout intérêt à faire appel à un prestataire professionnel. La moindre erreur sur la paie des collaborateurs peut en effet avoir de graves conséquences financières pour l’entreprise. Cela peut même mettre en péril l’ensemble de l’activité. C’est effectivement un risque en cas d’indemnité prud’homale ou de redressement de l’Urssaf.

Pour une société de plus de 100 salariés

Une société employant plus de 100 salariés fait appel à un responsable RH pour s’occuper de la paie et de tous les documents administratifs de ses collaborateurs.

Avoir un effectif de salarié aussi important requiert l’utilisation d’un logiciel spécialisé et performant, ce qui est souvent très onéreux. Pour pallier à ce problème, nombreuses sont les entreprises qui ont recours aux services d’un prestataire externe. Non seulement les professionnels externes disposent d’une expertise certaine dans le domaine, mais ils ont surtout les compétences nécessaires pour effectuer efficacement la mission qui leur est confiée.