Les avantages d’un logiciel ERP pour la gestion de votre entreprise

L’ERP (Entreprise Ressource Planning) est un logiciel conçu pour aider les sociétés à automatiser et à gérer les processus métier de base pour une performance optimale de leurs activités. Pourquoi un ERP est-il important pour les entrepreneurs ? Quelles sont les principales caractéristiques de ce logiciel ?

Pourquoi l’ERP est-il important pour les chefs d’entreprise ?

L’ERP est un logiciel qui permet aux entrepreneurs d’unifier le système d’information de leur société en intégrant les différentes composantes fonctionnelles autour d’une base de données unique. Cette solution est importante aux chefs d’entreprise, car elle leur permet :

• d’améliorer l’organisation de leur société,
• d’augmenter leur productivité,
• de sécuriser leurs données et optimiser la gestion de ceux-ci.

Grâce à l’automatisation du processus, les entreprises assurent une gestion optimale de leurs données tout en ayant une vue intégrale sur celles-ci. Elle leur permet également d’administrer plus facilement leurs données afin d’améliorer la gestion de leur société.

La centralisation des informations en un seul système augmente aussi considérablement l’efficacité de vos processus. Le temps de recherches des informations est diminué de façon considérable, ce qui permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus productives pour améliorer leur rendement.

Une solution ERP pour les ESN (Entreprises de Service Numérique) constitue un excellent moyen de protéger les données sensibles d’une société. Avec des pratiques de sécurité basées sur des normes à la gestion des risques, à la prévention des attaques, elle assure une gestion efficace des données.

Pourquoi les ERP basés sur le cloud sont-ils de plus en plus populaires ?

Le cloud est une technologie qui vous permet d’accéder à des ressources informatiques depuis un réseau internet. En plus d’offrir un outil qui automatise toutes les données au même endroit, l’ERP sur Cloud permet de bénéficier des avantages supplémentaires. Voici quelques raisons pour lesquelles cette solution est de plus en plus populaire.

Vue globale sur l’entreprise en temps réel

Le Cloud vous permet d’avoir un accès à votre ERP partout et à tout moment depuis n’importe quel appareil. Il est facile à gérer et offre un accès en temps réel à toutes les données d’une entreprise. Cela vous donne la possibilité de travailler plus facilement à distance lors de vos déplacements et de vos réunions avec vos clients. Pour l’utiliser, il vous suffira d’être connecté à internet afin d’avoir accès à la plateforme de gestion des données.

Agilité renforcée

L’ERP Cloud est une solution flexible et modulable qui fournit les données nécessaires à la prise de décision et qui se démarque par sa simplicité d’utilisation. C’est une solution en constante évolution. Grâce à ses mises à jour continues, elle permet aux entreprises de bénéficier d’un outil à jour par rapport aux exigences de leurs secteurs d’activité. Ce qui leur permet de pouvoir saisir les opportunités du marché et de réagir face à la concurrence.

Réduction des coûts

Contrairement à l’ERP classique où les données sont installées sur des serveurs locaux, avec le Cloud, ils sont hébergés sur le serveur de votre fournisseur, situé à distance. Cela vous permet d’économiser leur maintenance. Les mises à jour se font de plus à distance et vous permettent ainsi d’économiser les frais liés au déplacement d’un consultant.

Les principales caractéristiques d’un logiciel ERP efficace

Il existe de nombreuses caractéristiques qu’un logiciel ERP efficace doit avoir. Il s’agit notamment de :

• suivi des collaborateurs,
• ventes et marketings,
• gestion des documents,
• facturation,
• production manufacturière,
• gestion de projets.

Un logiciel ERP efficace doit également avoir des fonctionnalités telles que la gestion de recrutement et des approvisionnements.

Suivi des collaborateurs

Il est essentiel qu’un logiciel ERP efficace ait des fonctionnalités qui vous permettront de retrouver toutes les données importantes de vos collaborateurs. Il s’agit notamment des contrats, des indicateurs de performances et de satisfaction. Le logiciel doit vous permettre d’avoir une vue globale sur l’évolution de vos collaborateurs par rapport à leurs différentes tâches en temps réel.

Vente, marketing et gestion de documents

Un logiciel ERP doit avoir une fonctionnalité qui vous permettra de gérer vos campagnes marketing. Il est important qu’il vous permette de créer des stratégies de marketing efficaces et rentables.

Les logiciels ERP contiennent en général des outils qui donnent la possibilité de numériser et de classifier les documents. Cela vous permet de retracer plus facilement chaque information dont vous avez besoin. Vous pourrez ainsi structurer et automatiser certaines tâches liées à chacune des informations. Votre logiciel ERP doit pour cela vous aider à établir des processus clairs pour la classification des documents entrant dans le logiciel, libérant ainsi vos équipes de tâches redondantes.

Un logiciel ERP efficace doit en plus avoir des fonctionnalités qui vous permettront de facturer rapidement et sans erreurs votre activité globale. Vous pourrez ainsi envoyer et suivre vos factures en toute simplicité.

Les meilleures pratiques pour garantir la sécurité de vos données

Voici quelques pratiques que vous pouvez mettre en place pour garantir la sécurité de vos données lors de l’utilisation d’un logiciel ERP.

Installez un antivirus

Un antivirus est un logiciel qui permet d’identifier et d’effacer des intrusions malveillantes (virus) sur un support numérique. Lorsqu’il est installé, l’antivirus se charge d’analyser les fichiers entrants, la mémoire RAM du support numérique et les périphériques (disques durs, clés USB…).

Pour choisir ce logiciel, assurez-vous qu’il est simple à utiliser et qu’il ne nécessite pas de compétences techniques pratiques. Vérifiez également s’il est compatible à l’ensemble des logiciels qu’il y a sur votre ordinateur.

Faites une sauvegarde régulière de vos données

La sauvegarde consiste à faire une copie des données d’une entreprise sur un support indépendant afin de faire face à toute éventualité (pannes matérielles, pertes…). Elle permet de récupérer les informations en cas de problème. Elle peut se faire de deux manières, à savoir la sauvegarde interne et externe.

La sauvegarde interne peut se faire sur un support grâce à un équipement physique tel que les disques durs externes ou les serveurs NAS (Network Attached Storage). La sauvegarde externe, quant à elle, se fait à l’aide d’un serveur en ligne comme le Cloud. Elle permet de synchroniser de façon permanente les données.

Les données sauvegardées doivent par ailleurs être régulièrement mises à jour pour qu’en cas de fuite ou de perte, vous ayez la possibilité de conserver une copie des informations collectées.

Identifiez qui peut avoir accès à vos données et limitez les accès par des mots de passe

L’accès aux données de votre entreprise ne doit être limité qu’aux personnes qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches. Cela vous permet de garantir leur sécurité. Vous pouvez aussi restreindre l’accès aux outils informatiques de votre entreprise par des mots de passe.

Ils doivent être individuels, difficiles à deviner et confidentiels. Il est important qu’ils soient constitués de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux. Pour une bonne sécurité des données, il est recommandé de renouveler les mots de passe tous les trois mois environ.